吴启瑞

摘 要：近年来技工学校学生相关资料与信息越来越多，对学籍档案管理提出了更加严格的要求，而传统学籍档案管理理念与方式已经落后，难以满足实际工作需要，因此，提升学籍档案信息化管理水平具有重要意义。本文首先简述学籍档案信息化管理的必要性，然后分析了学籍档案信息化管理中的实际问题，最后提出了提升学籍档案信息化管理水平的措施。

关键词：技工学校 学籍档案管理 信息化

技工学校学籍档案如实记载了招生录取、教学科研、学籍管理和毕业就业等信息，并通过文字、图像和声像等保存下来，能够为学生就业和用人单位选拔、任用、考核提供可靠依据。学籍档案是技工学校学生毕业后的重要凭证之一，其作用是无法取代的。这就要求技工学校充分掌握学籍档案特点和规律，科学合理管理，加快信息化建设步伐，真正发挥学籍档案应有的作用。

一、学籍档案信息化管理的必要性

（一）减少浪费，提升学籍档案信息存储量和管理效率

一是在技工学校学籍档案管理中采取信息化手段，如电子信息技术、计算机技术、数据库技术和多媒体技术，能够提升管理效率，为学校相关工作的开展创造良好条件。在学籍档案管理中合理运用各种现代技术手段，不仅可以让管理工作效率得到提升，也能实现学籍档案的快速查询与利用，保证了学籍档案的完整性与真实性。同时也能节约大量管理费用，利用计算机存储档案减小了占地空间，有利于最大限度地发挥出学籍档案的作用。

二是可以在技工学校学籍档案管理中采取信息化手段。一方面，这样利于将大量纸质、实物、图片等档案电子化，增加了信息存储密度，技工学校学籍档案存储量显著提升。另一方面，还可以增强学籍档案归档的准确性。随着技工学校教学改革的深入，以及学生规模的扩大，学籍档案的类型、内容都发生了深刻变化。构建技工学校学籍档案信息化管理模式，实现归档、保存、查询、利用的信息化和自动化，增强技工学校档案收集、分类、立卷、编目工作的准确性，有利于技工学校学籍档案信息的挖掘利用。技工学校学籍档案管理对教学、管理和就业具有重要的指导意义，利用信息技术管理纸质、图片等传统档案资源，实现信息资源查询利用的自动化，对档案信息资源共享和利用具有积极的现实意义。

（二）解决传统学籍档案管理局限性问题

学籍档案是技工学校学生升学、就业和教学成果展示的关键载体之一，通过提升学籍档案信息化管理水平，有利于真正发挥学籍档案应有的作用，达到信息资源共享的目的。通过将信息技术应用到技工学校学生学籍档案管理中，建立专门的学籍档案管理网络，将各个阶段与部门管理的学籍档案进行整合，可以为今后的查询与利用提供便利，解决传统学籍档案管理局限性问题。在实现学籍档案管理信息化以后，不管是技工学校管理人员还是全体教职工，都能够实现档案资料的在线查询，让教学质量的评估有了可靠依据。

（三）保证了学籍档案的完整性

以前，技工学校在学籍档案建档、移交等方面，会投入大量人力，开展纸质材料收集与汇总工作，通过各部门审核、签字与盖章后，由学籍管理部门统一保管与利用。这样需要很长的时间才能完成全部工作，由于是人工进行处理，容易在学籍档案整理与移交中出现差错，给学籍档案真实性与完整性带来了不利影响。但是实现学籍档案信息化管理以后，能够利用计算机网络技术快速收集、整理学籍档案，实现永久保存与利用的目的，让技工学校学生信息变得更加完整。

二、学籍档案信息化管理中的实际问题

（一）重视程度不足，管理分散

由于学籍档案作用发挥有着潜在性、滞后性等特征，学籍档案管理投入与成效无法同时显现，一些技工学校对学籍档案的重要性认识不到位，忽视了加强学籍档案管理工作的重要性。时间一久，学籍档案办公设备老旧，不能及时更新，在人员配置、场馆面积和经费投入上也難以满足实际需求。此外，一些技工学校领导也没有意识到信息化建设的重要性，对学籍档案工作缺乏足够的支持与重视，这些都影响着学籍档案信息化管理水平的提升。

