杨帆 王强

摘要：档案资源分类是档案管理的核心内容之一。档案资源分类体系对于档案资源建设、管理和利用具有重要意义。本文以中石油档案资源分类体系为例，介绍了分类体系的构成和基本内容，分析了其分类体系相对粗放、不能反映档案资源全貌、不完全适应电子档案管理等目前企业普遍存在的问题，就全面认识档案资源分类体系功能价值、基于档案资源构建不同层次的分类体系、多维度灵活且有效运用档案资源分类方法进行思考。

关键词：企业档案 档案资源 分类体系

档案资源分类是档案管理的核心内容之一，它不仅是维护档案之间有机联系的重要方法，同时也是提升档案资源建设、管理、鉴定与利用工作水平的必要手段。然而在企业档案管理实践中，仍然存在着对档案资源分类重要性认识不足、方法陈旧与分类维度单一等问题，特别是針对电子档案管理，职能分类法并没有得到很好的应用。中石油作为大型国有企业，档案工作走在了我国企业的前列，其档案资源分类体系建设具有一定的代表性。本文以中石油为个案，介绍其档案资源分类体系的基本情况，深入剖析当前分类体系存在的不足，最后就完善企业档案资源分类体系提出建议，以期共同深化研究和推进相关实践发展。

一、大型企业档案资源分类体系的基本情况

以中石油为例，中石油业务涵盖勘探开发、炼油化工、管道储运、工程建设等十大专业板块，所属单位150余家，每家单位管理层级分为一级到四级不等。历经多次重组整合，各所属单位的档案管理理念、管理模式、管理制度均不相同。为发挥集团企业整体合力，从2007年开始，中石油对档案工作规章制度进行整合和修订，其中统一档案资源分类是重要内容。

（一）档案分类原则

一是以集团公司全部档案为对象，从各企事业单位的管理职能和专业性质出发，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案资源分类体系，便于科学管理与开发利用。二是类目设置本着统分适度、宜粗不宜细、分类层次不宜过多的原则，并适应档案信息化管理的新需求。

（二）档案类目设置

全部档案共设11个一级类目，即管理类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、职工类、油气勘探开发类、金融类、声像类、实物类。[1]

（三）档案类目细分

管理类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、职工类档案不统一设置二级类目和三级类目，由各所属单位根据档案特点、数量和管理实际等自行设置，但每类档案的类目设置都有相应规则。会计类、油气勘探开发类、金融类、声像类、实物类档案规定了二级类目，对三级类目设置没有统一要求，如油气勘探开发档案设置综合、单井、测绘、地质勘探等8个二级类目，会计类档案设置会计凭证、会计账簿、财务报告和其他4个二级类目。

其中管理类和建设项目类档案因具有普遍意义，其类目划分情况如下。

1.管理类档案，即企业文书档案，不统一设置二级类目，各单位按职能或机构自行细分，一般采用职能—年度、年度—机构（问题）等方法进行分类。如集团总部机关以管理类档案为主，采用职能—年度分类方法。二级类目按照管理职能设置，如规划管理（类号06）、财务管理（类号07）、人事管理（类号09）等。档号基本结构为：全宗号—W—二级类目号（职能）—年度—件（卷）流水号。

2.建设项目类档案。建设项目类档案不统一设置二级类目，由项目建设单位按工程性质或单项工程、项目文件材料形成阶段自行细分。较为普遍的分类方法是先按照项目性质或项目名称分类，再按照单项工程分类，最后按文件阶段进行分类。档号的基本结构为：全宗号—G—项目性质或代号—单项工程代号—文件阶段代号—卷号流水。

二、企业档案资源分类体系存在的主要问题

尽管中石油建立了一套较为科学合理、完整有效的档案资源分类体系，但随着企业数字化转型的深入，档案管理对象和用户利用需求不断发生变化，现有的档案资源分类体系暴露出了诸多问题，这些问题归纳起来主要有以下三个方面。

（一）分类体系相对比较粗放

从子类划分看，颗粒度较粗，建设项目类、产品类、科学技术研究类、设备仪器类均没有统一的二级及以下类目，也缺乏类目体系编码，因此，从整体上看，该档案资源分类体系只是一个大类划分的框架，并没有体现业务、专业的关联，不利于档案资源的有效组织，对档案资源的类聚作用非常有限，也发挥不了分类体系的导航作用。主要原因在于沿用1991年7月国家档案局印发的《工业企业档案分类试行规则》，并没有从石油行业的特殊性进行整体设计。

