刘计虎

【摘要】信息化时代对高职院校档案管理工作提出了新的要求，需要加快组织制度建设，创新档案管理模式，不断提升档案管理工作质量与效率。当前高职院校档案管理存在很多问题，需要在档案收集、整理、存储和利用等环节做到规范化，充分发挥现代信息技术的作用，才能为高职档案的开发与利用创造有利条件。本文结合高职档案管理工作的现状，提出具体可行的规范化措施。

【关键词】高职档案;管理;规范化

高职院校主要承担着培养技术型人才的重要职责，做好档案管理工作，将为高职院校的建设与发展创造有利条件。档案作为高职院校发展的真实记录，可以将教学活动、科研工作和學生管理等情况反映出来，并为教学改革提供可靠依据。但是当前高职档案管理工作仍然采取纸质档案模式，在档案信息收集、处理等环节过于依赖人工方式。同时高职院校各部门各自为政，为档案信息开发与利用带来了不利影响，这需要高职院校引起足够的重视，不断改进档案管理工作模式，引入现代化设备与技术，培养高素质档案管理人才，保证高职档案管理规范化水平的提升。

一、高职档案管理工作的重要性

档案管理在高职院校教育管理工作中占有重要地位，也是高职院校管理工作中的重要内容，对档案管理工作来说，能够为高职院校教育质量与管理水平的评估与衡量提供可靠依据，完善的高职院校档案管理应体现出对档案的科学管理水平。但是当前很多高职档案管理中还有缺陷，管理制度不完善，管理方法过于单一，档案管理人员专业能力不强。对此，高职院校要充分认识到档案管理工作的重要性，不仅要优化档案管理体制，还要注重档案管理监察工作，对档案管理方式进行创新，培养更多素质高、能力强的档案管理人员。这样才能保证高职院校档案管理工作质量与效率的提升，真正体现出档案的价值，为高职院校的改革与发展创造有利条件。

二、高职档案管理的现状

当前高职院校档案管理工作还有很多问题，具体反映在以下几点：第一，缺乏较强的管理意识。在传统思想的影响下，高职院校普遍认为档案管理工作技术性不强，只是简单地收集与整理各项教学资料，忽视了对档案的管理与利用。有的高职院校工作重心在教学上，不重视档案工作，很多重要资料保存不完善，经常出现档案丢失与损坏的问题。第二，档案管理模式单一，管理方式落后，以人工方式开展档案信息收集、处理与调用工作，不仅工作效率极低，还为档案的利用带来了不利影响。此外，由于以纸质档案为主，因此存在一定的期限性，将在频繁使用中导致高职档案出现丢失与破损的问题。第三，档案管理制度不完善。在高职档案管理过程中，由于监督制度、责任制度等不规范，容易让档案管理工作陷入无序状态，很多档案信息不能第一时间得到记录与保存。第四，档案管理人员素质与能力问题。现阶段很多档案管理人员经验不丰富，掌握的专业知识较少，难以达到实际档案管理工作要求，容易发生档案信息失真问题。

三、高职档案管理工作的规范化措施

（一）转变档案管理途径与方式。近年来，高职院校加快了创新与改革的步伐，若是仍然采取传统档案管理模式，则难以适应高职院校资源信息管理的要求，这需要对高职档案管理模式进行创新，不断提升高职档案管理规范化水平。高职院校要注重引进现代化技术手段，这是提升档案管理工作效率的有效手段，有利于改善档案管理工作质量。高职院校要将现代计算机充分利用起来，对档案管理工作方式进行改革与创新，在节省大量工作时间与经历的基础上，有利于档案管理工作的高效进行。高职院校要加强对档案管理人员的培养，让他们掌握丰富的计算机技术与知识，从而真正适应现代化对高职院校档案管理工作的要求。只有将计算机网络技术、数字化技术与档案管理相结合，才能对高职院校制度实现新的突破。不同于传统档案管理模式，在新技术的运用下，有利于对档案管理方法的创新，为档案管理信息快速传播打下基础，真正达到资源共享的目的。

（二）完善软硬件设施，提升信息化水平。高职院校要关注档案管理信息化建设，注重对软硬件设施进行完善，对环境条件进行改善。第一，要增加资金投入，将计算机、打印机、扫描仪、除湿柜等配置齐全，为高职档案管理信息化建设奠定良好的基础。第二，高职院校要关注数字化档案信息库建设，建立档案信息资源系统，让各部门与各学院档案信息资源真正实现共享，这样高职档案信息资源利用率才能实现提升。第三，高职院校要从实际情况出发，不断对档案管理信息系统进行完善，从系统功能、访问权限设置等环节出发，让档案管理信息系统运行更加安全。

（三）保证档案完整性与安全性。第一，高职院校要落实安全领导负责制，提升档案的安全性与保密性。第二，将档案安全管理制度落到实处，做到赏罚分明，针对违反档案安全管理规定的人员，要加大惩罚力度，为高职档案完整性与安全性提供可靠保障，避免重要资料出现泄密的问题。第三，定期做好档案馆或档案室等安全抽查工作，将日常防火防盗巡检工作做到位，及时消除所有的火灾盗窃隐患。要完善应急预案，确保迅速反应，避免出现损失。第四，可以采取与异地高校签订协议的方式，对重要纸质档案与电子档案要实行异地备份的方式。在现代技术的支持下，让档案信息得到有效保存。高职院校还要引入人工智能、大数据、物联网等高新技术，为档案管理工作保驾护航，档案数字化是当前高职档案保护工作中的重要内容，可以多角度、全方位对档案数据进行收录，让档案获得更为精准的保存方式、更便捷的查询方式，这是对高职档案传统保护方式的有效补充。

（四）提升档案管理人员的综合素质。高职院校要重视对档案管理人员的培训工作，提升其专业水平，有利于高职档案管理工作得到改善，促使档案管理质量不断提升。通常而言，高职院校在档案管理工作中要避免个人因素引起的失误，防止为学校带来资源损失;需要提高档案管理人员综合素质，增强其业务能力，尤其要培养其现代信息管理思想与现代信息管理技术。若是档案管理人员管理能力不强，管理思想落后，即使有完善的组织机构与规章制度，或者配置有现代化设备，也难以避免高职档案管理混乱问题。这需要高职院校加强档案人员队伍建设，不断改善他们的生活与工作条件，促使其安心档案管理事业，并做好专业培训与教育工作。高职院校要帮助管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，清楚各项档案资料所发挥的重要价值，促使所有档案管理人员深刻认识到，档案管理工作对于学校工作的运行、教育教学质量的提高起着至关重要的作用，要保证其规范开展档案管理工作。

四、结语

总之，档案作为高职院校发展史的重要记录与见证，能够为高职院校教育教学提供可靠的依据。高职院校要提高对档案管理工作的重视程度，不仅要增强自身的档案管理意识，还要培养更多的档案管理人才，优化档案管理制度，加快档案信息化建设，保证档案管理水平实现提升，将档案的作用真正体现出来。

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