（二）档案信息化管理制度不完善

由于技工学校未建立起完善的档案管理制度，导致学籍档案信息化管理工作难以顺利开展。很多技工学校未结合实际情况，没有将《档案法》中相关规定落到实处，导致档案管理制度不健全，也缺乏相应的信息化操作标准。技工学校制定档案管理制度时，没有深入实际开展调研工作，在档案保密制度、电子文件归档管理制度、数字化查阅利用制度、档案鉴定和销毁制度、网络安全管理制度等方面也不完善，未实现规范化与科学化，不能达到约束档案管理人员行为的目的。档案管理人员也未严格执行管理制度，职责履行不到位，各项规章制度不够权威，其操作性也受到影响，难以提升学籍档案信息化管理水平。

（三）标准化建设有待加强

当前一些技工学校学生学籍档案信息化、标准化建设速度很慢，档案信息服务能力不强，共享性也长时间得不到提升。第一，技工学校在学籍档案管理信息化建设过程中，因为有着随意性与分散性的特点，所以给实际工作带来了不利影响。同时，在学籍档案信息化建设过程中未进行统筹规划，各职能部门间协调不到位，存在多头管理、各自为政的问题，不利于学籍档案管理信息化水平的提升。第二，学籍档案比较复杂，涉及内容较多，技工学校各部门独立展开工作，没有将数据结构形式统一起来，通用性不强。第三，应用技术系统更新速度快，标准变化较大，也给学籍档案管理信息化建设带来了阻碍。

（四）投入不足，信息化建设缓慢

随着一些技工学校招生规模的逐步扩大，在学籍档案管理上投入的人均资金就显得不足，档案管理部门在协调部门关系、应用统一管理平台等方面还未做到位，导致学籍档案管理非常被动，也不能实现前端控制的目标，给学籍档案管理信息化建设带来了不利影响。一些技工学校领导思想上的忽视，导致这方面投入较少，不能及时购置计算机、扫描仪、复印件、打印机和除湿柜等设备。

（五）人员配备不足，素质不高

技工学校在学生学籍档案信息化管理建设过程中，因为不注重人才建设，导致很多档案管理人员专业技能不扎实、掌握的档案管理知识较少，不能熟练操作与应用各种现代化设备。学籍档案信息化管理工作的专业性较强，对档案管理人员的要求很高。但是当前技工学校档案管理人员整体素质偏低，未根据时代发展要求积极进行自我提升，导致学籍档案在收集、整理、存储、查询和利用等方面信息化水平不高，也经常出现档案丢失、损坏等问题。这些问题的存在，使技工学校学籍档案信息化建设受到了阻碍，不仅学籍档案管理效率难以提升，也增加了后续开发难度，不能为学校学生管理工作提供有效的参考。

（六）建立新时期技工学校学籍档案共享体系

新时期技工学校学籍档案信息化发展目标应紧扣国家信息化建设这一重大战略机遇，围绕技工学校学籍档案信息资源库建设这一中心任务，突出做好“存量馆藏档案数字化”和“增量档案电子化”工作重点，努力构建涵盖档案信息资源、档案信息服务和档案信息安全保障体系化建设，全面引入现代信息技术在技工学校档案管理中的应用，推动技工学校学籍档案管理信息化水平。此外，要注重理论、制度、技术的创新、升级，逐步建立起符合新时期我国技工教育事业发展特点的学籍档案信息资源共享体系，全面推动技工学校学籍档案信息资源师生、企业、社会等不同主体之间的共享。

三、提升学籍档案信息化管理水平的措施

（一）加强领导对学籍档案管理工作的重视

技工学校领导的重视，是学籍档案信息化管理开展的有效保证。做好学籍档案管理信息化，关系到学校信息化管理水平，关系到技工行业的持续健康发展与社会技能型人才培养的走向，这就需要进一步加强领导，以营造良好的管理环境和氛围。

（二）完善学籍档案信息化管理制度

技工学校要根据《电子公文归档管理暂行办法》《档案法》等相关法律法规，从学生学籍档案管理工作现状出发，采用完善的档案管理制度，让学籍档案管理能够更加规范、科学地开展。在学籍档案管理信息化建设过程中，应该对相关制度与标准不断进行细化，除了要明确责、权等以外，还要在具体部门与人员上落实责任与权利，并要有相应的学籍档案信息化管理操作规程与指导。这样，技工学校学籍档案信息化管理才能有章可循，尤其是进行计算机操作时，应该加大用户账号的管理力度，将保密工作做到位。每位档案管理人员应该有专门的账号与密码，禁止交换使用，也不应随意使用其他可移动存储设备。

