林雨雨

【摘要】医院包括人事档案在内的综合档案和病历档案都较为复杂，将电子档案应用到医院的档案管理中，不仅能够简化管理流程，还能够节约管理成本，但在我国开展电子档案管理工作中尚不成熟，存在较多不足。本文将探究医院电子档案安全管理中5W理论的实际应用效果。

【关键词】医院电子档案;5W理论;安全管理;档案管理分析

档案管理是医院管理十分重要的管理内容，其中档案管理水平的高低会对医院的服务水平造成直接影响。在传统的档案管理中，医院主要应用纸质管理手段，将诸多的纸质档案放置于专门的储备室内，不仅占用空间较大，且在进行档案的查阅时较为困难。在我国现代信息技术不断发展的背景下，医院管理人员也意识到了档案管理工作的重要性，逐渐将传统的纸质档案管理转变为电子档案管理。而在电子档案管理中，不仅能摒弃传统管理模式中的较多弊端，还能够简化档案管理流程，对于开展档案的实际查阅工作有积极意义。但对于我国医院来说，电子档案管理是新产生的一种管理工具，没有形成体系化的管理方案，基于这种背景，需要在医院开展电子档案安全管理时应用5W理念，这样才能使电子档案更为安全。

一、医院电子档案管理的优势

（一）信息调用与储存。医院内部信息系统在设置初期，其主要功能是保存并提供患者的病程资料，由不同科室进行统一医学影像编号。在患者资料获取完成后，患者的信息会与资料库内患者病史进行自动整合，形成未完成的工作信息列表。医务人员在应用时可以将医院信息系统和医院影像存储与传输系统融合，通过直接调取患者资料的方式进行病例资料收集和诊断，完成医院存储与传输系统和医院信息系统的全面合并，保证在医院内形成患者资料和病历资料实时共享。

（二）患者信息综合查询系统。在进行信息查询时，通过将信息系统和医院资料存储与传输系统相结合，能够调取医院数据库内所有的患者信息，而在检索患者信息时无需一个个进行翻阅，可以采用相应的关键词或标签进行搜寻，大大提高了检索效率。其中关键词可包括患者的姓名、年龄、编号以及性别等，同时这项系统还能够显示出医务人员或科室不同时间段的工作量以及经济效益，保证医务人员在工作过程中能够实时监管医院各科室内的工作状况，明确患者的个体信息，使医院医疗工作顺利开展。

（三）存档系统。在进行信息的存档与移动时，可以将系统内涉及的不同信息利用光盘或U盘等方式进行永久储存，这样不仅能够使原始数据在数据库中得到网络化的保存，还能够使数据保存于移动终端中，这样能够使所有资料进行有效的网络备份，同时光盘或U盘等移动终端体积极小，一个光盘或U盘内的容量可以储存大量的图像资料和患者信息，这样能够大大提高信息的储存效率和调用效率。建议在医院每个科室内留取至少三个移动终端的信息。值得注意的是，由于移动终端不能连接网络，所以在保存完成后，每隔一个月或者每一季度需要对终端内的资料进行一次更新，这样能够保证信息的时效性，但具体更新时间可根据医院的具体运行状况进行合理调整，但至少每年需要进行一次更新。

二、电子档案管理工作对医院发展产生的效益

（一）经济效益。在应用过程中选择医院影像存储与传输系统，能够大大减少医院对信息储存所需求的空间，能够节约储存耗材的相关建设成本，同时有助于提高医务人员的各项工作效率，避免医务人员在进行信息调取时出现长时间的无序劳动，降低了医务人员的工作强度，使科室内的经济效益得到提高。这项管理系统效果良好，能够建立完善的专家网络会诊功能，不仅有助于专家快速诊断患者的病情，还能够改善医院会诊的效率，有助于医院建立良好的形象。

