文/安庆市中医医院 江兴凤

近几年来，随着新时期医疗的不断改革，公立医院迎来前所未有的发展，国家对医疗卫生事业的投资逐年增加，医院基建项目的建设迅速发展，我院也不例外，每年基建项目不断递增。这些项目在建设过程中产生大量文件资料等载体形成档案，它浓缩记载工程建筑过程中的全貌，保存了基建档案的原始性和真实性，为日后基建工程维修、扩建等提供唯一权威的凭证依据。但是，在利用时却发现基建档案管理的形式仍然停留在以纸质档案为主，且保存的档案实体存在残缺不全的问题，有很多隐蔽工程的图纸和施工表格记录缺乏成套性管理，其中的标识符标注不清，内容记录不全，形成了“有档无价”以及电子档案管理滞后等一系列存在的问题，造成档案资源极度匮乏，给利用带来诸多不便。综上所述令人担忧。为了保证基建档案的系统完整与真实记录，以福泽后人，留下宝贵财富。为此，本人将对基建工程档案归档的质量问题提出对策，与同行们共同商榷。

一、把脉定因谈现状

（一）档案来源现状。档案来源内容广泛、载体形成复杂、责任不明，降低材料归档质量。基建工程总体建筑中工作量大、周期长、涉及面广专业技术性强、参建单位与人数诸多。在建设过程中，他们各自承担不同专业技术职能工作，在工作中形成文件与大量科学技术资料多样性、内容复杂性，呈现出载体和形式丰富多样，加大收集难度。加之缺乏完整的档案管理制度，尚未明确规定各职能部门文件资料归档的责任，尤其是在工程项目方面存在交叉管理，缺乏部门之间及时交流，人为造成了原始的技术资料遗失，这些都直接影响了档案归档的质量。

（二）档案管理人员现状。档案管理专业人员少，专业技能匮乏。多数医院缺乏专职人员管理，在工程建设期文件资料由基建职能部门和施工各部门技术人员管理，他们工作头绪多、工作任务重，其主要精力是搞好施工现场技术指导等各项工作，无暇顾及材料的整理，往往是堆积在一起进入“冬眠状态”。同时，档案人员身兼多职，对基建档案的管理工作精力投入有限。且缺乏专业技能，在收集整理归档过程中，无法准确鉴定实体内容的真伪来区分留存价值，形成“玉”“石” 具存现象，以致留存档案实体内容记载不完整、不准确。如隐蔽工程勘察、工程的地基与地槽、地下电网管线等的位置在图纸上标注不清，图纸上存在着随意划圈修改，文字书写潦草，一些字体难以确认或漏标标识符，有的成了“无名地下管线”；洁污分流、废物处理的施工记录内容表述不清、字迹模糊等存在问题，导致归档实体内容“有壳无核”，失去了档案的凭证价值和法律效力。

（三）档案监督管理现状。档案监督管理工作不到位，缺乏权力的制约造成工程项目材料流失，归档的档案缺乏完整性。一是认识误区。监督管理人员对档案管理意识淡薄，轻视文件资料归档的作用，误认为文件资料是围绕工程项目建设需要而产生的，而随着工程建设进展则逐渐消失，没有留存价值。在建设过程中造成了大量的文件资料流失无人问津，“弃档”现象时有发生，使所归档的文件资料残缺不全。二是角色缺位。建筑工程流程繁杂，如招标、施工、竣工验收等涉及各项工作的开展，监督部门管理人员应履行职责全程参与，特别是涉及每项工程验收和专家一起进行资格论证、质量评定等一系列文件、资料的鉴定等工作。可是，他们主观认为是档案管理部门的职责，客观认为对此类专业知识了解甚少，大多数只是工程建设工作中充当会议报到签名角色，逐渐沦为摆设，形同虚实。给那些法律意识淡薄、职业道德匮乏、经不起经济诱惑的管理者和个人留有违规、违法可乘之机。他们可以利用现有工程竣工验收项目制度进行违规暗箱操作。实行竣工验收的制度一定程度上已经成为非法行为合法化的一种制度化机制。基于上述存在监督管理“盲区”在工程竣工验收时可能存在违规操作，导致项目竣工验收归档资料存在质量问题。如图纸中出现有设计图无施工图，或是替补图纸等情况存在，丧失了图纸成套性归档的价值。同时工程项目建设中各类表格也残缺不全，如工程定位测量和地基复查记录表格等缺失，这些核心技术性表格失去系统性管理，直接影响了材料归档质量与工程质量的真实反映，涉及参建者的权利与责任及存在问题责任追究等的重要性。