（三）增加投入，完善配套设施

近年来技工学校建设与发展速度很快，特别是在实施扩招政策以后，每年招生数量日益增长，这也对技工学校办学承载能力有了更高的要求，同时也加大了学籍档案管理的难度。 这时，以往手工操作模式显得非常落后，与学籍档案信息化管理要求不符。这需要技工学校对学籍档案管理信息化建设的意义有足够的认识，从实际发展出发，科学合理地进行规划与调整，在资金上增加投入，将先进技术设备配置齐全，让学籍档案信息化管理具备良好条件。技工院校也要重视学籍档案管理软件建设，与企业加大合作力度，在功能配置上进行延展，不断提升一体化和标准化水平。同时要赋予相关职能部门一定的权利，对数据信息资源共享共建，实现对全文的存储与检索。

（四）注重学籍信息资源建设

在学籍档案管理系统中要以学籍信息为主，技工学校根据学籍档案形成的各个时期情况，采取“存量数字化，增量电子化”模式，加快学籍信息资源建设步伐。第一，对于以往的学籍档案来说，要形成涵盖学号、姓名、性别、学校、专业、入学与毕业时间等信息的学籍档案数据库，还要在数据库内录入信息，与成绩、课程等数据库形成关联。此外，还要对纸质学籍档案开展数字化扫描工作，将学号、姓名等和学籍目录数据对应，这样除了有利于实现对学籍档案的快速检索以外，还可以将所有学籍信息内容展示出来。第二，对于存储在系统内的学籍信息数据，要在各系统建成标准的数据接口，达到共享数据的目的，在学习管理系统内直接导入各个学籍信息，防止出现二次录入的现象。

（五）加强学籍档案信息安全管理

技工学校在学生学籍档案信息化管理过程中，受到人为因素与技术因素等影响，容易出现安全问题。为了提升学籍档案管理的安全性，应该从内因与外因上做好防范工作。在内因上需要档案管理人员严格根据规范操作，具备較强的档案保密意识与安全意识，避免将学籍信息随意发布在档案网站上，且对已发布的信息需要严格审查与管理，避免发生泄密的问题。对光盘、硬盘和磁盘等学籍档案信息存储载体，应该保证其性能较好、质量较高，同时根据存储介质要求做好维护工作，加强对温度、湿度的控制，避免人为原因让介质出现损坏。在外因上应关注网络环境与破坏程序等，通过对访问控制、加密签署、防火墙、漏洞扫描技术和入侵检测等手段的运用，做好学籍信息安全防范与保护工作。

（六）培养更多信息化专业人才

技工学校要想提升学籍档案信息化管理水平，需要有一支素质高、能力强的队伍。在应用大数据、云计算等过程中，学籍档案管理也遇到了很多挑战。对档案管理人员来说，应该掌握丰富的档案管理知识，懂得先进技术与设备的操作方法等。第一，技工学校领导者与决策者应关注人才队伍建设，采取教育、培训和交流等方式，提升档案管理人员综合素质与能力。第二，技工学校学籍档案管理人员应该保持高度责任心，充分认识到自身责任，认真学习信息技术，不断在知识体系上进行完善。第三，做好对档案管理人员的培训与再教育工作，促使其更快学习与掌握新知识和新技能，注重在知识面上进行拓展，这样才能更好地做好学籍档案信息化管理工作。

四、结语

总之，学籍档案完整、真实地记录了技工学校学生在校期间各项活动的情况，对学生今后的学习与工作有着至关重要的影响，应当引起我们的高度重视，应加快学籍档案管理信息化建设速度。在信息网络技术快速发展的今天，我国社会各个领域也逐步实现了信息化，将现代信息技术应用到学籍档案管理中，可以提升其管理水平，确保学籍档案价值真正得到体现。对此，技工学校应该从实际情况出发，解决学籍档案信息化管理中的问题，为学籍档案查询与利用创造更加有利条件。

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（作者单位：忻州市高级技工学校）