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合理设置行政管理岗位 提高企业综合素质

2020-11-18刘超

办公室业务 2020年10期
关键词:岗位设置行政管理综合素质

刘超

【摘要】在整个企业行政管理运行架构当中,岗位设置作为其中的重要构成,其科学、合理与否,关系到企业能否健康、高效运行。但需要指出的是,一些企业在设置其行政组织时,因行政工作分工不明,岗位不固定,以及有着比较大的随意性,因而造成诸如效率不高、工作形式化等问题,针对此情况,需要合理设置行政管理岗位,并提高管理人员素养,以此促进企业综合素质的提升。本文结合当前实况,就企业行政管理岗位的设置意义、原则及途径进行分析。

【关键词】企业;行政管理;岗位设置;综合素质

当前,我国经济呈现出稳步发展势头,在此背景下,国内围绕经济所进行的各项改革,也在持续、高速推进中,而伴随改革的日渐深入,企业在经营模式与方法上,同样也随之发生改变,以更好适应经济发展与国家战略改革背景下的各项需要。对于企业来讲,要想在激烈的市场竞争中站稳脚跟,首要任务就是采取切实措施,增强自身实力,而要想达成此点,首先要做的便是增强人才素养,提高企业综合素养,并做好行政管理工作。在整个企业行政管理体系中,合理设置相关岗位对于企业的发展,有着积极意义与作用。因此,针对企业来分析,需要对自己的行政管理岗位进行合理设置,以此推动企业综合素质的不断提升,为更好发展提供助力与支撑。

一、企业行政管理概述

所谓企业行政管理,从根本上來讲,就是在企业管理与行政管理相交融背景下而形成的一个全新概念。此种管理不是传统的政府行政管理,也不是企业管理,其基本含义是,企业行政体系为了能够使企业得到更好的发展,而借助一定的制度、法规、法律、方法及原则等,对企业开展全方位、立体化管理工作的整合。在整个企业管理架构当中,企业行政管理不仅处于主导地位,而且还发挥着举足轻重的作用,除了是企业科学化、合理化管理的重要动力来源之外,还是维护企业利益,帮助企业健康化、优质化发展的基础支撑。因此,通过构建一个全面、实用且规范化的企业行政系统,能为企业管理提供指导,并带动其发展。

二、企业行政管理岗位合理设置的意义

通过合理化设置企业的行政管理岗位,在现实当中主要有如下积极意义:

(一)对企业分解目标有利,可以帮助企业更好且更快达成既定目标。针对企业的行政组织来讲,通过不同的岗位设置,把企业向行政部门下达的目标再次进行细分,使之成为工作岗位的工作目标。如此一来,不仅能够帮助企业更加高效地达成整体目标,而且还有助于企业综合素质的提升。

(二)能够帮助管理者、员工,使其明确各自的工作任务与职责。通过岗位的合理设置,可以引导管理者、员工明确自己的身份与任务;了解工作岗位的具体职责及范围,并知晓自己需要达成的工作目标或任务。这样便能使企业中的每一个人都能与岗位相对应,使其在自身职责范围内,以最高效率、最强职责心投入工作当中,充分发挥自己的聪明才智,推动企业的发展与繁荣。

(三)能够帮助企业及时达成或落实各项任务。企业作为一个特殊的整体架构,在任务完成当中,许多工作都需要不同个体给予支持、协调与配合,在共同的努力下来完成。通过合理设置岗位,能够使组织当中的各个任务均有人负责与承担,因而能够更好、更快地达成组织的既定目标或任务。

(四)有助于强化企业整体管理的有效性与实用性。当企业完成行政岗位设置工作之后,每一名员工对自己的岗位任务与职责都得到明确。企业管理者可通过明确岗位职责的方式来管理员工,如此一来,除了能够促进工作效率的提升外,还能达到强化管理的目的。

三、企业设置行政管理岗位的基本原则

企业不同其在具体任务以及特点上也会存在差别,而在安全、设计企业行政组织时,也会存在一定差异。但需说明的是,要想更加全面、高效且直接发挥企业行政组织的功能,并且在具体实施过程中获得满意效果,需要对相关岗位进行合理化设置,并对人员进行合理调配。通常情况下,可秉持如下原则:

(一)以人为本原则。在整个企业架构当中,人是其主导因素,设置企业行政管理岗位时,需要基于企业工作人员来设计与安排。现阶段,以人为本原则在企业管理及人员组织中所起到的作用,越来越受到认可与欢迎。

(二)精干高效原则。在设置企业行政管理岗位时,需秉持精干高效原则,这对于行政组织来讲,要求其不仅要有能力较强的领班者,也需做到行政管理人员结构的合理化、规范化,且保证其在整个组织当中占比合理,不能设置虚职。另外,还需做到工作人员的精干化,也就是依据现有职位的具体需要,来进行人员的配置,真正做到人事相符,并切实做到科学用人;除此之外,还需要对行政机构的复杂层次进行简化,合理分割权力。

