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利用思维导图提高高校办公效率初探

2020-11-18陈思燕王庭槐朱柳李小梅

办公室业务 2020年10期
关键词:办公思维导图效率

陈思燕 王庭槐 朱柳 李小梅

【摘要】将理念运用于高校办公,有统领全局、理清工作步骤、突出工作目标、提高工作效率和质量的作用,本文从办公实践出发,探讨利用思维导图提升高校办公效率的具体做法。

【关键词】思维导图;高校;办公;效率

思维是一种简单直观、实用性较强的思维工具,充分体现出发散性思维的优势。思维导图对人脑的神经网络结构加以模仿,以图文并重的方式将各级主题之间形成的隶属关系清晰地展示出来,将各种复杂、抽象的事物层层分解,用图像的形式表现出事物之间的内在体系,为知识的整合、创新、巩固等提供了有利条件。运用思维导图能从宏观层面理清工作的步骤,使重点与关键问题得以突出,工作结束之后,也能对整个流程加以回顾,为日后进一步完善做好准备。

一、思维导图的基本概念

思维导图也被称为心智导图、脑图、树状图、思维地图等,就是采用图形与文字相结合的方法,各个层级之间的隶属关系用图画的形式予以表现,同时运用左右脑的机能,依据记忆与思维的发展规律使人类大脑的潜能得以激發,对人们的思维与思考起到一定的辅助作用。无论是文字、画面、音符,还是食物、气味、数字等,只要进入大脑之后都可以成为一个关节点,并迅速向外发散出多个关节点,思维导图就是要以某一关键词为中心,将其他一些与之相关联的内容进行图解。思维导图既是一种工具,也是一种思维方式。20世纪50年代,东尼·博赞发明了思维导图,在学界掀起了一场轩然大波,他也因为这一创举被称为“大脑先生”。历经70年的发展,在培养人们思维能力、梳理信息结构的过程中,思维导图都发挥出不可估量的作用。思维导图之所以能在多个领域得到广泛应用,就是因为它能使理解、记忆这两大学习难题得到有效破解。如今,思维导图被应用于职场,应用场景主要有四个:总结记录、内容大纲、计划方案、思维探索。思维导图同时发挥出图像与文字的优势,将复杂的知识结构进行了分解,使之以放射性、立体性的结构呈现在人们面前,为人们的理解、记忆、思考等提供了方便,深度挖掘大脑潜能。

二、高校办公利用思维导图的可行性

要想灵活运用思维导图,先要弄清为什么要学习思维导图。对于高校办公而言,思维导图的应用能起到如下几方面作用:

(一)高校办公中思维导图的主要优势。在高校办公中,合理利用思维导图所体现出的优势体现在下列几个方面:1.在思维导图的辅助下能有效提高学习效率。在制作思维导图过程中,先要把握住关键词,这是强化记忆的重要前提,也是加深理解、避免遗忘的有力保障。思维导图的运用能使工作效率得以提高,因为要想从众多信息中准确无误地提炼出关键词,先要认真倾听,后期绘制思维导图的过程,实际上就是对所听的内容进行了回顾、梳理。听得认真、及时复习、留存思维导图,经过这样的流程之后,听到的内容自然会深刻地留在记忆中,从而强调工作的重要性,提示按期完成。2.将主要精力汇聚到关键工作点上。绘制思维导图,实际上就是一个巩固、记忆的过程,能将更多的精力用于关键性内容上,不会为一些无关紧要的内容浪费时间。可以从大量信息中捕捉到一些重点内容,在这一环节就尝试着提炼关键词,以关键字的形式记录重点内容,不需要将每一点内容都记录下来。同时总结关键词,能使自己在听讲的过程中始终保持注意力,充分调动思维能力,合理利用每一分钟,不会为后续工作的开展留下更多的时间。久而久之,工作能力就会得到提高。在高校办公中,办公人员通过运用连接线将关键工作点连接到一起,会为深入思考起到一定的辅助作用,快速创建一个较为完整的工作流程体系,为工作的融会贯通以及工作要点的梳理做好准备,使自己的创新意识与创造性思维得到锻炼。思维导图运用于高校办公工作,就是围绕某一工作点进行发散与辐射,绘制思维导图的过程,就是将复杂的工作变得具体而形象,能使自己的发散性思维得到锻炼,无形之中培养创造力。3.思维导图的可伸缩性与大脑思维模式相匹配。在绘制思维导图的过程中,往往能通过图形的方式表达自己的主观意识,进而将新旧知识融合到一起。学习是一个漫长的过程,遵循由易到难、由粗到细的原则,能否实现新旧知识的无缝衔接,在整个学习过程中显得十分重要。人们都理解“温故而知新”的意思,如果没有掌握a+b=c,则无法理解c-b=a。通过绘制思维导图的过程,实现新知识与旧知识融合,用新知识来完善自己的认知结构,将新知识同化到原有的知识体系中。所以,新旧知识之间的联系成为学习中最关键的一环。4.促进使用者右脑的开发。图形、文字成为构成思维导图的主要元素,但如果能加上一定的形状与颜色,就能增添思维导图的形象性与趣味性,长此以往,就能挖掘出右脑的潜能。科学家早就发现,人的大脑包括两部分,左脑负责数字、词汇、逻辑等内容,而右脑则负责想象、创造、思维等。巴赞认为,在课堂中记笔记只是利用了大脑功能的一小部分,因为这种行为只是一种直线型的逻辑模式。由于图像能对视觉产生一定的刺激作用,在图像的辅助下,记忆力得到有效锻炼。

