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浅谈6S精细化管理在医院档案管理中的应用

2020-11-18熊家瑛

办公室业务 2020年10期
关键词:档案室档案资料精细化

熊家瑛

【摘要】本文从医院的档案管理现状入手,指出医院档案管理存在的不足,提出引入6S精细化管理理念的建议,结合工作实际,分析6S精细化管理在医院档案管理中的具体应用措施。

【关键词】6S精细化管理;医院档案管理

档案可为医院提供基础保障,发挥着参谋、助手等重要作用。就管理理论而言,当前部分医院的档案管理工作存在档案不受重视、档案管理设施不配套、档案管理信息化不足、档案管理人员素养良莠不齐等问题,需医院提高重视,创新档案管理理念与机制,为医院的可持续发展提供基础保障。

一、医院档案管理现状

在医院经营发展中,形成了大量的档案资料,包括文书资料、影像信息、人事档案、财务报表、设备档案及病历信息等,可为医院文化建设、医疗科研、经营管理等工作提供支持,为医院的管理决策提供参考,有助于医院的稳定健康发展。就医院的档案管理现状而言,部分医院管理者缺乏对医院档案管理的重视,导致医院档案管理工作出现诸多问题,表现出粗放化特征,影响其作用的发挥,具体体现在以下几方面:

第一,档案管理设施不配套,受医疗用房紧缺的影响,部分医院档案室小且狭窄,配置的硬件设施陈旧,不能有序全面地留存医院的各项档案资料,易引发丢失、遗漏等问题。第二,档案管理信息化不足,部分医院缺乏档案管理意识,仍旧采用传统人工方法开展档案管理工作,未与医疗信息系统有效对接,导致档案管理与医院日常工作脱节,影响档案管理作用的发挥。第三,档案管理人员素养良莠不齐,由于部分医院忽视档案管理工作,在人员选拔时,将其作为“福利”岗位,优先选拔院内快退休的老职工,未招聘档案管理专业的职工,导致医院档案管理工作不够规范化、科学化,难以为医院发展提供服务。

二、6S精细化管理分析

针对医院档案管理的粗放化问题,医院管理者可引入6S精细化管理理念,创新医院档案管理理念,为具体工作提供指导,实现档案管理的有效优化,发挥其在医院发展方面的作用。6S精细化管理理念由5S管理理念衍生而来,是指将企业生产过程中涉及的人员、材料、机械等要素进行协调管理,提高工作效率及质量。结合我国企业生产与管理现状,管理学家在5S的基础上添加“安全”这一要素,形成6S管理理念。就此,6S管理理念是指整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)、安全(SECURITY)这六项。

整理是指工作人员需做好工作环境的整理工作,根据工作需求,明确有用品与无用品,将无用品清除,确保工作环境内的所有物品为有用品,使工作环境更为简洁明晰,避免误用,为精细化工作创设良好环境。

整顿是指按照一定标准摆放物品,并设置相应的标识,为物品的应用提供便利,提高工作效率,创设整齐的工作环境。

清扫是指做好工作环境的清扫工作,营造干净、整洁的工作氛围,避免物品损坏。

清洁是指严格落实上述三项工作,并形成相应的制度,确保工作环境始终处于清洁状态,使相关工作更为明朗,为精细化工作提供支持。

素养是指工作人员具备岗位工作所需的各项素养,按照操作规程开展各项工作,养成良好的工作习惯,提升工作人员的凝聚力。

安全是指工作人员需注重工作的安全性,将安全放在工作的第一位,避免安全隐患发展为安全事故,保障企业的生产效益。

通过上述分析可知,6S管理理念可为医院档案管理工作提供详细指导,从各方面细化档案管理工作,优化档案管理的各项影响要素,实现档案管理的精细化、规范化与科学化。

三、6S精细化管理在医院档案管理中的应用

基于6S精细化管理的基本内容,本文结合医院工作实际,阐述6S精细化管理六项要素在医院档案管理中的具体应用措施,为医院档案管理工作的优化提供理论及实践帮助。

(一)整理在医院档案管理中的应用。在6S精细化管理中,整理工作要点在于有用品和无用品的划分,将其用于医院档案管理中,就是对医院的档案进行分类,将有价值的档案资料归档存储,将无价值的档案资料删除,使医院档案更为精简,节约医院档案用房的空间,实现医院档案的规范有序管理。通常来说,医院档案的类型及来源较多,且数量较大,表现出分散、大量、凌乱等特征,档案管理人员需做好整理工作,按照“价值鉴定理论”,明确医院档案中有无价值的判定标准,并严格按照该标准归档,简化医院大量的文档资料,去粗取精,为医院档案的后续利用奠定基础。以某医院为例,通过上述方法,制定文件材料的归档标准,涉及以下内容的文件均需归档:(1)上级机关下发的相关资料,如会议文件、重要批示、法规性文件等。(2)医院的重要文件,如会议材料、医院规章制度、医院历史沿革、大事记等。(3)医疗技术资料,如医疗事件鉴定书、病历信息、医疗卫生法规等。(4)科研资料,如课题计划、成员名单、鉴定书、申请书或论文等。(5)基建资料,如基建项目的合同、施工方案、凭证材料、验收材料等。(6)设备仪器资料,如设备仪器采购申请书、使用记录、维修记录等。