（二）管理效益。在医院应用影像存储与传输系统进行管理时，能够对科室进行有效的信息化管理，大大缩短患者等待报告的时间。而患者在检查完成后的各项基本资料和图像信息能够在医院内部长时间保存，使医疗诊断工作获得足够的大数据，这样能够有效提高病情分析的效率，为医务人员开展后续的诊疗工作提供病例基础。这项系统有助于患者医疗费用的管理，改善医患关系，能够使费用计算更为透明化和公开化，保证患者与医务人员的良好沟通。

（三）诊断研究。在进行系统应用时，这项系统能够合理应用索引图的多种变现形式，进行更为直接的图像对比参考，医务人员可以快速调取患者的不同影像学、病史、用药史资料，能够十分便捷地对患者病情进行诊断。不同的影像学图片均能够选择电子和数字形式进行保存，在调取时十分便捷，通过医院影像存储与传输系统能够获得无失真的高清晰医学影像资料，以便于医师的诊断和开展其他医疗研究。

三、5W理论在电子档案管理中的应用

（一）Who。电子档案的应用首先需要明确档案管理者和档案使用者。电子档案管理相较于传统的档案管理来说，这种管理模式主要建立在现代化的信息技术上，因此电子档案管理工作人员应当具备熟练的网络信息技术和对各项数据库中资料的操作能力，工作人员需要明确，在进行数据分析时，如何做好电子档案的管理;而在发生计算机以及数据库的故障时，管理人员能够短时间内做好故障的排除工作。这不仅需要相关工作人员具备足够的专业技能，还需要能够处理不同类型的计算机故障。除此之外，干部人事档案以及相关的经济档案具有较高的机密性，而这类档案在调取时仅提供给内部人员应用，所以管理人员还需要具备完善的职业道德品质，不可将资料进行共享，做好安全性的控制，尽可能对其中的资料进行有效管理，这样才能使档案管理工作形成更为完善的排他性模式。电子档案管理是一种较为新型的档案管理模式，而很多人对于这种管理模式并不认可，所以想进一步推广这种方式的应用，医院内部管理人员就需要对电子档案进行推广，意识到其重要性，这样才能保证电子档案的合理应用。

（二）What。要想使电子档案在医院管理工作过程中对各项档案进行有效管理，就需要了解医院电子档案管理的具体设置对象。电子档案的管理与传统档案管理虽然方法不同，但总体目标一致，所以管理对象也应当是完全一致的，电子档案管理中的主要内容是做好患者病历资料以及医务人员的基本资料管理和相关的经济档案管理。所以电子档案管理的工作就是将原本零散且复杂的资料通过信息技术进行整合，保证资源能够规范化和统一化利用。除此之外，医院属于一个独立的机构，医院的相关档案应避免遭到外界的窃取，所以医院电子档案管理对象应当明确，其主要目的是为了防止危害性质较大的事件发生，保证电子档案管理的对象安全、稳定。

（三）When。电子档案管理在应用过程中的时间应当包括材料收集、更新以及维护等多个时间，由于医院在日常工作中需要对许多患者提供医疗服务，而患者的病情记录也是医务人员工作过程中的一项重要内容，其中涉及的记录时间存在较大的数据量。所以对于材料收集来说，医务人员应当基于医院内人事状况和患者状况对档案进行更新，而数据库内的终端档案需要每个月进行一次更新，其余的分散数据则需每日进行更新。医院内部需要做好日常的电子档案维护，做好防火墙的设置，避免出现黑客入侵或硬盘受损导致资料丢失的情况，维护活动可以不那么频繁，每季度进行一次较为合理，这样能够使电子档案管理工作安全且高效运行。

（四）Where。电子档案管理相较于传统的档案管理来说，地点更为灵活，无需占用特定地点进行信息的储存，仅仅采用终端设备或一台计算机即可完成管理工作，尤其是在现代手机终端等设备的不断发展背景下，应用手机APP能够在一定程度上对电子信息进行有效调用，这是现代信息化建设背景下的一个重要优势。

（五）Why。由于电子档案在应用过程中的各项影响因素较多，所以电子档案的实际应用需要排除其中存在的各种外部影响因素，使档案能够方便快捷且合理安全得到调用。电子档案管理应当依托于现代化高新科技，使用电子档案也是档案管理的必然趋势。

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