李真

【摘要】电子档案相较于传统档案虽然工作量减少，使用率提升，但因为现阶段我国应用电子档案的时间还比较短，使用方法有所欠缺，会导致档案资料缺失或泄露等。因此，我国的电子档案管理工作仍需进一步研究。本文从当今新形势下办公室电子档案管理存在的问题入手，探讨其相应的应对策略，为日后的电子档案管理、使用提供一定的参考依据。

【关键词】办公室;电子档案管理;存在问题;应对策略

档案是非常重要的一项信息资源，在单位办公室业务管理中起着非常关键的作用。档案管理不仅能够反映出一个单位机构的发展、技术、经营、资源和相关历史，也可以作为维护其合法利益和合法权益的有效证据使用。伴随着信息技术现代化和现代办公方式的不断变化，传统的档案管理方式已经不能再满足当前新形势的需求，电子档案成为新时期档案管理的新趋势。

一、电子档案概述

（一）特征。在经济持续向前发展的社会，信息技术在不断传播发展，在各种技术的引领下，档案管理已由传统的纸质档案管理演变为电子信息化档案，且电子档案已逐渐占据主流。相比于传统的纸质档案，电子档案的管理更加方便，對于管理人员而言，这不仅可以帮助提高自身管理水平，也给管理人员带来较大挑战。电子档案与传统档案管理不同之处在于，电子档案是完全数字化的存在，文字被完全数字化，生成过程是以数字形态存在的，同时，电子档案的信息也是完全独立存在的，可以自由变换，且在传输至任一个存储盘时，不发生任何变化。

（二）我国电子档案的发展现状。在我国经济水平和科学技术水平均不断发展提高的情况下，电子档案已经逐渐取代传统的纸质档案，使我国的档案事业更加快速地向前发展。电子档案具有众多优势，不仅能够节省人力物力，从节约管理成本的角度看，能够提高档案管理的工作效率，同时也能改善人们的生产和生活方式，但是因为档案管理相关部门和相关人员不重视，使得相关档案管理人员在工作时持有消极的工作态度，严重影响工作质量，使得我国的档案管理水平一直无法达到世界领先水平。

二、当前办公室管理电子档案存在的问题

（一）相关档案管理人员对电子档案的认识不足。办公室档案管理部门大多认为电子档案只是传统档案的存储和使用方式的转变，但其实际上是办公室档案管理理念的转变。若办公室档案管理人员只将电子档案的收集和保存作为电子档案工作的重点，而未根据电子档案创建一个综合性的电子档案系统，则无法将电子档案的作用发挥到位。在实际的办公室档案管理工作中，若仅在办公自动化系统中使用电子档案的部分功能，即仅使用电子档案的无纸化办公和自动储存等功能，仅仅改变工作流程和节约办公成本，则无法为电子档案建立一个综合性系统性的工程。

（二）档案信息安全存在风险性。在现代发展经营中，经营管理活动逐渐复杂，需要根据复杂的经营管理需求不断调整，更注重细节和过程管理，这也就需要非常大量的基础性和过程性的资料，且会在工作中反复使用，保存价值也比较高。但这些基础性档案资料因为数量庞大，且会占据档案库大量资源位置，调阅可能会不便。办公室档案管理人员只收集一些结果性资料或是非常重要的基础性、过程性资料，一些相对不重要性的资料则由各部门或具体经办人自行保管以备应用。但单位各部门资料保管人员，并不是人人都具备专业的管理能力和管理方式，且在现代发展浪潮中，人员的流动性非常大，若一直由其保存下去，则会产生一定的流失风险，继而会对单位机构的经营发展造成许多不良影响。在如今信息化深入发展的前提下，电子档案信息安全和传统实体的方案都面临着很大风险，信息安全问题更加突出。

（三）电子档案管理技术较落后。办公室的档案储存工作最主要的就是要确保档案的真实和完整，但如今的电子档案管理工作中，这两个主要的要素正面临着极大的威胁。相比于传统的纸质档案，电子档案更容易被修改，这也直接导致电子档案的真实性和完整性无法保证。与此同时，电子档案在管理过程中，因为不重视或是其他管理技术的更新，使得档案后期的维护和储存工作无法顺利实施，继而会对整个办公室电子档案管理工作造成较大影响。

（四）档案很难长期保存。在计算机技术飞速发展的情况下，电子档案的储存管理工作必须要紧跟时代潮流，但若想在实际工作中完全做到有很大难度。再加上电子档案的庞大数据和繁琐的程序，使得办公室的电子档案储存技术直接落后于同期的储存标准，导致办公室档案的长期储存工作难度不断增加。而且，电子档案的保存本身就是大问题，因为电子档案会受到数字环境和网络技术的双重束缚，再加上电子设备技术、存储载体和软件服务系统等问题，使得电子档案的存储成为电子档案管理中的关键点。电子档案的存储载体非常脆弱，且其对放置存储载体的环境要求也非常严格，包括室内空气的干湿度、天气冷暖、黑客、网络病毒、电压等都会损坏存储载体，且损坏后无法复原。而相比于纸质载体，存储载体非常脆弱，很容易在更换或转载载体时引起信息的损坏或丢失，且使用寿命也相对较低。

（五）缺乏统一的档案管理标准。很多单位办公室在日常的电子档案管理工作中，并未制定电子档案管理相关的管理标准，导致在实际工作时，很容易因为档案管理不标准引起档案破坏或损失问题，因此导致电子档案后续维护和迁入迁出等变得非常困难。

三、在新形势下改善办公室电子档案管理的应对策略

（一）增强档案管理人员的专业水平。对于办公室内部的电子档案相关管理人员，应定期对其进行系统、完善的电子档案管理技术培训工作，不断提高电子档案管理人员的专业能力和技术水平。同时，要从招聘这一环节严格把关，考核不合格的人员不予录用。在培训时，要邀请专家对这些管理人员进行培训，系统性、综合性地提高档案管理人员的职业素质。再者，要安排组织经验交流会议，让所有电子档案管理人员畅所欲言，分享自己的看法和意见，从中获益，激发档案管理人员的工作热情。最终，要对档案管理人员进行定期考核，以提高管理人员的个人管理能力和水平，构建积极向上的工作环境，同时保证办公室档案管理人员专业技术水平有着较大提升，以应对电子档案管理工作。

（二）建立并完善电子档案管理规章制度。想更有效地管理电子档案，就必须建立比较规范的存储、归档和整理的整套制度并进行完善，使整个办公室的电子档案管理工作非常顺畅地进行。为此，可积极借鉴并引进国际上先进的电子档案管理经验，并结合目前办公室的实际工作状况制定初步的工作计划和工作流程，比如存储信息的注意事项及每个流程间的衔接等。之后要有针对性地细致规划设计日常的档案管理工作中存在的重点难点，如整理电子档案并创建分类管理制度，让档案管理人员严格规范整理，并结合现状制定适当的奖惩机制，赏罚分明，以提升档案管理人员的工作效率，继而从细节到整体不断提高电子档案管理水平。

（三）提高电子档案管理水平。电子档案的管理工作不仅要体现管理技术的更新，也要体现电子档案管理技术的标准和可衔接性。在技术更新方面，办公室的电子档案管理部门要随时学习市场上流行的、先进的电子档案管理技术，以持续提高档案管理人员的技术水平。比如在管理时应用自动分析技术，而数字化技术会使得电子档案管理更加详细，应用3D激光扫描技术则能够让档案管理进一步数字化。而在标准性方面，电子档案管理部门需要创建统一、规范的档案储存标准，以期进行日常的档案存储工作，也利于后续维修或更换电子档案。

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