文/胡春玲

高校人事档案作为学校人才信息的载体，能够为高校人事部门在干部培养、选拔、任用方面起到良好的参考作用，同时人事档案内容记载了高校工作人员个人基本资料、工作经历、工作业绩、政治品德等内容，并以文字、图片、音视频文件等方式保存，对于高校人力资源管理起到关键作用。但目前高校人事档案管理工作开展中还存在一定不足，影响了高校人事档案利用效率，不利于高校师资队伍建设工作开展。基于此，加强对高校人事档案管理模式改革的研究具有十分现实的意义[1]。

一、高校人事档案管理存在的不足

（一）档案意识较为淡薄，档案质量偏低

当前，一些高校工作人员对于人事档案工作不够重视，甚至认为档案与自身发展关系不大，尤其是一些受过组织处分、有过不光彩历史的人员，对于个人档案存在反感，甚至有些抵触情绪[2]。这些不正常的档案意识，对高校人事档案完整性、科学性造成影响。同时，一些高校人事档案管理人员缺乏档案管理意识，再加上学校领导不重视人事档案管理工作，继而导致对负责档案管理人员的重视程度也不足，学校往往安排兼职人员担任档案管理岗位。正是这些问题的存在，导致人事档案的收集、整理存在较大的随意性，整体工作不够规范，甚至一些人事档案未能经过人事部门的盖章、密封，仅仅是几页简历或一个登记表格，导致原始材料真实性不足，甚至会存在个人资料虚假、情况不明等问题。而且在人事档案内容方面存在前后填写不一致的情况，例如，一些人员填写资料时交替使用公历和农历，在年龄填写和学历方面存在不实现象，从而使档案无法反映个人的真实情况。尽管高校人事档案管理部门收集的个人资料数量多，但真实性、完整度得不到保证，从而导致人事档案质量较差。

（二）人事档案管理模式相对滞后

在档案工作不断发展过程中，高校人事档案管理条件不断提升，但依旧和现代化档案管理存在很大差距。甚至还有很多学校还使用人工方式对人事档案加以整理，由于工作量大，导致工作效率低、错误较多。除了档案管理方式滞后外，人员配置方面存在的问题也对高校人事档案管理水平的提高造成很大的影响。一些高校没有配备专职人事档案管理人员，且该岗位人员流动性较大，对人事档案工作连续性造成干扰，这也是当前高校人事档案管理推行信息化、电子化过程中的重要干扰因素。另外，现阶段高校人事档案管理大多数处于内部封闭式管理模式，在查阅使用过程中需要经过多个部门领导的审批，耗时耗力，影响人事档案使用效率，造成个人档案利用率低，这也是高校领导对人事档案工作不重视的原因之一。

（三）人事档案管理人员素质偏低

管理人员是档案管理具体执行主体，在高校人事档案管理实施中其素质尤为重要[3]。从目前具体情况来说，很多高校并没有按照档案管理工作需求设置专门的档案管理人员，往往由图书管理人员兼任档案管理员。但由于这些管理人员没有接受专业的档案管理培训，受到自身认知影响，导致其无法更好地投入到高校人事档案管理工作中。工作开展中仅仅是简单收集整理人事资料并进行简单归档，以至于高校人事档案管理形式化严重，无法发挥档案管理作用，也无法为高校人力资源管理工作提供支持。

二、高校人事档案管理模式改革基本思路

近年来，关于高校人事档案管理模式改革工作从未停止，但对于改革方向、改革的观点却有所不同。应该选择哪一种改革方向，必须根据自身情况，对此问题进行理性的思考[4]。当前高校人事档案管理有两大类模式，即集中管理模式、分散管理模式两种理性选择[5]。关于集中管理模式，很多支持者都认为其与混合管理、分散管理模式相比能够更好地对校园资源进行利用，最大限度地提升校园资源的利用率，还能够降低成本，更好地维护相关设备。在这种管理方式下，人事档案并非孤立于高校其他档案资料，只要进行档案信息共享，将人事档案纳入到整体档案管理体系中，经过简单重新组织，就能够实现对档案资料的检索、使用[6]。但无论是集中管理，还是分散管理模式都各具优缺点，一些专家认为，高校人事档案管理工作开展中，必须推行集中管理模式，而彻底将分散管理模式淘汰，其实这种想法有失公允，也是不合理的做法。分散模式存在的历史较长，经过了实践的考验。为此，需要高校相关部门进行有效协调，并依据综合管理办法，提升人事档案管理整体效果。当然，采用分散管理模式，需要相关管理人员具有较为高超的业务水平能够应对各类突发情况。总之，关于高校人事档案管理模式改革工作需要进行不断的探索，并利用辩证和统一、一分为二的思想对其进行分析。

