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浅析加快推进数字档案馆建设

2020-09-09张庆美

办公室业务 2020年8期
关键词:档案馆数字化建设

张庆美

【摘要】随着网络时代的到来和信息技术的不断发展,对传统档案馆提出了更高的发展要求。传统档案馆必须改变以往的管理模式,利用电子设备和网络设施打造数字档案馆,更好地满足人们逐渐增长的档案信息资源需求。本文将从数字档案馆的概念、优势和如何建设数字档案馆三方面来进行阐述,希望能对档案馆数字化建设起到参考借鉴作用。

【关键词】数字化;档案馆;建设

一、数字档案馆的内涵

数字档案馆不仅要求档案馆实行计算机和网络操作将海量的馆藏资源全部实现数字化,提高档案信息资源的检索速度,保证所需档案信息资源的查全率和查准率,保证档案信息资源存取的网络化和自由化,打破时间和空间的限制,实现档案信息资源的高度共享,而且要求档案馆能够提高档案信息资源的开发程度,从多个角度组织、建设档案信息资源,实现档案信息资源的定向、主动推送服务,扩大档案信息资源的服务范围,提高档案信息资源的服务质量和服务水平。

数字档案馆要将传统档案馆的“收”“管”“用”更好地结合在一起,通过数字化的操作实现电子文件的归档,并把传统的纸质档案进行数字化处理,加强网络档案信息资源的收集。在新时代背景下,档案的收集不再只是单纯的部门之间的移交,各个档案部门自身要意识到主动收集的重要性,关注电子文件的及时归档问题,注重对散落在网络上的各种档案信息资源的收集和整合。数字档案馆对档案的管理更加便利高效,但是在档案信息资源的管理过程中,必须要注意档案著录的标准化、统一化、规范化,只有制定切合实际的电子档案管理办法,才能简化档案管理的过程,优化档案管理流程,完善数字档案管理的效果,提高档案信息资源的利用率。数字档案馆的利用不同于传统档案馆,必须在规定时间内、在指定范围才能查询使用,数字档案馆通过网络可以扩大档案信息资源的传播范围,提高档案信息资源的利用率,让信息用户不受时空的限制,通过网络自由获取所需的档案信息资源,提高档案信息资源的服务水平,改善档案信息资源的服务效果。

数字档案馆虽然可以更方便快捷地整合、开发、利用档案信息资源,但是高度开放的网络环境也对档案馆提出了更高的要求,要重视档案信息资源的安全性。档案信息资源不同于其他信息资源,要考虑到档案信息资源的特性,做好信息的安全保密措施,避免涉及隐私、知识产权和国家安全信息的泄漏和破坏,给国家和社会造成不良的影响和后果。档案馆在数字化的建设过程中,不仅要加强对硬件设施的维护和升级,保证物理环境的安全,还要考虑到软件系统的安全性,做好档案信息资源的安全保护,保证档案信息资源的保密管理。

二、数字档案馆的优势

数字档案馆不仅具有传统档案館所具有的提供法律效力的凭证、决策依据、先进经验,传播文化和知识的作用,数字档案馆信息传播不受时空限制的特性使得档案信息可以在更广范围内发挥作用,扩大档案信息资源的影响力,提高人们的档案意识,进而注重档案资源建设,推动档案事业健康发展。

数字档案馆可以实现管控一体化,提高处理电子文件的工作效率,实现对电子文件全生命周期的管理,从电子文件的产生、处理、保存、传播、利用进行全程的控制,从而实现对档案信息资源的科学化和现代化管理,通过统一规范的标准化处理,简化电子文件处理的不必要程序,提高电子文件的科学管理程度,保证电子文件的正常流转,实现对电子文件的实时处理,使得电子文件处理过程透明化,便于对电子文件进行实时跟踪和有效管理,有利于保证电子文件的真实性和完整性,提高档案信息资源的利用效率。

数字档案馆的网络化服务可以扩大档案信息资源的服务范围,深化档案部门的服务职能,只有数字化和网络化才能实现档案信息资源在更大范围内的共享,实现大规模、广范围的社会化档案信息资源服务。档案信息资源只有借助于网络,才能超越时空的限制,实现档案信息资源的交流互动,将分散的档案信息资源有效连接在一起,将相关的档案信息资源整合在一起。

