探索档案管理信息化的科学发展路径

2020-11-27张敏

商品与质量 2020年42期

张敏

山东省济宁市汶上县南站街道办事处山东济宁 272508

与传统档案管理工作不同，现代档案管理工作与数字技术相结合，进行档案资料的实时共享，创新了档案管理工作理念，使其与现代社会现实发展需求相适应，推动了档案管理信息化的科学发展进程。档案管理是一门相对完善且拥有严密体系的科学，通过建立档案管理信息化模式，改善传统档案管理工作质量低、效率慢、安全隐患大等缺陷，逐渐成为新时代档案管理工作的新方向，所以，企业自身应切实意识到档案管理工作与现代信息技术融合的重要意义。

1 档案管理信息化建设现状

1.1 思想认识不足

事业单位与私营企业不同，档案管理工作与经济效益之间并没有明显的联系，它更多的作用是为单位的长远规划发展和民生需求提供服务。因此，个别单位的领导就片面地认为档案管理工作只要把档案保管好就行了，没有必要投入大量的资金开展档案信息化建设，在信息化专项资金设立上一再压缩经费，未认识到档案资源利用的重要意义。正是这种只注重眼前利益的思想使得事业单位档案管理信息化工作停滞不前，无法适应其他部门工作人员和人们群众对档案管理工作的多元化要求，更无法提升档案信息资源的利用效果。

1.2 档案管理效率低

在机关事业单位运行中，由于生成的文件材料数量很多，所以对管理效率提出了很高要求，要求档案管理人员快速完成材料内容梳理，完成整个档案收集归档工作流程。传统档案管理工作的流程复杂，包括档案收集或其余部门提交-档案审核-档案录入-档案存放-档案信息展示，而在档案应用中，也需要经过多个手续，降低了档案的管理效率。所以在信息获取和处理方面存在一定的差异，导致数据管理存在一定的漏洞，影响了档案管理水平。此外，由于各个部门信息管理存在一定的独立性，这为档案管理工作带来了难度[1]。

1.3 管理人员专业能力不足

档案管理信息化需要依靠计算机技术，因此档案管理人员需要不断提升自身的计算机实用技术。大数据时代来临使计算机技术的发展更加迅猛，技术更新迭代的速度日新月异，管理人员若不及时顺应时代潮流升级自身工作理念，信息化档案管理技术不仅不会提高工作效率，还会给档案管理提升难度。

2 档案管理信息化的科学发展路径

2.1 加大对档案管理电子信息化的重视程度

为了有效提高档案管理信息化水平，管理层加深重视程度，为档案管理工作人员起到模范带头作用，向档案管理工作人员宣传与时俱进的档案信息化管理理念，让员工在潜移默化中提高对档案管理信息化的重视程度，促使档案工作人员树立较强的档案信息意识，发挥社会意识的能动作用，才能更有效地推动档案管理信息化进程。由此可见，提高对档案管理信息化建设的重视度，是推动其深入发展的前提，只有充分发挥社会意识在档案管理信息化建设中的能动影响，才能为档案信息化建设注入更多的发展动力，切实增强档案管理人员的使命感与责任心，使其更为主动地关心档案管理信息化建设事业的未来发展情况，在工作中付出更多努力和心血，为档案管理信息化建设贡献更多力量[2]。

2.2 有序开放管理权限

开放性是档案管理信息平台的特点，需要综合考虑工作中实际遇到的各种情况，充分衡量档案信息平台的安全性能，逐层开放管理权限。比如，实名制注册的工作人员可以在平台上查询到不涉密的业务类型档案电子文档，但不可以下载和传播。技术部门的工作人员，可以在平台上提出有关技术文档的下载申请，由档案管理人员进行后台审核，对于确有必要下载的文档，给予动态下载码，该动态码只能使用一次，而且文件固定。

2.3 健全信息化安全保障体系

在信息化的大环境下，网络社会的信息泄露问题越来越突出，其后果的危害程度也超越了以往任何时代，信息安全问题对企业档案信息化发展来说是最基本的保护线。因此，在企业档案信息化管理工作中，必须重视发生频率越来越高的安全隐患问题，并针对其实际情况坚持以信息安全技术为主的原则，引进安全性能更高的信息安全技术，将其与信息化档案管理软件相结合，提高档案信息化管理的安全性。

2.4 不断优化档案管理人员的结构

首先，各单位要组织相关人员积极学习相关档案管理工作的法律法规，让他们充分认识档案管理信息化建设的重要意义。并且积极开展各种形式的思想政治教育活动，提高他们的政治思想水平，提高他们的职业道德，提升他们的职业素养。其次，机关单位还应该组织档案工作人员积极参与各种形式的专业学习活动，通过专家讲座、进修、观摩、经验交流等学习活动，丰富他们的档案管理专业知识，提高他们的信息技术应用能力，从而提高他们的职业技能。随着科学技术的快速发展，在大数据时代对于档案进行管理，对管理人员提出了更高的要求，为了能够更好地进行档案管理，机关单位应引进一些专业人才，提高档案管理人员的综合素质水平，不断优化人才结构，使更多的年轻人愿意从事档案管理工作，成为档案管理的中坚力量，而年龄较大的工作人员应辅助年轻人做好档案信息化管理[3]。