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信息时代背景下高校档案管理工作问题及对策

2020-09-09方照燃

办公室业务 2020年8期
关键词:信息时代档案管理高校

方照燃

【摘要】现阶段,在信息技术总体发展趋势良好的背景下,加强高校档案管理工作与信息化技术的结合至关重要,可以实现档案管理工作现代化发展,推动档案管理效率的提升,充分将档案管理工作对促进高校管理工作健全发展的作用发挥出来。

【关键词】信息时代;高校;档案管理;问题;对策

随着信息技术的高端化和网络化发展,给高校档案管理工作带来很大影响,高校档案管理工作,不能一成不变、故步自封,需要结合当前发展现状,坚持信息化管理的目标,加强工作的创新和发展,最大限度地通过信息化管理方式,实现各部门良好资源和信息的管理,提升档案管理工作的智能化和多样化。

一、信息时代背景下高校档案管理特点分析

在知识更新和科技创新的时代背景下,高校档案管理工作的特点逐渐呈现出来,并且与传统档案管理工作特点相比,具有很大的现代化发展规律和形态,可以有效为提升高校档案管理工作效率提供保障。信息时代背景下,很多学校的档案管理工作呈现出智能化、信息化的发展特点。智能化指的是,在信息科技不断创新的前提下,使得高校档案管理转变传统管理方式,通过相关信息技术和智能工具,就可以对相关资料进行在线检索和收集,提升相关资料和检索的便利性,推动档案管理工作的便捷化发展。同时,在互联网大规模联网的时代,档案管理结合智能化的发展优势,实现高校档案管理工作效率的提升,通过智能化的管理,推动高校档案管理工作更加灵活和多样发展。信息化指的是,高校档案管理工作,在推进和发展期间,结合城市云和互联网的相关科技,转变以往纸质化和人工化的管理方式,通过信息技术和平台就可以实现档案管理的无纸化和集中化,最大程度提高信息整合和收集的有效性,让高校档案管理工作中的相关信息更加全面。并且可以结合互联网时代的云计算和大数据技术,对档案管理中的相关数据进行全面分析和数据整合,推动档案管理工作创新发展,让相关操作人员在信息时代背景下,高效完成工作,提升工作效率。

二、信息时代背景下高校档案管理工作面临的困境

为进一步顺应现代科技的发展需求,以及适应高校档案管理工作的需要,需要加强高校档案管理工作的创新,推动档案管理工作进入新的发展阶段。从当前情况来看,很多学校档案管理工作,依然面临一些问题,而且这些问题和困境,制约档案管理工作紧随信息时代发展的脚步。第一,档案管理工作正面临着信息化管理理念低下、依然采用某种惯性思维进行工作的现象。未能结合信息时代的相关特征和优势,对档案管理工作进行创新。并且在管理理念方面,依然以一种被动的状态管理为主,缺少对档案信息化管理工作的应用。导致当前档案管理工作依然停留在传统管理思想和理念,难以推动档案管理工作的创新和信息化建设发展。第二,信息时代,要想对档案管理工作进行创新,就必须解决基础硬件设备落后的问题,合理进行资金的投入和技术的创新来进行信息化建设。当前高校档案管理工作,将过多的经费投入科研和教学工作中,在信息化建设方面缺乏力度,未能有效理解建立档案管理信息化的重要性,进而出现相关档案管理工作缺乏信息化设施和技术的问题。第三,面对互联网时代的相关机遇和挑战,档案管理工作要加强对网络化和数字化管理方式的运用,这样才能实现对相关资料的高效管理,合理对相关档案管理资源进行配置,实现档案管理工作的数字化转型。目前高校档案管理工作,在丰富信息资源以及数字化管理方式运用方面存在不足,而且还缺少相应的网络安全维护意識。未能结合数字化管理的特点,对相关数据资料进行整合,以及相关管理风险的预测,在这种情况下,不仅很容易出现信息泄露和丢失问题,也会影响其档案管理工作效率的提升。第四,高校档案管理工作,需要结合信息时代背景下的相关发展趋势,对相关档案管理的网络系统进行完善,通过对网络系统的完善,才能有效避免安全隐患的问题。当前高校档案管理工作,在档案网络系统构建方面缺乏力度,没有结合信息化管理的特点,以及档案管理工作现状,加强对档案管理系统的构建。如此一来,不仅很容易出现安全事件和安全问题,也会影响其管理效率的提高。

