文/延安城市建设投资（集团）有限责任公司 庄静

档案管理是企事业单位重要的基础管理工作，其主要目的是能够为企业的决策层提供更多的决策依据，从而及时做出正确的方案或举措，指导企业能够长效可持续建设的进程。数字化技术是当前社会建设工作开展中经常会用到的一种先进技术，不仅能够提升整体工作的效能，同时还能实现海量数据的收集、检索、分析及应用，从而为决策层提供强大的数据支持。数字化技术是信息技术的分支，是利用先进的网络与信息技术联合使用的一种新型数据分析系统，利用当前大数据及云技术的结合应用，不仅能够为企事业收集更多海量信息，还可以通过数字化技术强大的分析及统计性能，提取更多的有价值的信息，通过系统实现信息数据资源的共享服务，提升整个档案管理数字化技术应用的水平。

一、数字化技术应用的主要特征

数字化技术是计算机系统重要的应用，伴着信息化技术在社会建设期间大量的应用，数字化技术已经应用到了社会建设的各个领域，数字化技术具备较强的先进性特点，不仅能够提升整体工作的效率，同时还能实现数据资源的实时共享服务，数字化技术还具备强大的数据检索分析功能，能够实现价值数据的快速分析、寻找。数字化技术应用主要的优点在于：

（一）信息处理速度迅速。数字化技术最明显的特点便是其出色的处理性能，数字化技术能够快速的海量信息之中快速的检索信息，并通过计算机强大的数据信息处理能力及快速的运算能力，实现价值信息的提取，利用强大的网络共享及传输的能力，不仅能够实现提升整个档案管理工作的效率，同时还能使信息处理的速度得到更好的保证，推动了整个档案管理的数字化进程。

（二）借助虚拟化技术为介质。数字化技术主要通过信号的形式对数据进行处理、存取及传输。数据信息需要借助虚拟化的技术进行相关的作业，利用计算机虚拟技术，通过计算机的存取介质进行数据信息的存放，其中也包括服务器的磁盘及光盘等存储介质，在进行资料查询时可以通过计算机系统对数据信息进行提取及查阅。因此，数字化技术具备虚拟化技术的特征。

二、档案管理工作开展期间数字化管理技术应用的重要性

（一）数字化技术应用能够提升档案管理的地位。档案管理的主要目的是通过对真实数据进行记录的形式，将有价值的信息进行存档，为决策或者制定长远的建设规划提升强大的数据支持。尤其对于一些具有争议性的问题进行查阅，提供可行的数据证据。无论是国家或者企事业单位，档案管理工作开展对其对具有十分重要的意义，档案管理既是历史数据的追溯，同时也是对价值信息的存储，对于整个企事业单位的长效建设具有重要的指导意义，甚至会对社会建设乃至整个国家建设起到积极的推动作用。但有些企事业单位对于档案管理工作的开展未能给予足够的重视，导致档案管理工作的开展未能达到理想的效果，加强数字化管理工作的开展，利用数字化管理技术的实施，及时做好相关档案的分类、编目、检索等工作，能够提升整个档案管理工作实际的地位。

（二）数字化技术应用是时代必然产物。档案主要的内容是企事业单位在生产期间产生的一些资料，随着社会不断地进步，档案管理的工作内容也发生了一系列的改变，由传统的纸质档案为主逐渐地演变为电子档案。档案存在的主要意义在于提升服务，信息技术的大量应用，不仅实现了无纸化办公、电子文件应用、计算机等先进技术的应用，使数据信息的采集、存取及利用形成了一个有机的整体，使数据信息利用的价值得到了更好地提升，因此，时代更迭是技术进步的必然产物，信息及网络技术的大量应用，不但改变了人们传统的生活方式，同时也提升了整个社会的建设效率。

（三）数字化技术是管理人员专业化素质提升的重要保障。计算机技术的大量应用不仅改变了传统工作的模式，也提升了档案管理整体工作效能，要想及时跟进先进的技术应用，档案管理工作人员需要及时学习先进的技术、确定管理工作开展的主旨目标，提升自身专业的业务素养，才能使档案管理工作更好地开展。数字化技术的大量应用，对于管理人员的专业化素质提出了更高的要求，不仅需要建立专业的数据库，同时还要对数据信息进行收集、整理、分析、检索等功能的实现，同时还要及时做好相关的备份工作，才能使档案管理工作的效率得到更好的保障。

