杨思思

摘 要：随着计算机和互联网技术的不断发展，我国也进入到了信息时代，档案信息资源成为了新时期最为重要战略资源之一。本文在论述档案数字化优劣势分析的基础上，探讨了其特点，提出增强档案数字化管理工作的相关建议。

关键词：数字化档案;优劣势;特点;建议

一、引言

在我国科学技术水平不断提升的背景下，以往的档案管理方式已经不能再满足时代发展要求，在档案管理工作中必须实现对信息技术的合理应用，促进档案管理可以面向数字化的方向不断发展，这也是档案管理满足时代发展要求的重要举措。因此，对于相关的档案管理部门而言，在信息时代发展环境下迎来了更大的机遇和挑战，这就需要相关部门对当下所面临的工作任务和工作环境进行全面了解，从而对现有的管理方式进行不断优化和完善，不断推进档案管理数字化进程，最终形成更加科学先进的档案管理方式。

二、档案数字化的优、劣势

随着我国科学技术的不断发展，电子信息技术已被越来越广泛的应用在人们工作生活中，在此背景下，数字档案应运而生。档案数字化管理是将传统档案管理方式与计算机信息管理方式相结合，充分利用多媒体、通信以及网络技术将传统档案信息建立成信息数据资源库，并对其进行管理的过程，因此档案数字化管理的信息库具有海量信息资源，能够在不同时期、不同情况下满足档案使用者的各种需求。

总结来说，档案数字化管理工作具有以下优势：第一，与传统档案的纸质档案信息不同，数字档案的信息都是通过光盘和储存器的形式进行储存的，因此档案的数字化形式能够减少大量的资源浪费、减少占地面积，节约了档案的制作成本和储存成本。第二，对档案实施数字化管理后，使用者想要查找、阅读资料十分便捷，只需要在计算机中输入查找范围，甚至输入查找的关键字，就能快速锁定档案内容，有效获得所需的档案资料。第三，借助于互聯网技术，能够及时将档案资料进行上传，实现档案资源共享，方便对档案的管理，减少资源的浪费。

虽然档案数字化管理具有众多的优势，但同时它也存在着很多不可忽视的问题。例如档案数字化管理具有的安全隐患，计算机是实现档案数字化管理的主要载体，计算机软件却很容易沾染病毒或者被网络黑客攻击，一旦发生上述事件，整个计算机系统就可能瘫痪，给档案管理造成巨大的影响，甚至有可能导致珍贵的档案资料丢失。另外，档案的数字管理工作目前还没有统一的管理规范，容易在管理程序中出现混乱，且档案管理工作人员个人素质良莠不齐，这样就会增加操作计算机过程中的人为操作失误风险，给档案电子化管理工作造成阻碍。

三、数字化技术特点分析

数字化技术属于计算机技术的的范畴，目前，数字化技术在各个领域的应用较为广泛，数字化技术具有较强的优点，主要体现在以下几方面。

（一）依赖虚拟化载体

数字化技术主要利用各类信号进行数据和信息的加工、传输和存储，信息和数据的载体需要依赖大容量的计算机内存，还包括一些服务器和光盘、磁盘等，数字化技术需要依赖计算机设备进行查阅和处理，从这个角度上讲，数字化技术也是一种虚拟化技术，这也是数字化技术的重要特点。

（二）档案利用率高

传统的档案管理方式通常采用纸质作为主要载体，并且大多的保管场所多是档案馆和档案室，由于档案资料存在储存量大、集中的特点，如果档案管理人员没有做好相应的管理，当需要查阅相关资料时，使用者需要花费较大的精力进行查找，给使用者造成了极大的不便。将数字化技术应用到档案管理工作上，档案管理人员会事先将相关资料传输到计算机系统中，并做好相应的分类工作，这可以使查找工作更加省时、省力。通过计算机系统使用者可以快速、精确地查询到所需的档案资料。数字化技术的应用不仅使档案的利用效率大幅提升，还提高了档案管理人员的办公效率。更为重要的是，使用者可以不受时间和地域的限制，使资料查阅更加快捷。

（三）信息处理快速

数字化技术的另一个显著特点是信息处理速度，数字化技术以快速的处理和传递信息为优势，在短时间内，信息和数据的传输共享由数字化技术来完成，计算机高速处理能力十分明显，对信息数据的处理速率决定了数字化技术的强大优势，这也十分符合档案管理信息化的要求。