二、对症下药开良方

（一）建章立制、强化责任、规范管理。医院的基础设施建设取决于基建项目数量多少和规模大小，直接关系到医疗水平、民生医疗资源、人民健康安全、社会稳定等重要因素，良好基础设施建设是医院长久发展的重要保障。而基建档案来源于基建项目建设，它是唯一的基础设施建设守护神，为现在见证工程项目质量保养与维护提供凭证。为将来医院基建项目建设规划投资决策等方面提供科学依据。而工程项目材料归档的质量影响着档案在建设中发挥作用。因此，近几年来领导高度重视基建档案管理，把它视为“今赖以古，万世赖以今”的大事来抓。把基建档案管理工作纳入医院整体事业发展规划之中。强化制度建设，进一步完善基建档案各项管理制度。一是建章立制,规范管理。“无规矩不成方圆”，按照《档案法》和《建设工程文件归档整理规范》等国家相关法律、法规结合医院工程建筑所产生各类文件、资料信息形成的规律，拟定《医院建设工程项目档案管理的归档范围及保管期限》(以下简称《归档范围》)等各项制度，并将上述规定相关条款纳入基建项目工程招标、建设、施工监督等同签订之中。实行“三纳入”“四同步”统一规范管理，提升文件资料归档的质量。二是强化责任。“基建档案的管理是一项服务当代惠及子孙后代的重要事业”，可见档案管理的重要性则不言而喻。加强领导，实行基建档案统一管理，明确规定所有参建项目单位领导负责分管档案，并指定专人管理，规定归档中各项工作责任、目标、任务、包括承担的义务和相关失误追究责任，实行专人专岗，建立基建档案终身责任制。达到上下协调一致形成合力，实行齐抓共管，把工程项目建筑资料收集整理归档工作落实到位，使档案管理工作能够顺利开展。

（二）加强人才队伍建设与培训、提高综合素质。一是加强人才队伍建设。建立人才队伍是做好基建档案管理的重中之重，国以才立、政以才治、业以才兴，以此类推，档案管理工作也不例外，它所涉及内容广泛、技术性强，是一项跨专业、跨学科综合性管理工作，必须招揽纳贤才，对那些政治素质高、知识渊博、技术精湛、对专业管理娴熟与涉猎能力的复合型人才，引进档案管理队伍之中，组建一批综合性档案管理人才队伍。实现以才治档、以才兴档，保证档案的归档质量。二是加强培训、提高综合素质，是提升文件资料归档质量的重要举措。第一是开展法规培训，对所有从业人员全面开展法律、法规、职业道德教育，并请专家授课，尤其是强化反腐倡廉教育，结合当前时政教育编制《医院基本建设廉政风险防控手册》，在工程建筑中实施常态化廉政教育，引导他们塑造“以廉为荣，以腐为耻”思想理念，提升他们思想政治素质、职业道德修养。第二是强化专业技能培训，针对不同的专业分组培训学习和自学相结合，定期进行业务课程测试，坚持理论与实践相结合，使他们迅速掌握高效的管理手段及专业技能。

