APP下载

办公室工作在医院管理中的作用探析

2020-11-18原明明张景华吴俪昊

办公室业务 2020年10期
关键词:医院管理办公室作用

原明明 张景华 吴俪昊

【摘要】随着医疗卫生体制改革的不断深入,现代医院管理制度在各级医疗机构正逐步落实,各医院正在探索更加科学规范的管理模式和运行模式。医院办公室作为医院承上启下、沟通内外、综合协调的“中心枢纽”,探究医院办公室的工作策略,对提升医院行政管理水平、推动医院全面健康发展有着重要作用。

【关键词】办公室;医院管理;作用;策略

医院办公室是医院领导作决策的“参谋部”,是医院上下内外协调的“中枢”,是信息调研的“前沿”,也是医院的“窗口”和“门面”,是保障医院正常运行的重要组成部门,发挥着其他行政部门所不能替代的综合服务作用。只有充分认识其功能,才能更好地发挥医院办公室在医院管理中的作用。

一、医院办公室的工作职能

医院办公室是一所医院承上启下、沟通内外、综合协调的“中心枢纽”,是医院的重要组成部门。办公室的工作琐碎繁杂,但概括起来就是“三办、三务”,即办文、办会、办事,参与政务、处理事务、搞好服务。办公室承担着医院中长期发展规划、年度工作总结、各类公文材料的起草,文件收发管理、印章管理、档案管理等工作。负责组织安排院长办公会议、全院干部会议等各类会议,做好会前组织、会中记录、会议纪要整理等工作。承担着医院各类信息的搜集整理、加工处理工作,为院领导提供决策依据。负责医院各部门的综合协调工作、应急事件处置、督查督办、群众来信来访、日常接待工作及院领导交代安排的各类临时性工作。

二、医院办公室的主要作用

(一)参谋助手作用。参谋助手是办公室工作的首要作用,这主要体现为辅助领导决策和推动决策贯彻落实两个方面。在日常工作中,办公室必须准确理解国家和省市有关政策精神,全面掌握医院发展动态,剖析各种矛盾,对各类信息进行加工分析处理,为医院领导作科学决策提供翔实可靠的参考依据。作为助手,办公室还要辅助领导实现决策目标,要将医院决策、领导工作指示及时传达至全院职工,对执行过程进行跟踪督查,及时收集各种反馈信息,以便检验决策合理与否,并适时调整、修正决策。

(二)服务作用。医院办公室是一个综合服务部门,既要服务于医院领导,做好日常基础工作,把领导从繁杂的事务性工作中解放出来,辅助领导作决策。也要服务于广大干部职工,做好上传下达、下情上知,帮助职工解决困难。同时还要服务于患者、社会各界,做好患者咨询投诉工作,帮患者排忧解难,为外单位办事人员提供热情周到的服务,充分展示医院的整体形象。

(三)沟通与协调作用。办公室是医院工作运转的轴心,是联系各方的纽带,起着平衡各种关系、协调各方工作、化解各种矛盾的作用。日常工作中,办公室不仅要协调医院内部各部门之间的关系,协调医院和患者之间的关系,还要协调医院与上级主管部门之间的关系、医院与兄弟单位之间的关系等。通过协调来理顺关系,沟通上下,消除隔阂,推动医院各项工作和谐有序发展。

三、有效发挥办公室在医院管理中作用的策略

(一)转变理念,注重调研,做好领导参谋助手。1.转变工作理念,重视参谋助手工作。在传统的办公理念中,办公室人员主要忙于事务性工作,参与政务服务少,被动服务多,主动服务少。为适应现代医院管理工作需要,办公室需要从工作理念、工作内容和工作方式等方面进行转变调整,处理好“事务性工作”与“政务性工作”二者之间的关系,从传统的侧重于办文办会办事调整为既办文办会办事,又要为领导出谋划策;从单一的收集传递信息,转变为综合分析处理信息,从依靠经验办事转变为科学管理、依法依章办事。要认识到办事和参谋是医院办公室工作中不可或缺的两种职能,办事是做好参谋的基础和前提,而参谋是办事的集中体现。2.注重调查研究,广泛收集信息,为领导决策提供依据。调查研究是办公室向医院领导提供参谋和意见的主要手段,没有调查就没有发言权,更没有决策权。随着医疗体制改革的持续深入,医院正经历着突飞猛进的发展变化,办公室工作人员不仅要通晓医院全貌,掌握医院医疗特色、重点学科、重大成果等概况,还要掌握医院在改革发展中存在的问题。这就要求办公室人员从事务堆里走出去,注重调查研究,增加信息来源。一是围绕医院中心工作,抓住牵动医院发展的主要问题进行深入调研,采取实地走访、问卷调查、座谈交流等方式,收集整理医院发展的主要信息,提出解决问题的方法,为领导决策提供翔实可靠的材料依据。二是通过开设征集意见平台、院长工作信箱、院长接待日、创办“金点子”栏目等方式,畅通民主管理渠道、调动干部职工参与医院管理的积极性,收集职工关于医院发展的建议,了解医护人员的工作需求,为医院的改革与发展提供有价值的决策参考。3.发挥督查督办功能,确保医院工作得到落实。督查督办工作是医院决策得以落实的重要环节。对于医院会议决策、重大工作部署、重要文件和领导批示的交办事项,医院办公室应充分发挥督查督办功能,主动介入部署事项,根据部门职责及时分解任务,提出工作要求,明确办理时限。要按照“一事一督办”的原则,严抓细督,力争做到事事有回音、件件有着落。对于督办过程中发现的问题,应根据具体情形组织召开部门工作协调会,及时协调跨部门间的业务问题,确保部门之间形成工作合力,有力推动承办部门去落实工作。

