文/海南政法职业学院人事处 朱燕

从实际来看，同其他类别的档案工作一样，人事档案工作也受到技术和环境变迁的深刻影响。当前，以计算机技术、网络技术、大数据技术等为代表的现代信息技术的快速发展和深入应用开创了新的数字环境，使得档案信息的生产、收集和传播都产生了深刻变化。这种变化对高职人事档案工作提出了一系列全新的要求，使其面临着变革的压力和任务。在此情景下，明确高职人事档案管理工作的发展趋势，探索高职人事档案管理存在的问题，并提出相应的化解对策，无疑具有重要的现实意义。

一、数字环境下高职人事档案管理的变化

数字环境对高职人事档案管理带来的变化是全方位、多方面的，体现在以下三个方面：

（一）人事档案载体的变化。数字环境下，人事档案的发展打破了传统的纸质载体占绝对主导地位的局面，呈现出多种形式并存且数字人事档案日益增多的格局。由于计算机、互联网、移动终端等技术的大规模普及，人们置身于数字化的环境中，其在学习、工作、考核、职称申报、生育审批、医保社保申请、户籍申报、健康检查时，都在不断地产生电子记录，形成大量的电子数据，这些数据是人们各项社会活动的原始记录，真实客观地反映了人们的工作和生活，是人事档案信息的重要组成部分。随着数字技术在社会各领域的广泛渗透，人事档案的载体将由纸质为主逐步转变为以数字化形态为主，载体的数字化带来的直接结果就是人事档案类型的多样化，不仅有文本型档案，也有图形档案、图像档案以及多媒体档案等；不但有结构化的档案信息，也有半结构化、非结构化的档案信息。我们要充分认识并把握好这一发展趋势，尽快将工作重点转移到数字人事档案上来，这就需要高职院校尽快搭建数字化管理平台，以保障人事档案的安全和有效利用。

（二）人事档案传递的变化。与人事档案载体的数字化相对应，数字环境下人事档案的传递日益呈现出网络化的趋势。在信息网络高度发达的当下，信息在网络中的传播变得空前方便快捷，无处不在的网络将分布在不同地域的人们充分连接起来，使得人与人之间的距离缩小，人们与档案部门的联系变得越来越方便快捷。而载体的数字化则使得人事档案信息的传递受时空限制的影响降低，档案部门得以借助信息网络快速地传递人事档案信息，任何单位或个人均可根据实际需要，在权限允许的范围内，通过计算机和网络查阅相关档案信息。人事档案传递的网络化，使得人们足不出户即可利用人事档案，大大提高了人事档案利用的便利程度，提升了人事档案利用的效率，降低了用户利用人事档案的成本，但与此同时，也给人事档案信息安全保障提出了新的要求。由于需要处理的人事档案数据急剧增加、数据对象更加多元化，并且数字化的人事档案信息往往存储在云端设备上，通过网络与外界产生更加频繁的联系，这就大大增加了高职人事档案数据泄露、遗失与被污染的风险。

（三）档案收集和利用的变化。由于记录手段的高度发达，加之档案意识的增强，人们越来越认识到人事档案之于自身工作、生活的重要意义和密切关系，收集和利用人事档案的意识日渐高涨。目前，人事档案的收集、管理和利用工作主要由单位负责人事工作或档案工作的人员完成，数量少、更新慢、利用率低。随着数字人事档案的与日俱增，人事档案的收集范围和内容将大幅增加，档案利用也将更加普遍和频繁。因此，数字环境下，人事档案的收集工作不能仅仅依赖于单位事后进行，而要充分发挥个人的主观能动性，加大平时收集力度，探索实行过程化管理。在利用方面，由于打破了时空的限制，人事档案的利用方式、利用人群、利用次数也将发生深刻变化，需要依靠数字技术，注重改进查档方式，拓宽查档渠道，提高查档效率。

二、数字环境下高职人事档案管理存在的问题

高职人事档案记载着高职教职员工的主要经历，直接影响着其薪资、社保、晋升等多重利益，面对数字环境带来的新变化，必须加以妥善管理，但深入考察发现，当前高职人事档案管理存在着不少的问题。

（一）专业人才缺乏。随着社会信息化的飞速发展，人事档案工作需要有更为专业的人员作为支撑，无论是档案资料的数字化还是配套设备的智能化，都对工作人员提出了更高的业务要求，相关工作人员既要充分掌握人事档案管理的要点，又要熟悉相应的计算机操作技术。但通过调研发现，目前包括笔者所在单位在内的绝大多数高职院校中，人事档案的数字化管理工作长期得不到应有的重视，多由办公室人员或其他工作人员兼职完成。就人员专业而言，他们往往专业素养不高，难以满足新时期的人事档案管理需求。就工作内容而言，往往一人身兼多职，内容多且杂，岗位变动频繁，能投入到人事档案管理中的精力十分有限。就人员素质而言，缺乏有规律的专业系统的培训，专业知识更新滞后，信息化能力难以得到提升。

