魏海锋

【摘要】本文首先论述了档案数字化建设在医院档案管理中的应用价值，然后分析当前医院档案数字化建设存在的问题，并提出相关解决对策，以期更好地推动医院档案数字化建设。

【关键词】医院;档案管理;数字化;应用价值

医院档案是指医院在日常工作中所形成的具有保存价值的历史记录与生产资料，种类有很多，包括医院行政管理、党群管理、科教、人事、财务、设备、基建等不同类型。档案数字化是指利用数据压缩技术、数据库技术、高速扫描技术等先进技术手段，将传统的纸质档案与声像档案转换为电子档案，保存在档案数据库中，方便对档案资源的保管与利用。本文就当前医院档案数字化管理存在的问题进行分析，探讨解决对策。

一、医院档案数字化管理的应用价值

（一）更好地保存珍贵的档案原件。传统的档案管理方式容易导致档案原件缺损或遗失，影响档案的完整性。将档案管理数字化一般可利用电脑管理电子版档案。有效解决了原件经常被利用而造成缺失的问题，使很多珍贵的资料原件得以保存下来。

（二）转变了传统文件归档方式，提高了档案资源的利用率。档案管理实现数字化后，工作人员无需耗费大量的精力与时间去对档案资料进行整理与记录，从而避免了由于一处改动所引起的连锁改动，节省了人力物力。同时，档案人员从过去的手工工作中解放出来，提高了工作效率。

（三）促使医院整体管理水平提升。随着档案数字化进程的发展，医院能够把护理流程、临床管理、经济核算与分析等档案信息进行有机融合，构建起更有效的监管平台。不仅能满足医院管理的需要，也能节省不必要的成本投入。同时，档案信息化建设的过程中，档案管理工作将发挥出更强大的支持效用，进一步提高了医院整体管理水平，让医院各项工作能够有序开展，防止严重的医患矛盾发生。

二、当前医院档案管理数字化发展存在的问题

（一）缺乏足够的重视。医院管理层对档案数字化建设缺乏足够的重视，对这项工作的长远意义认识不足。档案数字化建设工作的开展主要取决于医院管理层的支持以及各科室的积极配合，尤其是院领导的重视尤为重要。由于档案管理数字化不同于其他工作，难以体现出相应的经济价值，因此，医院管理层与职工对这项工作不够重视，甚至在日常工作中存在懈怠心理，制约了档案管理数字化水平的提升。

（二）软硬件投入不足。由于重视不足，因此在软硬件设施方面的投入明显不足，导致档案管理数字化建设滞后，难以满足医院档案管理信息化发展的需要。从硬件层面来说，应配备专业的高速拍摄仪、扫描仪，满足档案数字化管理的需要。但从现实来看，现有的设备老旧，难以满足档案数字化建设的需要。从软件层面来说，档案管理系统与办公自动化系统相对独立，系统之间数据转换困难。此外，数据库存储服务器大多设置在局域网内，不能与其他利用者共享，不能充分发挥出数字档案的价值。

（三）缺乏专业的数字化档案管理人才。档案数字化建设离不开一支复合型的档案专业人才队伍的支持，但从现实来看，医院大部分档案员身兼数职，也非档案专业出身，档案专业知识匮乏，信息技术水平有限，因此，不能轻松胜任档案数字化管理工作。这在一定程度上影响了档案数字化水平的提升。

三、新时期医院档案数字化建设的策略

（一）更新观念，高度重视档案数字化管理工作。院领导必须充分认识到档案数字化建设对医院长远发展的意义，为档案数字化建设提供有力的支持。档案资源不仅仅是医院发展的重要记录，也是开展医疗科研、教学、行政管理、解决医患矛盾的重要资料。为此，院领导应将档案数字化建设提升到医院发展战略层面，高度重视这项工作，加大资金与资源的投入。要在医院内部营造濃厚的档案数字化建设氛围，利用教育培训与日常会议等机会向全体职工宣传档案数字化建设的意义，增强院领导、职工以及档案人员的档案管理意识，使其主动配合好档案数字化管理工作的开展。

（二）逐步完善档案信息化建设的软硬件设施。为提高档案数字化管理水平，必须尽快完善软硬件设施。首先配备功能先进的扫描仪、电脑、复印机，根据档案对载体的需求购进对应类型的设备，以获取高质量的电子档案。与相关软件开发公司合作，设立办公自动化系统与档案管理系统间的对接接口，并加强对档案员的培训，保证工作成效。同时，注重设备管理系统、人事管理系统与档案管理系统间的有效衔接，并建立档案数据库，逐步丰富档案资源。调整数据库局域网，善于利用大数据、云计算等信息技术，加强与其他医院及医疗机构的档案资源共享，使档案资源利用率得到有效提升，充分发挥出档案资源的利用价值。

（三）加强档案资源的信息安全管理。不同于传统纸质档案，电子档案面临的主要风险就是网络安全风险，易受到黑客攻击，导致信息被窃、信息丢失等。为此，必须加强对档案运行环境的安全管理。为数据设立独立运行设施，将存储档案的设备放在远离磁场的环境中，保护设备电源，可建立独立电源室，以保证数据库能安全运行。同时，加强对电子档案的备份管理，便于恢复丢失受损的电子档案，保证档案资源的完整性与安全性。医院可根据实际情况选择离线或在线备份，本地或异地备份的方式。可采用磁盘阵列保存信息量庞大的电子档案。重视对电子档案的保密管理，避免被病毒、黑客攻击，通常可利用软件加密、硬件加密、混合加密的手段进行保密管理。其中，最常见的是混合加密法，即采用用户认证、身份密码、权限分配等措施来保护档案信息的安全性。

（四）加强对数字化档案管理人才的培养。档案工作者的专业素养在很大程度上影响到医院档案数字化建设的成效。为此，必须重视对档案数字化管理人才的培养。首先，要出台健全的医院电子档案管理制度，将电子档案归档纳入医院的立卷归档制度范围内，并严格加以考查。其次，对档案人员加强业务培训，重点学习相关数字设备、软件系统的使用方法与技巧，掌握电子档案管理的专业知识，着力提高他们的电子档案管理水平。一方面，要注重培训的深度，对医院各科室部门、行政管理部门、档案部门的人员进行相关培训，增强其数字档案管理意识;另一方面，要重视培训的深度，将档案人员、数据录入人员、信息管理员、计算机技术人员作为培训重点对象，重点培训数字化方面的知识。最后，医院应从高校、社会上引进复合型档案专业人才，弥补当前档案数字化人才不足的问题。在加强对现有档案队伍培养的基础上，还应多引进精通信息技术、网络技术、档案专业知识扎实的复合型人才，从而为医院档案数字化建设提供有力的智力支持。

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