(二)提升办公室人员的整体素质,强化服务质量。1.提高政治素质,保持政治上的敏锐性。要坚持正确的政治方向,牢固树立“四个意识”,坚定“四个自信”,做到两个维护。关心国内外时政大事,学习领会党和国家重大方针,掌握新时期医疗卫生体制改革政策方向,协助院领导贯彻落实好各项方针、政策,使医院工作尽可能取得各级政府的支持,促进医院快速发展。2.苦练内功,拓宽视野,提高專业素质。文稿服务是办公室工作的“重头戏”,办公室需要撰写医院各种文字材料,既有公文写作,也有综合型材料写作。想撰写出高水平的文稿材料,就要求文秘人员横向知识面要宽,纵向专业知识度要深。在日常工作中,不仅要了解哲学、社会学、经济学、法学等方面的知识,更要掌握医院管理、公文写作、医学基础等方面的专业知识,在此基础上勤动笔、多思考、常练习,不断提升写作水平。另外,可以组织开展“公文写作师带徒”活动,构建新老工作人员一对一帮扶带教机制,由资历深、文字水平高的老同志定期开展文字写作理论和实践技能带教培训,助推年轻同志迅速成长。3.增强责任意识,转变服务理念,讲求奉献精神。办公室人员要“胸怀大局、极端负责、事无巨细”,每个成员都要具备强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。要周密部署每一场会议,仔细推敲每一份文稿,认真处理每一份文件,任何一件小事一旦出现疏忽,就有可能酿成大错。此外,办公室要变被动服务为主动服务,对前来咨询投诉的患者及外单位同志实行首问负责制,主动询问、积极沟通,做到“导航式”服务,坚决杜绝“门难进、脸难看、事难办”的工作作风。办公室工作人员不能急功近利,在工作中要有甘当绿叶、乐做配角的奉献精神。

(三)加强协调,提升行政办公效率。1.把握全局,统筹协调。医院办公室工作是全方位、开放型的,需要处理好上下左右、方方面面的关系,当好协调上下的“传感器”和协调左右的“磨合器”。办公室要做好协调工作,就要掌握协调的原则,坚持从医院整体出发,处理好全局与局部的关系。当医院相关职能部门、相关科室因工作产生矛盾时,办公室在协调时要以维护团结、服从大局为中心,引导科室從医院的整体利益出发,做到部门利益服从医院利益、眼前利益服从长远利益,防止出现重个体、重科室、重眼前,轻医院、轻长远的现象。2.明确分工,健全制度。医院各部门间之所以存在需要协调的工作,往往是因为职责不清、制度不全,或管理出现真空或存在交叉所致。要有效解决这一问题,办公室就应牵头对各职能部门的工作职责进行定期梳理,根据医院的发展适时调整部门岗位职责,明确部门分工。建立健全医院管理制度,通过有效的规章制度来规范职工行为,确保医院部门间工作顺利开展,有效降低部门间推诿扯皮现象发生。3.加强协作,融洽关系。沟通协调是一门艺术,也是一门技术。办公室人员在日常工作中要积极沟通各界、协调各方,主动提升沟通协调能力。在内部协调中,要讲究协调艺术,以团结为重,以医院大局为重,善于“牵线搭桥”,不偏听偏信,更不能挑拨是非,火上浇油,扩大分歧。在对外协调上,要和上级主管部门与兄弟医院之间建立密切联系,构建一张广而精的“关系网”,为医院的发展争取更多的资源。

四、结语

随着医疗卫生体制改革的不断深入,现代医院管理制度正在逐步落实,各医院正在探索更加科学规范的管理模式和运行模式。作为医院的行政综合管理部门和综合办事机构,医院办公室要紧紧围绕提升医疗质量这根主线,以与时俱进的管理思维、不断创新的管理举措,努力提升行政效能,充分发挥办公室的中心枢纽职能,做好领导决策的参谋助手,全心全意为临床一线服务,全心全意为患者服务,全面推动医院健康、协调、可持续发展。

【参考文献】

[1]段胜民.院长办公室参谋助手作用初探[J].北京农学院学报,1989,4(2):10-13.

[2]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[J].秘书工作,2014(04):4-7.

[3]尹庄.新时期深化医院办公室工作的实践与思考[J].现代医院,2016,16(9):1372-1377.

猜你喜欢

医院管理办公室作用
办公室减肥日常
办公室迷惑日常
办公室搞笑日常
电子信息工程在医院管理中的应用
在职护理人员培训系统
医院思想政治工作需做到“六结合”
浅析医疗档案在医院管理中的作用
试分析高中化学教学中概念图的应用策略
多媒体技术在小学语文教学中的应用研究
谈谈朗读在文本解读中的作用