三、信息时代背景下高校档案管理工作革新的措施

(一)坚持信息化管理理念。革新高校档案管理工作,要在信息时代背景下,坚持信息化管理理念,明确结合信息时代的发展要求,了解档案管理工作创新改革的必要性。而且还要树立信息化档案管理的思维,这样才能有效实现对相关档案管理问题的解决,发挥出信息时代的相关优势和作用,不断解决制约档案管理工作创新发展的问题和因素。在坚持信息化管理理念期间,高校档案管理工作者,可以积极宣传信息化管理工作的意义和价值,增强每一阶段档案管理工作人员,对信息化管理工作的正确认识和理解,并且能够对自身传统的管理思想进行解放,自觉参与到档案管理信息化建设中。与此同时,档案管理工作要具有与时俱进和创新发展的眼光,加强对相关网络信息和技术的学习,积极总结信息化档案管理工作的相关经验和优势,进而更好地对传统工作理念进行创新,以发展的眼光来推动管理工作的革新与发展。除此之外,在信息化管理理念背景下,档案管理工作的相关人员和队伍,还要加强自身业务水平的提升,在学会相关档案管理技术的同时,还要以创新的意识和风险管理意识,去对待信息化档案管理工作,进而有效解决相关档案管理问题,增强档案管理和组织的整体水平。

(二)增加信息化建设力度。在信息科技水平迅速发展的时代,增加信息化建设力度,是高校档案管理工作创新的主要路径之一,进而更好实现档案管理的信息化和无纸化发展。高校要在信息化建设方面,给予更多的资金和技术帮助,加大对相关工作的投入力度,积极结合学校实际发展情况,进行档案信息化建设。从而更好实现对相关档案进行管理,提升各项档案管理和服务工作效率。在增加信息化建设力度期间,还要结合互联网等先进科技技术,对档案管理中的相关资源和信息进行数据分析和整理,不断统一学生和学校教师的档案信息,进而更好地对其进行档案管理,实现档案管理工作效率的提高,而且通过对相关数据信息和档案信息的分析与收集,有助于及时了解目前档案工作发展问题,并且具有针对性地从服务、工作创新等方面出发,对档案管理工作进行完善,将档案管理工作的服务职能发挥出来。除此之外,在信息化建设力度增加以及提升的过程中,还需要定期对电脑系统和管理软件进行升级,以完善的软硬件设施和设备,进行信息化的档案管理工作,全面促进信息化档案管理工作与时俱进发展,进而实现整体管理效率的全面提高。

(三)运用数字化管理方式。为进一步促进高校管理工作健全发展,最主要的是结合信息时代的相关优势,运用数字化的档案管理方式,落实信息化档案管理工作任务。首先,在运用数字化管理期间,可以利用信息技术和大数据技术,将档案信息资料转化为数字化资料,并对其进行良好的数据整合和完善。在数字化管理期间,可以运用信息技术中的储存技术和网络平台,实现档案信息资源的有效共享,加强各部门之间的有效互动,实现对数字化档案管理工作的高效管理。其次,要积极结合数字化技术,对检索服务模式进行创新,引导师生通过智能化或数字化的检索方式,收集和了解个人以及班级的相关档案。从而最大化地给予班级教师和学生良好工作服务,提升档案管理工作时效性。最后,档案管理工作可以结合数字化技术,对不同学生和教学资料进行层次化管理,提升档案管理工作的针对性。从而促使档案管理工作效率提高,不断弥补传统档案管理所存在的现实不足,让档案信息变得更加完善。

(四)构建档案管理系统。为给予信息更多海量储存空间,需要高校档案管理工作,构建档案管理的相关网络系统,从资源和信息系统中,对相关资源进行高速传输和信息共享,从而促使档案管理工作更加完善。而且通过档案管理系统,有助于防止相关信息被泄露,学校各部门可以通过信息系统对相关资料进行检索和寻找,进而推动档案的规范化管理,发挥出信息化时代的相关优势和价值。在构建档案管理系统期间,学校也可以与其他学校进行联网,进而有效实现学生资料的高速统一,提升整个档案管理工作效率。在信息化时代背景下,很多网络平台相继出现,學校也可以与相关信息平台,比如微信、QQ和微博等平台,创建统一的档案管理系统,进而保证档案管理工作的规范化,保证相关档案资料的完善性,实现高校档案管理工作的创新发展和进步。

四、结语

总之,面对信息技术的高速发展现状,高校档案管理工作需要积极对信息化管理方式进行探索,根据信息时代的相关要求和背景,从管理模式和方法上进行全面革新,进而让档案管理系统更加完善,相关数字化管理工作更加健全,推动档案管理工作的创新与进步,继而给予信息更多海量的储存空间,解决所存在的档案管理问题,促使高校档案管理工作高效发展。并且在信息时代背景下,对档案管理工作进行创新,也符合网络飞速发展的需求和要求。

【参考文献】

[1]梁小兰.信息时代优化高校继续教育档案管理研究[J].机电兵船档案,2018(03):26-28.

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[4]杨颖."互联网+"环境下高校智慧档案管理建设研究[J].办公室业务,2019(12):148.

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