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浅析如何完善客运档案管理工作

2020-09-09孙美玉

办公室业务 2020年8期
关键词:档案管理

孙美玉

【摘要】完善客运档案管理对于提升客运整体管理水平、建设现代化的客运档案管理体系、提升客运管理服务效能等方面发挥着重要作用。在完善客运档案管理工作中,针对实际存在问题,提出创新应对策略,促进实际管理工作水平不断提升。

【关键词】客运管理;档案管理;创新改进

党的十九大明确提出建设交通强国的宏伟目标,吹响了交通强国建设的号角,为未来一段时间的交通建设奠定了总的基调。城市交通客运作为交通强国建设关键环节,作用重要,任务艰巨,迎来了前所未有的发展机遇,也面临着诸多困难和挑战。客运档案管理作为交通客运工作中比较重要,但却易被忽略的環节,是一种对历史负责、为现实服务的重要依据和载体。所以,交通客运档案真实完善与否,直接关系到城市客运服务体系健全和服务水平的提升。基于其重要作用,当务之急,需要进一步强化客运档案管理工作,改进传统工作方式方法,以服务交通客运发展为中心,坚持问题导向,以专业人才和信息技术为依托,建立起一套科学完善、运行规范的交通客运档案管理体系,适应新形势发展的需要,促进交通运输工作水平不断提高,实现交通强国建设目标。

一、客运档案管理存在问题分析

(一)缺乏沟通配合,未能形成工作合力。加强合作,增强各个管理部门之间的有效协调有着至关重要的作用。在实际客运档案管理工作中,档案从资料信息收集到整理分析再到核查再到归档,需要多个部门和众多人员的参与。由于客运管理单位对档案管理工作重视程度不够、管理体系不健全等方面原因,各部门存在闭门造车、沟通协调不畅、协作程度不高等问题,导致档案资料没有及时归档,没有实现档案有效利用和信息共享,为此影响了客运管理整体工作的开展。

(二)亟待建立科学规范的规章制度。在当前客运档案管理工作中,一个明显问题是没有建立起行之有效的客运档案管理制度。档案管理作为一项常态化工作,如果没有一套科学规范的管理制度,会导致档案管理无序化问题突出。主要表现为:档案归档缺乏客观真实和实用性,档案是历史的真实记录,这是其价值所在,如果缺乏真实性,不但会造成档案管理资源投入价值得不到有效发挥,而且会给后续工作带来诸多不利,不能提供有效的历史依据和信息反馈,这些工作缺陷,将对客运管理工作带来不利影响。

(三)联系实际紧密,不够与时俱进,难以适应新形势发展需要。现今,客运档案管理工作的创新进行需要实现与时俱进,只有紧密联系实际,符合新的发展形势,才能更好地服务于交通客运发展。在实际工作中,无法立足于需求,一直停留在经验操作层面上,归根结底,这是对客运档案管理工作不够重视、脱离实际、缺乏工作创新等原因造成的。

(四)亟须加强档案管理队伍建设。目前,客运档案管理工作中,创新运用新的管理技术和手段,但归根结底离不开专业人员的操作,亟须科学设置档案管理人员结构,组建一套高素质水平的管理队伍。一方面,客运档案管理人员必须是专业化水平高的,且能够积极顺应现代化档案运行管理体系建设,这对于档案管理人员的整体要求是较高的;另一方面,客运档案管理队伍建设需要完善学历层次结构,既有研发型人员又有操作性人员;而且对于年龄较大的管理人员及时进行岗位的调整,为档案管理队伍注入新的活力。就以上而言,如果没有足够的重视程度,加大资金投入和支持的力度,将难以保证档案管理人员队伍的高素质和稳定,这也是亟须改进的一个方面。

(五)档案管理缺乏有效的核查监管。强化档案管理的核查监管,对提升工作水平具有十分重要的意义。通过核查监管能够及时发现存在的问题,及时与有关人员对接处理,提升实际管理和服务水平。而对实际工作而言,很多单位档案管理体系中缺少内部监管环节,即使有监管,也是因为档案出现大范围错误时,才会调动人员核查,具有迟滞性。为此,对于客运档案管理来讲,如果在初期未能加强核查,后期进行核查监管,整体投入的资源力度是非常大的,对于客运档案管理而言得不偿失。