(三)统一指挥原则。针对企业的行政管理来讲,坚决不能多头领导,要求每一位员工均直接向上级主管负责,且由其进行统一指挥,员工须听从其命令。

(四)信息通畅原则。在企业行政组织中,不仅要有从下往上的请示汇报,而且还应有从上至下的命令指示,另外,在各个机构间,还需要做好信息的及时反馈与沟通工作。所以,在整个企业的内部,需要围绕各个行政部门,专门构建用于信息交流或共享的信息网络平台,此点尤为重要。

(五)责权相应原则。如果权利没有对应的责任,那么便非常容易出现企业行政腐败,如果仅有权利而没有责任,那么难以切实履行。所以,在对企业行政岗位进行实际设置时,除了要对各个岗位的具体职责范围加以明确外,还需要给予职责对应的权限。

(六)控制幅度适当原则。所谓管理幅度,从基础层面来分析,即为一个管理者实际控制、指挥的人数。而对于管理层次而言,就是企业行政管理组织架构当中所囊括的全部层级。在约束条件维持不变的前提下,管理层次与管理幅度之间呈现明显的反比关系。若存在过多的管理层次,那么会对最终决策造成影响,进而导致效率降低,若层级过少,那么非常容易发生过分集权等情况,因此,需要把控管理幅度,此点对于企业合理设置行政岗位尤为重要。

四、企业设置行政岗位的基本途径分析

(一)对企业行政管理岗位进行科学设置。需要指出的是,设置岗位数的多少与人员并非对等,也就是说,人数与岗位数不能相混。当设定好岗位之后,需依据企业的现实状况来安排人员数量。只要能够对资源进行最优整合,可以实现一人多岗或一岗多人。但在现实岗位设置当中,需要对如下问题予以考量:1.工作环境与条件的变化。在进行岗位设置时,岗位数的多少,除了由工作量来决定外,还需要将工作环境、条件的变化考虑在内,比如伴随一些智能化、自动化设备的应用,供水企业的操作员工数量可以相应减少。2.岗位当中的饱和度。一些企业的领导者片面性认为给单位或部门配置的人员数越多越好,如果是这种情况,那么在工作比较紧张的时候,调配较为简便,但现实中,企业需依据工作的实际饱和程度,来进行各岗位员工数量的具体安排,最好各岗位工作均处于饱和状態。因为所配人员越多,便越易发生人浮于事的状况,这样势必会对员工工作的热情与积极性造成直接影响。3.对企业行政管理岗位职能进行正确划分。针对企业行政管理的基本职能来讲,可将其划分若干级,并通过职能的分解,从中对所设置岗位职能的层级进行了解,分析岗位的职责与职能。而在岗位职能得以明确后,便能将企业行政管理岗位设置任务予以完成。而对于企业来讲,可以依据各个岗位所明确的职能,将任务分派给企业行政组织,且开展综合化管理。

(二)对企业行政管理岗位组织人员进行合理配备。1.行政管理人员的具体数量要求。依据规范化的管理跨度,针对行政事务人员而言,其所占比重通常为10%,比如某供水企业,其员工数为200~250人,而行政事务管理机构人员的人数应为20人左右,在这些人员中,需要为管理部配备1~2人,财务部配备1名出纳、1名会计,另外,人事部需配1人,采购配备2人,总务2人,食堂需要3~5人,环境工作人员若干等。这样的人员配备方为合理,方能使行政组织更好地为企业服务。2.企业行政管理人员的基本素质要求。首先,需有良好的企业员工服务态度,以及优质的敬业精神。针对企业的行政管理工作来讲,大多是比较繁琐且重复性的工作,只有树立积极为其他员工服务的工作态度,以及高尚的敬业精神,方能将本职工作做好,并将各种小事做好,这样才有助于企业行政管理效率、质量与水平的提升,才能推动企业综合素质的提高。其次,要求较强的责任心及全局观念。需要指出的是,企业的行政管理工作多为日常性工作,因此,企业领导难以做到每日均完成工作内容,所以,要求行政工作人员将工作主动性发挥出来,积极承担工作任务。最后,适应力与应变力要强。对于企业行政管理的结构而言,可能因企业经营状况的变化,而随之发生改变,且还会经常遇到一些突然情况,对此,要求行政管理人员要具备好的适应能力,这样才能胜任行政管理工作。

五、结语

综上,需要指出的是,在设置企业行政管理岗位时,其基本内容与步骤并非固定、僵化的,而是需要根据现实情况及具体要求,动态变化与调整,在实际设置过程中,需做到实时变更与优化,只有这样才能始终保持企业的生命力与活力,才能帮助企业更好发展,并促使综合素质大幅提升。

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