三、档案管理工作开展期间的不足之处

（一）缺乏有效的重视，师资力量不足。由于一些地区的管理者对于档案管理工作未能给予足够的重视，在档案管理工作中投入的师资力量较少，导致档案管理工作不能更好的开展，影响了整体的管理效果。在对资金进行预算时，对于档案管理工作投入的资金比例较小，不仅阻碍了数字化技术的合理应用，同时由于师资力量投入较少、档案管理人员的薪资待遇较低，直接影响了管理人员的工作热情，因此，也使得档案管理工作的效率短期不能得到更好地改善。

（二）档案管理人员的专业化素质有待加强。档案管理工作整体的人员构架较为稳定，随着科技水平的提升，档案管理工作的性质也发生了一定的转变，传统的档案管理理念与技术，已经不能适应当前时代的进程。数字化技术的应用，对于管理者的信息技术能力也提出了更高的要求。而有些档案管理人员年龄较大，具备较深的资历，对于信息化技术应用知之甚少，而且不愿意接受先进技术的学习，导致档案管理工作的效能低下，数字化技术应用对于专业化技术具有较高的要求，如果不能及时地进行思想转化，势必会影响了档案管理工作的效能。

（三）数字化技术在档案管理期间未能得到更好的应用。众所周知，档案管理工作具有一定的复杂性，不仅需要接触大量的数据信息，同时，还要对数据信息进行相关的处理、分析、汇总、编档等工作，由于档案管理资料整体不健全，导致档案管理工作在开展期间，资料整体的利用效能较低。数字化技术虽然能够对大量的数据信息进行处理，但实际的情况是，一些企事业单位档案管理工作期间，应用数字化技术开展档案管理工作的时间较少，影响了整个数字化技术在档案管理工作中的应用。

四、档案管理中数字化技术应用的有效措施

（一）加大数字化技术在档案查询及检索中的应用。数字化技术应用的主要目标是为了能够实现数据的价值最大化，因此，数字化技术在档案管理工作应用期间，要加大查询及检索功能的使用，利用关键词开展相关资料的查询服务，从而能够找到资料的大概位置，应用数字化的技术针对数据库开展检索服务，不仅能够防止数据信息的复杂性，使数据信息的检索效率得到了更好的保证，也提升了整个档案管理工作的效率，推动了整个档案管理的信息化进程。

（二）加强对电子资料进行整理及收集。当前档案管理工作开展期间，不仅会涉及较多的纸质资料，更会涉及较多的电子文档及资料，应用数字化技术对电子信息中的图片、视频、声音等一系列的资料进行收集并进行整理分类，利用专业的设施，一些纸质的资料转换成电子资料，避免占用过大的空间，例如：利用扫描仪对重要的历史档案进行扫描进行存档。与此同时，还要及时转变传统的管理模式，实现对电子资料的科学管理，不仅能够提升整体的工作效能，同时也可以节省大量的时间。提升了整体工作的效率。

（三）创建数字化档案管理系统。数字化技术主要通过系统及先进的技术开展相关的作业，才能实现档案管理的功能，档案管理工作开展期间，档案管理单位要结合本单位的实际情况、档案管理工作的特点等综合因素，创建符合自身的数字化档案管理系统，及时做好数据的收集及整理工作，使档案管理的工作效率得到更好的保障，利用扫描仪及复印设备对材料进行备份、编目、检索等相关操作，提升档案资料的使用价值。

（四）云平台及信息处理平台的应用。云计算与数字化技术在当前社会事业建设期间具有重要的应用，档案管理工作开展期间，要利用云计算针对用户操作的特点，通过网络进行海量数据的收集，通过信息处理平台对数据信息进行分析、汇总、筛选、分类、共享等相关的服务，利用数据信息平台实时对信息进行更新及传递，从而使信息数据的最大使用价值得以更好地展现。

五、结束语

综上所述，通过数字化技术在档案管理工作中的应用分析，认识到数字化技术应用的主要特征，档案管理工作开展期间数字化管理技术应用的重要性：数字化技术应用能够提升档案管理的地位、数字化技术应用是时代必然产物、数字化技术是管理人员专业化素质提升的重要保障。分析档案管理工作开展期间的不足之处：缺乏有效的重视，师资力量不足、档案管理人员的专业化素质有待加强、数字化技术在档案管理期间未能得到更好的应用。制定档案管理中数字化技术应用的有效措施：加大数字化技术在档案查询及检索中的应用、加强对电子资料进行整理及收集、创建数字化档案管理系统、云平台及信息处理平台的应用，使数字化技术在档案管理中得到更好的应用。