（三）创新档案管理模式，加强监督管理，严把质量关。1.从源头监控。在以往基建工程文件资料归档工作中，一般均在工程竣工验收后进行，这种做法欠妥，从工程项目立项到竣工验收，是工程建筑材料形成关键时期，也是归档黄金时段。必须要更新管理理念，与时俱进，创新档案管理模式。应从源头采用控制措施，“欲善其事，必先其器”在建筑工程项目酝酿期，纪检监督人员要协助档案管理人员，共同参与立项工作之中，将基建档案的《归档范围》和《电子归档》容纳招标材料之中，成为招标管理中的硬件要求之一。规定各参建单位文件、资料收集整理与工程同时进行，并将具体工作任务落实到人，督促他们做好日常收集工作，达到随办随归。重点是抓好隐蔽工程镜像摄影工作，指定专人负责全程施工动态摄像工作，将及时捕获每一项工作的操作流程，特别是掩蔽工程的每个细节摄入，准确掌握现场动态信息的第一手资料，为电子镜像资料留存信息真实价值和历次修改图纸、鉴定提供科学依据。同时，要调动施工监理人员工作的积极性，他们在建筑全过程中像个影子跟踪着，了解工程资料、图纸、声像等形成的真实性，防止以往“弃档”现象的重演，为保证材料齐全归档奠定基础。2.严把档案验的收质量监控。一是加强纪检监督工作。医院纪检监督管理人员参与基建档案的验收，是控制文件资料归档管理一种有效手段。因为基建档案验收工作涉及总体工程项目的资金投资、工程质量、设备等所有承担者行使权力与责任重要性。正如国家副主席王岐山在约见反腐专家时指出的“信任不能代表监督”。因此，组建档案质量鉴定验收小组，由院纪检监督主要负责人牵头、外聘建筑工程专家以及承建单位、档案管理等人员组成，纪检监督部门担任组长，负责整体监督指导工作，充分发挥监督部门职能的作用。能够有效地对权力监督制约，保证档案验收各项工作在阳光下运行。因为档案实体翔实记载了建筑工程每一个细节，它全面真实反映工程质量，通过复核进一步剖析归档实体内容真实性、施工管理科学性等。如工程施工技术、竣工验收、财务决算、工程监理等材料中有无违规、违纪等现象存在。预防档案验收违规操作，能够有效地控制文件资料归档质量管理。对预防国有资产流失和职务犯罪行为起到积极作用。二是创新档案验收管理方式。传统档案验收是在竣工验收结束后进行，此项工作管理方式滞后。档案验收管理须要有前瞻意识，应实行先“档案”后“竣工”验收的工作流程。在档案质量验收合格前提下，方可进行工程竣工质量验收。这种做法主要是捕获工程项目建设中重要环节，具有一定的科学管理性。解决了以往档案验收拖延或随意移交档案存在的质量问题，确保档案质量的验收。三是自查与互查相结合。档案管理人员要主动联系参建单位负责人和具体从事文件、资料管理者，与他们加强业务沟通与协调以及奖励措施，充分调动他们工作的积极性，使他们各自主动履行文件、资料归档移交的职责和任务。在自查的前提之下，避免重复存档，再进行互查与业务交流，对预立卷的文件、资料进行复核、补缺补差等各项工作。四是严把归档质量鉴定关。首先是对纸质材料鉴定，对所有预立卷的材料进行系统审核，关注每个细节，哪怕是一个字、一个标识符都要做到绝对准确无误。对隐蔽工程的设计绘图和施工图纸与摄影镜像的内容要一致，保证图、物、材料三者的一致性；对工程项目各种表格所规定的栏目责任人签名是否属实，因为签名涉及行使权力与责任担当。如有代签或未签一律视为无效、责令重签；对工程项目验收、工程决算、经费支付等发现有疑点，必须形成文字交小组集体讨论处理，任何个人无权决定。其次对电子文件归档鉴定。依据《电子归档》的规定抓住三个关键要素进行审查复核，要素一是对电子文件信息载体审核，如光盘、磁带等外表要完整无缺，其记录实体信息与纸质内容要绝对一致，与建筑物相符合，在鉴定时进行试听全程播放核对电子信息的内容，要谨防“差之毫厘，谬以千里”现象存在，保证零失误；要素二是对电子归档信息分类、检索、拷贝、数据库的建立等软件管理一定要符合国家规定的标准；要素三是对电子档案进行加密、防毒、防尘，为了防止电子档案被篡改，只写一次式的光盘进行维护电子档案真实性等保护措施一定要科学规范。

综上所述，基建档案的管理是一项专业技术性强，内容的繁杂性，系统性管理工作。必须依法建立科学规范的管理制度，组建爱岗敬业专业高素质人才队伍，来提升基建档案管理水平，保证档案质量，发挥档案价值。一部档案精品其价值是无法估量的，不但满足本单位基础设施建设的需求，而且还可以对全国同行建筑工程发挥作用。如今年武汉“雷神山医院”工程建筑速度与此惊人，乃至世界也是首例，成功建筑主要因素是借鉴北京“小汤山医院”基建档案资料进行规划设计建筑，这就是行业管理先进典范。