数字档案馆可以更好地整合档案信息资源。网络改变了世界,将地球变成了一个全球村,同时网络也对档案界产生了巨大的冲击和影响。通过网络可以将分散在世界各地的档案信息资源集中在一起,一定程度上可以避免档案收集不全的问题,减少档案收集过程中的各种困难。全球性的信息资源共享在很大程度上取决于档案信息资源是否能够实现数字化,通过网络得以传播、分享、利用。只有建设数字档案馆才能提高信息资源的共享,让人们共享信息,构建共同的社会记忆,从而加强世界的联系。

三、建设数字档案馆

数字档案馆的建设必须依靠高新技术的支持,不仅要有海量数据存储技术,还要有档案信息资源自动分类和标引技术、数字挖掘技术、智能检索技术和安全保护技术等等,应用核心科技打造数字档案馆是档案馆未来发展过程中的重要举措。数字档案馆的现代化和科学化水平在一定程度上取决于网络信息技术和计算机技术的支持,只有高技术含量的数字档案馆才能真正摆脱传统的档案管理方式,适应网络时代的需求,采取自动标引和分类技术,减少人工繁重的工作量,运用各种检索软件,提高档案信息资源的检索效率,保证数字档案馆的服务质量。

数字档案馆仅依靠技术不可能达到优秀档案馆的标准,要想做好数字档案馆的建设工作,不仅要靠信息技术和网络手段来保证,还要由专业人员来完成操作。先进的技术和高效的软件只是建设数字档案馆的工具,一切还要依靠人来完成,这就需要懂得运用高新技术的专业人才参与到数字档案馆的建设中,加强档案部门工作人员与信息技术部门人员的合作,才能在清楚馆藏资源、了解档案馆现实的基础上对档案馆开展合理的数字化建设。只有技术人员的参与,虽然能够推动数字档案馆的建设,但是不能充分考虑到档案馆的实际情况;而档案专业人员很有可能自身的网络应用技术和计算机操作水平不够灵活,虽然了解档案工作,清楚档案馆情况,面对复杂的技术却无从下手,这就需要档案部门人员努力提升自身水准,加强对网络和计算计技术的学习和掌握,树立终身学习的信念,同时要坚持走出去,加强与其他部门的合作,携起手来共建数字档案馆。

数字档案馆的建设不仅要有技术和人员的支持,更为重要的是操作的规范化和标准化,档案管理一定要坚持标准化管理,只有做到了统一的要求,才能便于对档案信息资源进行开发利用,在档案信息资源数字化的过程中必须始终遵循著录标准,规定档案管理流程制度,让档案数字化处理和数据库管理有章可循、有法可依,做到统一化、标准化、规范化、制度化,只有档案信息资源处理过程规范化,才能方便档案信息资源的开发利用。制定相关的规定和制度是建设数字档案馆的重要举措之一,只有制度完善,才能保证档案数字化工作顺利开展,才能建设高水平、高质量的数字档案馆。

数字档案馆建设并非一朝一夕可以完成的,档案馆的管理者和决策者必须认识到这个任务的艰巨性和长期性,做好思想准备,制定详细的规划,把数字档案馆的建设纳入档案馆的工作考核之中。管理者们必须结合自身的实际情况,充分考虑到数字档案馆建设中的优势和劣势,重点和难点,注重信息技术和网络手段的运用,加强档案专业人才的培养,并与各业务部门加强合作,推动数字档案馆建设。要完善数字档案馆建设的制度和规范,有计划、有目标地建设,避免盲目重复建设,浪费不必要的人力、物力和财力,加快完成数字档案馆建设。

四、结语

建设数字档案馆是推动档案事业不断发展的重要举措之一,也是提高档案信息资源共享效率、扩大档案信息资源传播范围的主要手段之一。在信息技术和网络技术迅猛发展的时代,档案工作者要有加快推进数字档案馆建设的紧迫性,以便使大量的档案信息资源在更大更广的范围内得到利用,实现档案信息资源的社会价值。

【参考文献】

[1]潘连根.数字档案馆的定义及特征——数字档案馆研究之二[J].浙江档案,2004 (4):7-9.

[2]赵屹,陈晓晖.对"数字档案馆"的简单认识[J].档案学通讯,2003 (5):38-41.

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