（四）安全性高

对档案的传输实行信息化管理，将文件的传输方式由纸质传输转变为文件传输，不但大大提升了档案的传输速度，而且有效地确保了信息的安全性。在确保安全性的前提上增强了档案存储的稳定性，延长了信息的储存时间，并且最大程度地降低了外界环境变化带来的影响。使用文化作为传输载体，不但减少了纸张的浪费，而且文件还存在多个方面的优势，首先使用文件作为传输载体，增强了传输形式的多样性;其次文件作为传输载体，易于随身携带;最后文件形式便于查阅和管理。对已经完成的档案资料进行整理和扫描，并将其录入到档案管理系统，有利于实现信息资源的进一步开发，并加快了资源共享的进程，从而为后续工作的开展提供了便利。利用计算机技术可以实贯穿每个环节，并大大减低了各项工作难度，同时也大幅度缩减了工作时间。如果存在档案资料需要修改的情况，可以直接使用计算机进行操作处理，迅速地寻找到目标文件，立即对其进行修改。同时档案的查阅和统计均可以在计算机上完成，有效地提高了办公效率。

四、增强档案数字化管理工作的相关建议

（一）构建档案专题的信息采集与建库

通过开展档案专题信息采集与建库工作，可以对档案数字化建设起到非常重要的完善作用，并且在此基础上保证档案数字化工作具有一定的专业性，这对于档案数字化建设工作开展起到了非常重要的推动作用，只有这样才能保证数字化档案建设工作可以实现更加全面的发展。加强档案数字化建设工作，有助于档案管理人员对档案信息进行更加全面的分析与掌握，最终实现对档案资料的大量整理，使整个档案建设工作体现出一定的数字化与信息化特点，从而为相关单位以及使用人员提供大量的信息数据，保证整个档案建设工作可以更加全面高效的开展。

（二）做好数字化档案精准管理

与传统档案管理相比，数字化档案管理工作更为简单、方便、快捷，但是对细节的重视程度有所提高，若是数字化档案文件没有得到有效处理，就很有可能会导致文件丢失、损坏，影响档案管理质量。因此，在今后事业单位必须要展开档案的精准化管理。一方面，应该完善管理制度，对档案管理的书面化、全面化、同步化、专业化给出具体的要求，文件从形成、收集、整理、审核、归档、移交的各个环节，其工作规范、内容都要更为明了;另一方面，要设立专职档案员的这一职位，同时，明确岗位的工作原则与职责范围，配合责任追究制度，一旦发现问题应追究责任人的工作疏忽，避免到时候出现责任推诿的情况，同时，能够促使人员之间形成相互监督的工作氛围，为精准化管理的实现打好基础。

（三）完善数字化档案扫描工作

数字化扫描工作就是将纸质档案信息内容通过扫描设备转化为电子影响信息，并传入计算机设备进行储存的过程。在进行信息扫描时候需要对扫描接受内容进行反复核查，不能出现漏扫或者重复扫描的情况。在完成扫描工作后还需要对档案信息加以整理，按照信息的时间和类型就行分类归纳，如果在此过程中发现错误，要及时更正和处理。

（四）運用现代化管理手段

现代化管理手段主要是指数字虚拟技术、高微缩技术、智能技术等，随着科技的快速发展，这些现代化技术在各个行业中的应用日益广泛。就事业单位档案管理工作的特点来看，事业单位可以引入密码技术、面部识别技术、指纹技术等，来提高文件管理的安全系数。第一，可以建立专门的档案室，用于存储纸质档案、档案硬盘，进入查阅的人员必须要通过指纹识别、面部识别以后才能够进入，避免外人进入档案室窃取、修改、随意查阅档案;第二，数字化档案则是可以利用密码来实现保存，对于需要共享的档案也应该做好加密处理，只有输入正确的密码才能够查阅，最大程度上保证数字化档案管理工作的有效性;第三，可以引入智能技术，配合声音识别技术，可以通过声音来直接调取档案，减少中间环节可能会出现的差错，降低档案管理工作难度，为更好地实现数字化档案管理工作创造有利条件。

（五）培养档案数字化专业管理人员

目前，国家已经对档案数字化建设工作引起了高度重视，所以很多高校逐渐开设了档案管理专业。档案数字化建设工作必须由专业的人员来操作，因此，需要全面落实档案管理人员的培训工作，保证每一个档案管理人员可以全面了解管理方法、技术以及数字化建设内容等。首先，应该提升档案管理人员自身的技能水平，只有这样才能为档案数字化建设工作开展提供良好的基础条件。另外，还应该培养档案管理人员具备一定的管理能力，这样在档案数字化建设过程中才能将自身的执行作用充分发挥出来，主动投入到档案工作中，从而不断加快档案数字化建设进程。

五、结语

将档案数字化管理代替传统的档案管理模式，不仅提高了资料信息的安全性，还有效地提高了档案管理人员的办公效率。通过档案数字化管理系统可以实现资料的快速查阅，并且使用文件作为传输载体，方便携带，同时文件还具有较大的流动性。档案数字化管理的实现，有利于实现档案管理信息资源的开发。随着我国数字化档案管理的不断完善，越来越多的企业都放弃了传统的档案管理模式，开始使用档案数字化管理模式进行企业的内部管理。

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