韩婧

摘 要：在集团不断发展的过程中，企业档案资料是非常重要的资源。随着现代信息技术快速发展，集团档案数字化管理的重要性逐步凸显出来。通过强化集团档案的数字化管理策略，有效提升集团档案的数字化管理效率，为集团的发展战略实施提供重要的數据资源。本文通过具体论述集团档案的数字化管理意义，并根据实际情况提出集团档案的数字化管理策略，以便让集团档案的数字化管理水平得到有效提升。

关键词：集团;档案;数字化管理

集团整体信息化建设并非一蹴而就的事情，而是一项充满风险与挑战的系统工程，需要有一个长远的规划和有效的实施策略才能规避各种风险，以最小的成本获得信息化的最大收益，为集团的快速发展和腾飞插上信息化之翼。档案管理是集团管理工作中非常重要的组成内容，对推动集团发展具有重要的指导作用[1]。因此，通过创新档案管理模式，有效提升集团档案的数字化管理水平，切实保证集团档案资料的完整性和可靠性，便能够让集团档案资料更好的服务于集团发展。

一、集团档案数字化管理的意义

首先，通过加强集团档案的数字化管理，能够有效提升集团档案的管理水平。在集团档案的日常管理过程中，通过合理采取数字化管理方式，不但能够让集团档案的整理、归档和存储效率得到提升，而且还能够为集团档案资料的利用提供良好的便捷条件，从而更好的满足集团内部的发展需求。

其次，通过加强集团档案的数字化管理，有利于集团档案资料受到自然灾害的损害，切实保证集团档案管理的质量。

再次，强化集团档案的数字化管理，能够简化集团档案管理的流程。通过充分利用数字化技术，将集团的档案资料及时有效的进行归档，并灵活的借助数字化系统进行集团档案资料处理，让集团档案的数据录入工作明显减少，从而让集团档案管理的流程变得更加的简化。

最后，强化集团档案的数字化管理，有利于档案信息使用者借助档案系统查询所需要的信息资源，有效避免集团档案的数字化管理受到时间与空间的限制，这样不但能够让集团档案资料的管理品质受到保证，而且还有效减少了集团档案资料装订所需要的时间，为提升集团档案的数字化管理效率奠定了坚实的基础[2]。

二、集团档案的数字化管理策略

（一）制定完善的档案管理制度，保证档案数字化管理效率

为了能够最大限度提升集团档案的数字化管理效率，便需要集团档案管理的负责人根据实际情况制定科学合理的档案管理制度。其中，在制定集团档案管理制度的时候需要涉及到数字化档案的日常管理制度、数字化档案管理工作制度、数字化档案查询制度和数字化档案的保密制度，让集团档案数字化管理工作在完善的规章制度约束下能够正常的开展，为切实保证集团档案的数字化管理效率奠定坚实的制度基础;其次，构建集团档案的保密制度。在集团档案的数字化管理过程中，由于信息数据技术具有传播速度快的特点，所以导致信息化档案资料面临着安全性的问题，很容易让集团档案资料出现泄密的可能[3]。因此，通过构建集团档案的数字化管理保密制度，充分认识到保密工作在集团档案数字化管理中的重要性，切实做好档案的存储盘保护工作，让档案管理人员的操作更加的规范化，这样便能够有效防止集团档案在数字化管理的过程中受到病毒和黑客的入侵，最大限度提升集团档案的数字化管理水平。

（二）建立健全集团档案数据库，统筹整理集团档案信息

集团档案资料的数据库在集团档案数字化的管理过程中发挥着非常重要的作用。因此，为了能够最大限度提升集团档案的数字化管理水平，便需要在集团档案的数据化管理过程中构建良好的档案数据库。首先，应该建立良好的档案资料目录数据库。档案资料的目录数据库主要涉及到集团档案的检索利用、专题目录数据库和全文数据库建设几个方面。通常在建立档案资料目录数据库的时候，应该严格遵循相关的标准和规范进行集团档案资料信息编目，并合理的将这些档案信息导入到数字化的档案管理系统内，再充分借助计算机对集团档案资料进行管理、统计和检索[4]。其中，紧密结合集团档案的管理制度和日常档案分类管理标准，逐步构建起文书档案、数字化图纸和项目开展前期的档案目录数据库，并根据不同的档案资料特性建立多个数据库表，这样便能够保证集团档案资料的使用者能够很快速的进行档案资料检索，让档案资料的查找率得到最大限度的提升。同时，还应该根据国家的三级目标表格修改档案编目，合理设置字段的类型和长度、排序规则、档案规则等，从而最大限度提升集团档案资料的检索准确性。

（三）打造档案信息化共享平台，建立良好的档案数字化安全体系

为了有效保证集团档案的数字化管理效率，便需要在档案资料实现电子文件全检索的基础上构建网上信息资源共享平台。例如，通过在集团档案数字化管理的过程中建立业务数字化系统、办公自动化系统，逐步构建起完善的档案数字化安全管理体系，让集团内部的各个部门之间能够共享资源，以便能够真正实现集团档案资料使用率的最大化。其中，可在集团的首页上建立档案管理主页，并合理的将相关的档案资料信息上传上去，以便于集团内部广大用户进行业绩和人事信息查询，或者是进行全文检索，这样便能够更好的满足集团人员对档案信息使用的需求。同时，通过构建良好的档案数字化安全管理体系，切实保证档案信息的安全性和完整性，并切实对一些机密的信息设置加密权限、员工查阅权限和信息资源共享权限，明确集团档案资料的共享范围，有效减少集团档案资料信息发生泄漏的现象，从而让集团档案的数字化管理水平实现最大化。

总之，通过将数字化技术合理的应用到集团档案的管理过程中，合理构建档案管理数据库，打造良好的档案信息共享平台，构建完善的档案数字化安全体系，便能够更好的满足当前集团档案管理工作的需求，让档案管理的水平切实得到提升。只有这样才能够让档案资料更好的服务于集团发展。

参考文献

[1]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理，2019（4）：56-57.

[2]邱巧艳.大数据时代企业档案管理的实物与声像档案数字化管理分析[J].知识经济，2019，000（003）：99-101.

[3]郭威，王建永，李颖，等.基于B/S技术的企业员工档案信息化管理系统设计[J].电子设计工程，2019，27（06）：156-159.

[4]王辉.大数据环境下档案数字化成果在企业开放利用的管理难点和要点[J].卷宗，2019，009（005）：58-59.