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不动产档案现代化管理探讨

2020-09-09王绎涵

办公室业务 2020年8期
关键词:不动产档案管理

王绎涵

【摘要】不动产档案现代化管理的流程比较复杂,设计的内容比较多,所以管理起来非常麻烦。所以相关的不动产档案管理部门和档案管理工作人员必须改变传统的不动产档案管理方式,利用现代化的手段进行档案管理,借此提高不动产档案现代化管理的效率和质量。基于此,本文对不动产档案管理中存在的问题和特点以及不动产档案现代化管理的措施进行分析。

【关键词】不动产;现代化手段;档案管理

对不动产档案进行现代化管理,对管理的全面性和有效性具有很大的帮助。并且现阶段我国的网络技术十分发达,所以利用现代化手段进行档案管理将会非常便捷,为提高不动产档案现代化管理的水平,相关部门和工作人员必须采取有效措施。

一、不动产档案管理中存在的问题

(一)工作人员缺乏协调性。档案管理工作人员之间的工作缺乏协调性是不动产档案管理中存在的比较严重的问题之一,因其工作缺乏协调性,导致不动产档案管理工作杂乱无章,经常出现各种问题。工作人员之间缺乏协调性表现在以下几个方面:第一,工作人员之间业务沟通不够,这是因为很多不动产档案管理单位或者部门为适应经济社会的发展,不得不对自身的部门进行重组,以便于更好地利用现代化手段进行档案管理,提高其效率,但是因为对档案管理部门进行了重组,所以不动产登记的要求发生了变化,工作人员不适应,业务沟通不足,所以经常临时协商的情况,应急处理能力较差。第二,工作人员之间业务衔接能力不强,所以在工作过程中经常会导致某一个工作流程出现失误,或者是不动产档案管理在某一个环节停留时间过长等,严重影响了不动产档案管理的效率。

(二)工作人员技术水平低。随着经济社会的发展,很多领域的工作都强调高效、快捷等,所以很多领域的工作改变了传统的工作方式,采用现代化的手段进行管理,不动产档案管理领域也不例外。但是在利用现代化手段的过程中,不动产档案管理工作人员的技术水平不够,技术人员不足也阻碍了其工作效率的提升。主要表现为,在不动产档案管理工作中,一些需要技术水平的工作往往处理效果不好,且堆积严重,进而激发群众的不满情绪。

(三)档案管理制度不完善。档案管理制度不完善也是不动产档案管理中存在的又一比较严重的问题。虽然政府相关部门出台了关于不动产档案管理的一些制度和规定,但是因为不动产档案现代化管理刚刚转变不久,所以缺乏系统完善的档案管理制度,这就导致了不动产档案管理单位没有办法依照有效规定制定自身的规章制度,进而导致工作人员在工作的时候没有办法遵循相关规章制度,最后造成档案管理工作中出现各种各样的问题,甚至出现某些工作人员粗心大意遗失不动产档案的情况,加大了不动产档案管理的难度。

(四)档案管理缺乏规划性。由于在没有采用现代化的手段进行档案管理之前,很多不动产档案管理采用纸质档案管理,这就导致档案的登记、储存和管理出现各种各样的问题。并且因为不动产档案管理的种类和数量比较多,而纸质档案的管理缺乏规划性,所以不动产档案管理的工作难度是比较大的。除此之外,由于采用纸质版的档案管理无法像利用现代化手段一样将档案存放在电脑上面,而是要存放在仓库里面,随着档案的增多,搜寻和查阅将变得十分复杂,且安全性也相对不高。

二、不动产档案现代化管理的特点

不动产档案管理是我国经济社会发展的重要组成部分,利用现代化的手段进行不动产档案管理,可以提高不动产档案管理的全面性和有效性,还可以保障不动产档案管理的质量,提高其管理效率。而不动产档案现代化管理的特点主要表现为以下三点:

(一)时效性。利用现代化手段进行不动产档案管理是具有时效性的。这主要是因为利用现代化的手段进行档案管理就必须依靠电子技术,而电子技术本身具有较强的时效性。整个不动产档案管理的流程是依靠电子系统来完成的,所以在其运行的过程中,可以大大减少人力物力财力的消耗。这和传统的不动产档案管理相比,其效率是非常高的。

(二)共享性。利用现代化的手段进行不动产档案的管理还具有共享性。众所周知,随着社会经济的发展,不动产买卖和流动频率会增多,而不动产管理的档案数量也随之增多,而利用现代化的手段对其进行管理可以将其压缩,储存到电脑硬盘或者云盘之上,因为其所占内存比较小,所以传输和获取也是十分方便的,所以其共享性非常强。

(三)形式多样。不动产档案现代化管理的手段和形式都是非常多的。利用现代化的手段对其进行管理已经脱离了传统管理手段中纸张的束缚,不需要利用纸张,仅需要利用电子媒介就可以完成不动产档案的管理,而电子媒介的形式又是十分多的,所以电子档案管理的手段和形式多种多样。

三、不动产档案现代化管理的措施

(一)提高不动产档案服务质量。1.提高工作人员沟通力度。提高不动产档案管理部门内部工作人员之间的沟通,加强不动产档案管理部门和其他单位的协商沟通力度对于不动产档案现代化管理来说非常有必要。尤其是在网络十分发达的今天,部门内部和部门之间进行沟通协商是非常方便的,不受时间空间的限制,随时随地可以沟通,通过这种方式可以有效解决不动产档案修改、移交等各种各样的问题。2.提高工作人员的技术水平。提高工作人员利用现代化手段管理不动产档案的技术水平,唯有如此,才能有效解决不动产档案管理效率不高,问题频出的情况。首先,需要加强对本身工作人员的技术培训,通过定期开展培训会的形式提高其专业技术水平。其次,工作人员之间还可以相互借鉴学习工作经验,俗话说,他山之玉,可以攻石。工作人员通过学习他人的工作经验可以弥补自己工作过程中的不足,进而提高自己的工作效率。最后,不动产档案管理部门还要引进一批技术水平比较高的工作人员,一方面可以提高工作人员的整体水平,另一方面也可以缓解不动产档案现代化管理中高素质人才不足的问题。

(二)加强不动产档案信息化建设。1.加强不动产档案的数字化建设。不动产档案的数字化建设是进行不动产档案现代化管理的前提条件。唯有加强不动产档案管理的数字化建设,在档案管理过程中才可以有效将档案进行数字化的处理,然后再利用计算机的搜索功能,搜索和处理不动产档案管理。通过这种方式能够有效提高不动产档案现代化管理的效率。2.保障不动产档案现代化管理的安全。保障不动产档案现代化管理的安全是提高不动产档案现代化管理的重要内容之一。首先,要为不动产档案管理配备相关的安全工作人员,对档案进行管理、操作和维护。其次,需要完善和规范不动产档案现代化管理流程,确保其工作流程的安全性。最后,要提高档案管理工作人员的安全意识,避免因为个人的原因导致档案管理出现问题。

(三)建立完善的不动产档案现代化管理制度。政府相关部门应该加大不动产现代化管理制度的建立和完善工作。以便于让不动产档案管理相关单位利用现代化的手段进行档案管理时,做到有法可依,进而提高不动产档案现代化管理的合理性和合法性。

四、结语

总而言之,作为经济社会发展过程中重要组成部分的不动产档案,对其进行现代化管理是非常有必要的,唯有如此,才有可能让其适应经济社会发展的节奏,提高档案管理的效率和质量。

【参考文献】

[1]赛力克·柯孜尔.不动产档案现代化管理探讨[J].建筑工程技术与设计,2019(09):3046.

[2]陳泽伟.信息化背景下的不动产登记档案管理探究[J].卷宗,2019(23):113.

[3]王勇.加强不动产登记档案管理信息化建设工作的探讨[J].魅力中国,2018(32):62.

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