（二）信息化建设投资力度不够。人事档案的信息化不仅需要有专业的人才支撑，更需要有与之相配套的设施设备作为基础。但在实际工作中，多数高职院院校对档案工作的关注度不高，人事档案管理尤其是信息化建设长期以来得不到应有的重视，资金投入力度不大，相关软硬件配置版本低，功能也不够完善，缺乏相应的安全保障，难以满足信息化管理的建设需求。少数单位虽然开展了信息化建设，但受投入力度制约，仅完成了档案目录录入和部分数字化，未能建立数据资源库，更没有力量搭建网络利用平台。信息化的基础包括现代通信、网络和数据库技术三个方面，要想实现人事档案管理的信息化，必须加大投入力度，升级基础设施设备，构建安全实用的数据资源库和开放共享的网络利用平台。

（三）利用率有待提高。传统的人事档案以纸质居多，每一份人事档案又包括履历材料、自传材料、考察考核鉴定材料、学历学位材料、党团组织建设工作中形成的材料、奖励材料、处分材料、薪资材料、其他材料等多个门类，检索过程也多依赖于人工查找，方法单一、效率不高。随着信息技术的普及，尽管部分高职院校对人事档案进行了数字化转换，但受管理、服务理念滞后等因素的钳制，其开放的数量有限，质量也参差不齐，可利用率不高，存多用少的状况明显，利用效果并不理想。此外，人事档案因其对于个人的特殊意义，利用时多局限于高职院校内部，院校之间以及与其他单位之间的资源共享率几乎为零，很难实现大规模的开发利用。

三、数字环境下高职人事档案管理的对策

数字环境下，信息化技术普遍应用。面对由此带来的变化以及存在的问题，高职院校应当顺势而为，借助“互联网+”推动人事档案管理更加科学、高效，满足社会各界的利用需求，最大限度地发挥其服务功能。

（一）提升档案管理人员信息化素质。人是档案管理中最活跃最核心的因素，人事档案管理信息化水平的高低直接取决于档案管理人员信息化素质的高低。因此，在实际工作过程中，我们要高度重视并大力提升档案管理人员的信息化能力，打造一支高素质专业化的人事档案管理队伍。一是加大人才引进力度。人事档案的信息化需要的是复合型人才，目前，多数高职院校的人事档案管理人员知识结构单一，有的懂档案但不懂计算机，有的可以操作计算机但档案管理知识欠缺，而且，当今社会，信息技术日新月异，更新换代快，对人员接受新知识的能力也有了更高的需求，高职院校要实现人事档案管理的信息化，必须进一步加大人才特别是复合型人才的引进力度。二是加强在职人员岗位培训。为了更好地适应信息技术的飞速发展，高职院校应当重视加强人事档案管理人员的专业知识培训和技能培训，定期组织专业知识学习，适时组织人员走出校门交流经验，及时更新知识系统，鼓励教职工有针对性地参加进修，补齐知识短板，以更好地满足工作需求，要注意创新培训方式，通过开展岗位练兵比武、技能竞赛等活动，注重在实践操作中提高专业技能。

（二）加快人事档案信息化进程。近年来，国家对于人事档案信息化的重视程度逐渐加强。2016年6月，人力资源社会保障部办公厅在《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）中明确提出，要推进档案信息化工作，加快流动人员人事档案电子化、数字化工作，建立基础信息数据库，探索开发网上办事平台，推广人事档案网上预审、网上受理、网上办理。2018年11月，中共中央办公厅发布的《干部人事档案工作条例》将干部人事档案的信息化列为管理内容之一，并纳入相关机构工作职责。对于高职院校而言，一直面临着人才紧缺的局面，人事档案在专业技术人才引进、选人用人和教职工晋升职称等方面都发挥着不可替代的重要作用，人事档案信息化有利于实现校际人才资源交流共享，有利于人事行政管理部门更好地制定用人决策，有利于保障教职工个人的知情权和隐私权，因此，对于高校人事档案信息化工作，应提高重视程度，加大投入力度，加快推进人事档案信息化进程。

（三）优化人事档案利用服务手段。在数字化环境下，人事档案服务越来越依赖信息化的技术和手段。那些信息化进程慢、水平低的高职院校必须认识到这个趋势，要加大投入力度，进一步推进信息化建设，争取在档案服务方面大力利用信息技术，依托信息技术来构建立体化的信息服务手段体系，早日形成包括固定互联网、移动互联网、微信、微博等多种方式在内的服务通道，为用户提供多样化的服务手段，满足其对不同档案信息服务方式的需要，从而提高人事档案的利用率。当然，考虑到数字环境下档案信息安全风险急剧增加的状况，我们在促进人事档案服务朝着信息化、现代化方向迈进的同时，也要注意确保人事档案信息的安全，对数字环境带来的便利条件采取利用但不依赖的态度，在技术、制度、人员等方面充分做好安全措施，处理好人事档案开放与保密的关系，切实防范各种安全风险的发生。