(二)整顿在医院档案管理中的应用。在医院档案管理中,整顿是指将整理的有价值档案资料合理归置,并做好标识,为后续档案资料查找与应用提供便利。针对医院档案的不同类型,档案的归档工作由不同部门负责,存放区域也有所差异。以某医院为例,其档案资料的整顿方式如下:(1)对于行政办公室产生的有价值档案,由办公室人员收集整理,交由医院档案室存档。(2)对于人力资源部门产生的有价值档案,由人力资源管理人员收集整理,交由医院档案室存档。(3)对于财务类档案资料,由财务部工作人员收集整理,在财务部备案存档。(4)对于经营类档案资料,绩效考核、各大病种治疗档案及部门工作计划,由经营部存档,经营部管理制度及会议资料,由医院档案室存档。(5)对于医务类资料,由医务部门收集整理,交由档案室归档。(6)对于后勤和基建相关档案,由后勤部收集整理,在档案室备份。在明确档案归档区域后,各个部门的工作人员按照规范分类和時间,整顿档案资料,并做好标识。根据医院的档案管理制度,明确档案的存放期限,按照一定次序排列档案资料,并逐页编号;按照规格要求存放档案资料的原件、底稿及复印件,通过部门负责人审定后,签字归档。

(三)清扫在医院档案管理中的应用。基于6S精细化管理理念,清扫是指对档案存档区域的清洁工作。医院管理者可制定完善的卫生安全防护制度,明确档案管理人员的职责,做好档案资料的清洁与保护工作。例如,某医院要求档案管理人员每周五清扫一次档案室,并对档案资料进行紫外线消毒;在每月的第一个工作日,组织各个科室共同进行“大扫除”,全面清洁档案室,避免档案室存在卫生死角;严格控制档案室的温湿度,每天监测档案室的环境参数,通过空调系统调节或自然通风与光照,确保环境温度处于14~24℃范围内、湿度处于45%-65%;要求档案室一目了然,地面不可存在积水,也不可随意堆放杂物,为档案资料存放营造良好环境。

(四)清洁在医院档案管理中的应用。基于6S精细化管理理念,清洁是指将上述三项工作内容以制度方式呈现,明确档案管理相关人员的职责,为医院档案管理的规范化提供支持。以某医院为例,管理者为保障档案管理工作的有序开展,对医院档案室进行扩建处理,并根据功能划分成不同子档案室,由不同档案管理人员负责;为档案室配置全套硬件设施,如防盗门窗、消防设施、紫外线消毒灯、灭虫剂、文档资料扫描仪等;在降雨天气或放长假前,档案管理人员需全面检查档案室,确保档案室内的环境符合资料存放要求,并关好门窗和电源,避免档案室内存在安全隐患,导致档案丢失或破损等问题;制定责任到人制度,将档案整理、整顿及清扫责任落实到具体档案管理人员中,结合档案管理人员的工作成效,给予相应的奖励或惩罚。通过上述措施的实施,档案管理人员可按照规范要求开展相关工作,真正实现档案管理的精细化。

(五)素养在医院档案管理中的应用。档案管理人员是医院开展档案管理的主体,医院管理者需做好档案管理人员的培训工作,不断提升档案管理人员的素养,保障其有效落实各项档案管理制度,实现档案管理工作的精细化与规范化。例如,某医院定期邀请档案管理专家开展培训班,组织医院档案管理人员参与培训。在2019年4月,该院邀请当地档案局业务指导科科长作为培训师,组织全员40余名档案管理人员参与培训。首先,培训师强调了档案管理在医院发展中的重要性,提高参训档案管理人员的重视程度。其次,讲述档案管理相关的政策法规,分析档案管理的法律意义。再次,结合档案归档、档案整理、档案使用等案例,介绍档案收集、整理、分类等理论与实践知识,深化档案管理人员对实际工作的认识。最后,重点讲解医院人事档案、财务档案、病历档案及基建档案等不同类型档案资料的分类要点,向档案管理人员传授工作经验。通过上述培训,该院档案管理人员更明确自身的职责,使医院档案管理工作更为系统规范。

(六)安全在医院档案管理中的应用。在新时期背景下,医院档案从纸质资料扩展为纸质档案与电子档案,对档案安全提出更高要求。医院需结合档案特点,开展针对性管理工作,避免医院档案资料丢失、遗漏或被盗取,保障医院及患者的合法权益。就纸质档案来说,医院需明确纸质档案的存放区域,要求档案管理人员做好防虫、防潮、防火工作,严格控制档案室的温湿度,定期开展档案室检查工作,确保医院的纸质档案资料无霉变、无丢失、无差错。同时,有条件的医院可对档案资料进行备份处理,以防万一。就电子档案来说,医院的档案管理人员需在档案管理系统中配置防火墙技术,并在计算机中安装猎豹、360等防护软件,及时发现网络存在的病毒,避免档案资料被不法分子盗取。同时,对于医院的电子信息档案,必须全部备份,使用专用的U盘或硬盘等设备,将医院电子档案资料备份,统一存储于档案室,避免计算机网络崩溃导致电子档案资料丢失。对于备份的电子档案资料,需以纸质文档资料同样的原则管理,实现医院档案信息的有效保护,保障医院档案资料的安全。

四、结语

综上所述,医院档案管理在管理理念、配套设施、管理人员及管理方式等方面存在问题,表现出粗放化特点,需引入6S精细化管理理念,保障医院档案管理作用的发挥。通过本文的分析,医院需重视档案管理工作的特点,从整理、整顿、清扫、清洁、素养及安全六方面入手,优化管理方式与管理机制,加强人员培养,实现医院档案管理的精细化、规范化与科学化。

【参考文献】

[1]许宇秋.精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨[J].兰台内外,2019(35):36-37.

[2]宋连强.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J].计算机产品与流通,2019(11):140.

[3]许宇秋.精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨[J].兰台内外,2019(31):33-34.

[4]王平,劉柳.关于医院设备档案的精细化管理研究[J].中国医疗器械信息,2019,25(20):187-188.

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