（二）分类体系不能反映档案资源全貌

目前的档案资源分类体系与石油业务的丰富性不匹配。中石油业务涵盖勘探开发、炼油化工等十大专业板块，每个专业领域涉及几十甚至上百个专业，但在分类体系中，除勘探开发类档案外，体现不出石油档案的主要内容和基本特色，反映不出石油业务全貌和档案资源全貌，不利于档案资源建设、整合和共享。主要原因在于其采取的仍然是实体分类的方法，并没有基于业务从职能角度进行分类。

（三）分类体系不完全适应电子档案管理和利用需要

从作用发挥来看，现有的分类对于不熟悉分类体系的用户而言，不能发挥导航作用，不利于方便检索；对于档案资源建设而言，不能通过分类体系提供资源建设框架。从分类对象看，现有分类体系仍然是建立在传统实体档案基础上的一种来源分类，对于电子档案而言，不能将档案资源间逻辑上的关联充分体现出来，面对多元多变的用户需求灵活性也明显不够。主要原因是现有分类体系仅从档案部门方便管理的角度出发，没有从档案资源建设角度和用户利用角度设计，因此，对档案资源体系建设和用户利用的价值有限。

三、完善企业档案资源分类体系的若干思考

中石油档案资源分类体系建设中遇到的以上问题是当前企业档案资源分类体系中的普遍问题，困惑于目前尚无整体最优解决方案，处于“虽不合理但无优解”的尴尬状态。鉴于此，本文提出以下优化建议。

（一）全面认识档案资源分类体系的功能价值

在纸质档案管理时代，由于缺乏计算机检索，档案分类起到重要的定位作用，分类体系直接决定了查找档案的时效性、查全率和查准率。在信息技术时代，由于检索技术的发展，普通检索、高级检索、智能检索手段越来越先进，一些档案工作者认为借助系统就能很容易、很方便检索到一份档案，没有必要再进行分类。一些档案工作者认为整理的目的就是方便查找到一份档案，只要能找到，分类越简单越好。可以看出，这种认识具有一定的积极意义，但仍然将分类的作用局限在档案整理这一个环节。

企业应从档案资源建设、管理和利用的全局提高对分类体系功能价值的认识。第一，分类体系具有档案资源类聚作用。档案分类的本质是维护档案与业务的有机联系，通过分类可以有效维护文件与业务的有机联系以及文件之间的有机联系，便于档案整理、检索利用和价值鉴定。第二，分类体系具有档案资源构建作用。好的档案分类体系，体现了档案资源的全貌和分布，不仅有利于揭示档案资源与来源业务、来源单位与单位职责之间的关系，而且有利于揭示企业有哪些档案资源，来源单位也清楚知道哪些文件属于档案范畴并及时归档。“可以说，高质量的档案分类，是高品质档案资源体系建设的必要保障。”[2]第三，分类体系具有档案资源导航作用。分类体系是企业档案资源的“目录”和“线索”。借助分类体系，用户可以方便检索到所需档案资源，即使不熟悉检索原理和工具，也能通过大类到子类再到细目的逐层深入，检索到具有关联关系的档案资源。而且由于分类体系“透明度”高，通过分类浏览常可“发现”原先并不知道的关联信息。可见，好的分类体系应具有“物以类聚”“鸟瞰全貌”“触类旁通”的特征，在统领档案资源建设、管理和利用的全程中都发挥重要作用。

（二）基于档案资源构建不同层次的分类体系

构建企业档案资源分类体系是一项复杂的工程，不仅要遵循分类体系建设的科学性、系统性，还要考虑数据时代档案资源数量多、来源广泛、内容复杂等特点，同时还要考虑不同用户的特点并满足其复杂的利用需求。对于集团企业来说，随着企业数字化转型，电子档案日益成为管理主体，应基于档案资源内容，制定不同层次的企业档案资源分类体系。首先，在集团总部层面，应基于全集团业务开展顶层设计，构建整体档案资源地图。其次，在企业层面，应基于职能或来源制定分类体系。在划分具体类别时，考虑到目前尚未全部电子化的现状，可以仍采取上述实体分类的划分方法，也可以基于业务信息系统，将业务信息系统作为来源进行分类。当然，在业务信息系统与类别对应上，并不是一对一的关系，也可以是多对一的关系。最后，对于某一类别档案，应细化到保持有机联系的最小单元。在进行最低类别划分时，要处理好相对稳定的类目名称与不断变化的项目名称之间的关系，体现在分类体系中的最低层次类目应当是相对稳定的。比如对于科研项目档案的分类，如大型科研项目，宜将项目名称甚至是子类课题作为类目名称；而对于每年都会有大量小型科研项目且每个项目档案数量不多的单位，项目名称则宜作为案卷名称。

