欧艳芳

摘 要：文书档案保存单位存续期间所有的基础数据，记录着单位的历史发展过程、各项管理事宜，单位的正常运转离不开文件凭证，这些文书档案内容是单位经营管理与角色的重要凭证与参考依据。目前，仍然有很多单位不重视文书档案管理工作，或者投入的物力、精力和财力远远达不到管理标准等问题。对此，提高文书档案管理的效率应该予以高度重视，以此为中心，就文书档案管理的发展现状，提出针对性的建议是本文重点分析的内容。

关键词：文书档案 管理效果 工作效率

中图分类号：G275.2  文献标识码：A    文章编号：1003-9082（2020）08-00-01

文书档案管理工作，应该注重系统性原理及其与周围环境之间发生的相互作用机制问题，以及文书档案管理的各个组成部分与周围环境之间产生作用的综合化过程，从系统优化角度提高效率，是高效率管理的根本目的与动力。随着市场环境的发展变化，文书档案管理工作对企事业单位发展的影响作用也越来越明显。

一、文书档案管理的作用

1.为企事业单位提供信息检索服务

市场经济机制作用下，市场环境与经济体系建设正处于发展过程中，企业事业单位在我国国民经济体系中扮有重要的角色，对推动我国社会经济发展具有积极的作用。文书档案管理工作涉及的内容较为繁杂，如银行信息、下属机构、各项业务流转信息等，为单位工作的顺利展开提供保障，同时为社会工作提供一些必要的信息检索服务。

2.推动国家档案管理工作的顺利展开

事业单位从成立到注销的整个环节中，所涉及的所有信息均记录在文书档案内。事业单位存续期间的各项适宜及其工作内容均真实记录在文书档案资料中，这些档案是检查管理部门判断事业单位守法行为的依据。对此，事业单位文书档案管理具有法律凭证的效力。再加上事业单位的工作性质是促进社会的和谐与发展的部门，文书档案管理资料应该保存完整，是记录某一历史时间段及区域发展的材料，具有客观性与真实性，对促进我国档案管理工作有一定的保障性作用。

二、文书档案管理的发展现状

1.管理理念较为落后

文书档案管理工作是与时俱进的，而不仅仅是简单存放档案工作，其还与今后的社会服务有直接关系。因此，文书档案管理工作应按照一定的管理原则、工作流程进行，对于信息量或存量较大的文书档案资料应做好序列编号，便于今后查找、检索与文档提取工作，这也是企事业单位应该重视文书档案管理的必要性原因。目前，事业单位文书档案管理的前期工作量较为巨大，或者一些单位格外重视收藏部分，对文档的检索与搜集工作部分所付出的精力还不足以实现信息化管理目标，在很大程度上还造成了单位资源的浪费，以上这些都是文书档案管理理念问题所产生的结果。

2.电子化应用水平较低

一部分企事业单位在文书档案管理上仍然停留在手工操作技术水平上，应用电子化文书档案管理机能较低，无疑增加了文书资料的收集整理与查阅储存的工作量。互联网技术的发展，“互联网+技术”被广泛应用在社会生产生活的各个领域中，但是文书档案管理在电子化应用低水平，严重阻碍了企事业单位的信息共享与流转效率，使得文书档案的管理价值没有充分发挥出来。

3.检索效率较低

文书档案是一种数据库形式，信息检索效率直接影响企事业单位在某项事宜上的管理成果。但是，不乏一些单位仍然采用手工检索方式，计算机检索利用率较低。另外，一些单位文书档案管理虽然开发或已经开始应用检索工具，但是仍然以手工检索为主，对于注重量化而非质化上的改变，自然会影响到文书档案管理效率的整体水平，进而影响到整个单位的工作进展与未来发展空间。

三、提高文书档案管理效率的路径

1.提高文书档案管理工作的思想意识

文书档案管理是“沉默”证据，对于进行某项事宜的追查、信访、解决历史遗留问题等有着举证的作用。另外，文书档案工作也是规范权力运行的参考依据。规范事业单位工作的权力运行，进而保证工作的公平化与透明化，是各个单位要做好的事情。文书档案管理工作是记录行政权力的流程的“文本化”监督载体，同时也是业务扩展与建设的参考资料。机关事业单位的文书档案管理业务，相对于前沿性事业建设业务来说，扮演着支持性角色，很容易被忽視。但是其对于企事业单位的决策性依据作用，仍然是不可忽视的。

2.强化文书档案管理工作人员的素养

第一，给予文书档案管理工作人员可以选择的培训机会，提升其思想认识水平，与时俱进、开拓创新，增强其管理服务意识。第二，在人员聘用层面上，应对其专业素养、学习能力与责任心等方面提出一定的要求，其自身具备扎实的理论知识，能够主动适应与学习档案管理的各项内容，面对困难能够以积极、正确的心态去面对，在岗位上恪尽职守。第三，企事业单位定期组织文书档案管理工作人员参加培训与课程学习，根据时代发展与单位要求，不断提升管理人员的职业道德与专业素养，进而保障管理效率。

3.建立健全数字化安全保障性管理系统

文书档案管理工作从数字信息化角度进行改革，不能完全照搬照抄其他单位的文书档案安全保障性管理系统，应结合单位经营性质、管理目的、工作范围等选择合适的主机运行系统，应首先从主机物理运行环境与操作安全性两方面进行着手，同时增加病毒防护、防火墙、访问权限、加密技术等网络安全建设，以及注重文书档案的电子数据库安全管理工作。从硬件与软件两个维度建立健全数字化安全保障性管理系统，辅之以安全管理机制，从整体上落实文书档案管理工作的数字化信息安全，进而保证管理效率的前提下，能够使得档案信息各个流转环节的安全性与便捷性。

结语

综上所述，社会经济的快速发展，“互联网+”技术被广泛应用到社会行业各个领域中，给文书档案管理工作带来了严峻挑战的同时，也将面对着时代发展机遇。文书档案管理工作应从企事业单位实际情况出发，实事求是地认识到文书档案管理工作对保障各项工作的积极意义，进而从思想意识、人才管理、信息化角度上改革档案管理工作，在充分发挥文书档案管理工作的应用价值基础上，使得工作效率不断地获得提高。

参考文献

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