(二)思维导图对使用者的有效帮助。思维导图对于高校办公使用者自身而言,其帮助是十分显著的。具体而言,对使用者主要具有如下帮助:1.有助于帮助使用者树立起全局观。借助于一张形象而生动的图,就能理清各个工作点之间的联系,将复杂的内容进行分解,加深理解与记忆。绘制思维导图,实际上就是从全局出发进行思考,将复杂的问题层层分解。如果能养成绘制思维导图的习惯,每天都能以这种方式回顾一下工作中接触到的新问题,有助于养成系统性思考的习惯,提高反应速度。2.有助于促进使用者自身提高工作记忆效率。思维导图的原理类似于大脑的发射性思维,如同用一面镜子把大脑内的知识反射到纸上,由于这些信息经过了细化、精简,能有效避免出现大脑过载的现象,可以分批进行记忆。导图内的所有图形与文字都在深思熟虑的基础上进行了简化,能对工作起到辅助作用。3.有助于激发使用者的创造力。思维导图具有无边界性的特征,可以对其进行无限延伸,由一个点拓展到另一个点上,思维就不会被禁锢,再加上从全局观思考问题,能将所有的工作点整合到一起,在这一过程中会产生新的想法,拓展思路。

三、思维导图在高校办公中运用实践

由于思维导图实际上就是对人脑思维形式的模拟,在工作、学习、生活等多个领域得到了广泛应用,能有效提高效率,提升思考的准确性、有效性,还能长久地将注意力集中到一点上,提高工作乐趣。怎样运用思维导图提高工作效率?笔者认为,应该从四个模块做起。

(一)制定有效的工作规划,合理地进行任务目标分解。工作规划是否有效,将会对效率的提升产生直接影响。工作划分包括两种类型:一是短期规划,二是长期规划,可以通过两个策略完成,即目标分解法、时间分解法。目标分解法就是像切西瓜一样,将一个宏伟的目标细分成若干个小目标;时间分解法就是按一定的标准,将任务分派到不同的时间段之内。具体如下:1.如果采用目标分解法的策略,将大目标细分成小目标,再将这些具体的小目标放在主干中,围绕这些小目标进行分散思维,应考虑一系列问题:怎样才能实现这一目标?怎样确定对接的人?以怎样的步骤完成目标?最终产生什么样的结果?这些问题实际上就是对小目标的深度挖掘(加一个实例)。2.采用时间分解法的策略,就是要以时间为标准将工作进行切割。如,做好一天的工作规划之后,将时间切割成上午、下午两个部分,然后再进行二级分支,二级分支就是具体的目标,是以时间段为标准罗列的,实现这些小目标的方法就是三级分支。这种方法也可以运用于每个月、每个学期、每个年度的切割上。

(二)合理运用四象限法则,分清工作任务的主次轻重。在规划好工作之后,可以通过九宫格的形式将所要完成的目标形象地罗列出来,再以时间四象限的形式理清各项任务的主次与轻重并进行排序。具体如下:1.既重要又紧急的任务应马上执行。即,重要且紧急的事情首先处理,不可怠慢。2.虽然重要却不紧急的任务,要制定计划,有条不紊地进行,确保不会出现纰漏。3.那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性,会占据人们的很多宝贵时间。4.既不重要也不紧急的任务:不需要做,或是安排其他人做。总之,象限法则是时间管理理论的一个重要观念,是把主要精力和时间集中放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。

(三)准确定位目标与时间,促进办公工作的高效开展。思维导图在办公中的高效运用主要需要经历四个步骤。具体包括:第一步,以九宫格的形式制定工作清单,尽量做到周密、详细。第二步,采用时間四象限的形式对各种工作的轻重与主次进行排序。第三步,绘制思维导图,关注细节。第四步,对各种不完备之处进行弥补,使之得以完善。借助于思维导图进行工作规划,能准确地把握住关键性的时间节点,准确定位目标与时间,使任务得到落实,提高工作质量。

(四)注重工作的有效落实和执行。在高校办公中,通过运用思维导图,可以有效地开展办公工作。而在规划工作的过程中,需要采用两大策略:一是量化工作,要从时间、任务量两方面入手加以量化,具体到每一项任务在哪一个时间段内完成。二是监督机制,其中包括奖罚机制。如果计划没有得到有效落实该怎样处理?如果能如期完成计划应该得到奖励,也应该按具体的时间节点进行监督,并要公示检查结果。

四、结语

总之,在高校办公中,合理运用思维导图,可以帮助使用者将存在内在联系的不同点,通过图形联结到一起,形成一张更细、更密的知识脉络体系,在梳理这张知识网的过程中,就会理清各项事务之间的联系。通过合理地利用思维导图,将会有效地提升高校办公人员的工作效率和工作质量,为高校办公工作的有序开展提供帮助。

【本课题为:国家高层次人才特殊支持计划项目:《“逸仙新华班”四段式教学研究与实践》,课题编号:50000-31910018,项目负责人:王庭槐;广东省教育科学“十二五”规划研究项目:《新媒体时代独立学院学生自主学习能力培养研究》,课题编号:2013JK340,项目负责人:王栋慧】

【参考文献】

[1]燕丽红,张党锋.思维导图在高校学生学业规划中的应用[J].课程教育研究,2019(09):191-192.

[2]苏云,王若晨,霍春龙.基于思维导图的高校图书馆服务创新研究[J].大学图书情报学刊,2017,35(06):35-38.

[3]程锐.思维导图在高校课程教学中的应用研究[J].软件导刊(教育技术),2015,14(11):83-84.

[4]于立生.思维导图在高校教学中的应用研究:过程与模式[J].海峡科学,2015(02):64-66.

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