三、高校人事档案管理模式创新措施

（一）不断提升高校人事档案管理规范化程度

第一，促进人事档案收集、整理、归档管理程序化发展，提升相关工作的时效化程度。建立较为完善的档案收集整理制度，并保证各项制度能够落实到位，能够定期归档；第二，加强高校人事档案管理基础设施建设工作，促进人事档案向着规范化、标准化进行，确保档案日常用品、硬件软件设备，都能够满足现代化档案工作需求；第三，档案管理制度化发展，根据高校自身情况，逐渐完善相关规章制度，为各项工作有序开展提供制度保障；第四，做好人事档案甄别、审核工作，严格按照高校人事档案整理规范等文件指导，对所收集到的人事档案内容加以甄别，并仔细分类，确保人事档案完整性、真实性。高校人事档案资料管理过程中，通常需要由专业的档案管理人员进行，以更加规范、专业的手段开展资料收集、归档等工作，保证档案资料的真实性、完整性；在人事资料收集过程中，需要严格按照相关规范标准，从源头上加以保障资料可靠性。同时，在资料收集中一旦发现错误、遗漏等，则需要进行做出补救措施，完善高校人事档案资料。

（二）不断改进高校人事档案管理模式

传统的高校人事档案以纸质档案为主，有时候为了调阅相关信息，需要先找出档案所属类别，之后进行逐个寻找，这种流程不仅影响整体工作效率，对档案信息结果分析精准性也会造成影响，且在档案存储、使用、管理等各方面都存在诸多不便。尤其是在信息时代背景下，必须加强高校人事档案数字化建设与管理，为此，需要借助先进的数字化技术提升高校人事档案管理效率与质量。高校档案管理部门必须以法律作为依据，以《档案法》《保密法》《病毒防治办法》等作为工作基础，组织档案管理部门人员根据实际情况，制定严格的数字化档案管理制度，重点建设人事档案数字化管理系统安全体系，促进高校人事档案信息数字化体系逐渐完善。另外，对档案数字化管理部门进行安全性教育，将安全性教育作为档案管理部门一项重要的长效机制，帮助档案管理人员树立良好的安全保密意识。同时，针对网络病毒问题，档案管理部门必须安装正版的杀毒软件，定期对计算机进行杀毒、防毒，提升档案信息安全性。值得注意的是，在实施档案管理工作中，并非将传统档案办法全部抛弃，而是需要将传统档案管理办法与数字化档案管理进行有机结合，将一些非保密的信息利用数字化模式进行保存，而一些具有一定保密等级的档案资料则还可以采用传统方式保存。

（三）不断提高高校人事档案管理人员素质

在高校人事档案管理工作开展中，相关管理人员素质直接关系到档案管理水平，而传统的人事档案服务水平无法应对信息化时代下日益增长的档案信息需要。而且在社会科学不断发展过程中，越来越多的数字化设备、现代化管理理念进入到高校人事档案管理中，数字化、电子化已经成为人事档案管理的重点，作为高校人事档案管理人员，必须与时俱进，不断学习先进的管理理念，掌握现代化的档案管理工具，敢于创新，敢于实践。同时，高校也需要建立一套完善的人事档案管理模式，从根本上提升人事档案管理规范化程度。

四、结语

作为高校师资队伍建设关键内容，人事档案管理工作的重要性毋庸置疑。人事档案内容不仅能够真实、客观反映一个人历史面貌，而且能够体现高校管理水平。为此，在社会不断发展的今天，高校人事档案管理工作必须紧跟时代发展脚步，创新工作模式，制定完善的管理制度，并提升相关档案管理人员的综合素养，让高校人事档案管理工作走向规范化、信息化、制度化，为高校人力资源管理工作积聚力量。