（三）多维度灵活且有效运用档案资源分类方法

分类方法的选择直接影响分类方案的制订。多种分类方法的综合运用是档案分类特别是电子档案分类的趋势。马林青提出通过“职能—活动—事务”分析，构建基于职能的文件分类体系[3]，为文件分类特别是管理类（文书类）档案分类提供科学方法；吕文婷等针对港口建设项目，结合档案基础理论和现实环境变化，构建了建设项目档案分类体系[4]；在档案学基础理论中，针对档案载体和内容不同，将分类划分为档案实体分类和档案信息分类[5]。以上都为档案资源分类体系的建设提供了科学指导，在具体实践中，应注意以下方面：一是探索体系分类与主题分类的有效结合。体系分类法具有稳定性、逻辑性强的优势，主题分类法具有平面化、多维度揭示内容的优势。对于电子档案的管理，已经突破了孤本的限制，更适合采取主题分类的方法。但传统的《中国档案主题词表》由于其复杂性并不适用于企业实践，[6] [7]企业可以对于某一类别的档案通过建立适量的受控主题词，结合体系分类法，实现多维度分类。比如，管理类中的二级类目“人事管理”，也可以不再设置三级类目，而是通过主题的方式，即在著录项中增加“主题”选项，内容包括人事任免、业绩考核、职称评定、培训管理等，要注意的是“主题”选项的内容要提前分析、设置好并且要适量，可以多选，类似于给档案打上“标签”，这种方式充分发挥了体系分类法和主题分类法各自的优势，而且通过“标签”建立了不同的专题档案资源库。二是辩证地看待来源分类。长期以来，来源原则被档案界誉为档案整理的至善原则。传统实体档案考虑到唯一性特点，通常采取来源原则进行分类。但在实践中，从分类层次上看，来源原则更多地适用于最高层次的分类，比如国家综合档案馆往往按照全宗管理档案，但并不适合二级或以下类目的划分；从类别上看，来源原则更多地适用于管理类（文书类）档案的管理，而其他类别的档案特别是专业档案，更适合按照职能或专业进行分类。因此，企业在运用来源分类时，应灵活结合其他分类方法，比如组织机构分类法、主题分类法和职能分类法等。三是积极探索新技术在档案资源分类体系中的应用。当前，知识图谱、关联数据、智能分类技术日益成熟，在数据分类、政务信息资源分类领域中不断应用。企业档案部门可以借鉴并吸收好的做法，但保持业务与档案的有機联系仍然是档案资源分类需要坚持的基本原则。例如将可视化技术运用到建设项目档案资源分类体系中，从项目阶段、工程性质、专业、参建单位、地理位置等不同维度立体展现档案资源，实现数字工程与工程档案之间的有机关联和可视化展示，构建项目档案资源的全景式知识地图。

注释及参考文献：

[1]中国石油档案馆.中国石油档案管理手册（2020版）[M].北京：石油工业出版社，2020：18-21.

[2]陈瑛，王英玮.档案分类中几个重要问题的思考之一——档案分类的地位和价值、档案分类规则的完善与发展[J].档案学研究，2015（6）：41-45.

[3]马林青.基于职能的文件分类：理论、方法与实践[M].杭州：浙江大学出版社，2014：95-130.

[4]吕文婷，吴建华，孙明霞.港口建设项目档案分类依据分析与方案设计[J].档案与建设，2018（11）：30-34.

[5]王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学[M].4版.北京：中国人民大学出版社，2015：13-19.

[6]李琼.对《中国档案主题词表》未能广泛使用的几点思考[J].城建档案，2016（7）：95-97.

[7]原万红.《工业企业档案分类试行规则》应当进行修订[J].北京档案，2009（1）：31-33.

作者单位：1.中油国际管道公司2.中国石油天然气集团有限公司