二、客运档案管理工作创新改进的建议

(一)明确客运档案管理的目标,准确定位。不同时期客运档案管理的整体要求是不同的,为了提升实际客运档案管理水平,需要实现与时俱进,对客运档案管理进行准确的定位,按照既定的目标落实,提升整体的档案管理水平。就这一方面而言,当下客运档案管理中,其目标制定首先应从客运整体运行管理水平提升出发,向着客运企业可持续方向的目标进行。在这一目标引领下,切实保证客运档案收集归档的精准性,在信息数据全面、客观的基础上,为客运企业相关决策制定奠定基础。此外,客运档案管理目标的确定应以提升更高水平的服务质量为主。客运行业发展的根本则是获得来自乘客的支持,也就是在最佳的服务前提下,提高乘客的乘坐率。那么,通过客运客户档案的有效建设,提供针对性强、服务水平高的客运服务,这一点是非常必要的。目前,随着信息化技术的不断发展,信息化建设不断推进,信息技术得到广泛应用。客运行业需要形成一个共识,将乘客的乘坐记录及时进行统计,并且在整个行业内部实现信息的共享。这样一来,行业内部不同客运地点可以就乘客的出行信息实现更新,通过大数据实现运算,计算乘客的出行频率和主要出行点,为乘客提供最佳的服务。而为了达到这一效果,客运行业需要统筹兼顾、统一部署,加强相关规章和制度方面的引导,督促和引导信息化技术创新使用,积极支持客运数字档案管理平台的研发和推广,促使客运服务数字化档案管理工作有序推进。

(二)健全客运档案管理体系,发挥有效的引导作用。为了提升客运档案管理水平,建立健全完善的客运档案管理体系,发挥有效的引导作用是非常必要的。一方面,完善规章制度,明确各个部门之间的档案工作职责;另一方面,应该加强宣传教育、培训等措施,促使员工明确档案管理需要落实的各项工作。因此,积极与档案管理部门沟通,及时提供信息数据。而在规章制度完善中,各个管理部门的责任通过明文条例标示清楚,对于不履行责任和义务的部门及时进行惩罚。在奖惩制度有效配合下,发挥有效的引导激励作用,加强部门之间的协调配合,为客运档案管理水平提升奠定基础;另一方面,建设完善的档案管理核查监管制度。在实际客运档案管理水平提升中,建设完善的档案管理核查监管制度有着重要作用。需要从档案管理初期便开始进行监管,对于数据信息的收集反馈进行二次核查,保证数据信息的真实性、准确性。完善监管体系,需要从档案管理内部体系方面完成,给予监管部门较大的管理责任权限,建设专业化的监管人员队伍。此外,监管工作进行中,还要着眼于监管目标与客运运行目标相结合,为客运行业的进一步发展提供真实有效的资料数据。

(三)建设高水平的档案管理人员队伍,发挥辅助作用。为了提升客运档案管理水平,形成专业化水平高的、协调有序的档案管理人员队伍是非常必要的。一方面,企业需要投入必要的资金支持,积极组织档案管理人员进行培训教育,接受最新的档案管理知识和技术。全面提升档案管理人员队伍综合素质水平;另一方面,调整管理专业人员结构。积极引进年轻的人员,增加研发型人员,提升整体的研发水平。以此为基础,通过加强创新,形成专属本单位自身的档案管理信息系统,提升档案管理的实用性。

(四)与时俱进,创新建设档案管理信息化系统。完善客运档案管理工作,实现与时俱进,创新建设档案管理信息化系统对于符合时代要求和实现社会发展有着重要作用。创新建设档案管理信息化系统,就是要实现数字化档案管理。数字化档案管理系统要不断完善硬件设计,提升硬件系统的兼容性。檔案主管部门能够通过在线信息整理,通过专门的数据库建设,对信息实现分类整理。以此,能够减少档案管理人员的工作压力。此外,在数字化档案管理中,通过专门的数据库建设,能够针对档案信息的反馈实现自动编目和处理。而实际无论是全宗目录还是分类目录,都应按照特定的标准和规范落实。只有这样,才能够促使客运企业在后期相关决策制定和服务体系改进中,实现信息的随时调取和处理应用,提升档案存储价值,为客运企业健康发展作贡献。

三、完善客运档案管理工作应注意的问题

(一)注重资金的强有力支持。客运档案管理工作创新需要强有力的资金支持,这就需要客运企业制定有效的资金投入计划,从客运数字化管理层面进行改进。再将资金应用到档案管理创新中,强化资金应用追踪和监管,根据资金的使用状况灵活调整,为档案管理人员队伍建设和档案管理其他基础设施改进提供支持,切实促使资金应用到档案管理工作中,为专业化人员队伍建设和档案管理新技术引进提供支持。

(二)注重档案管理的重视提升。客运档案管理工作中,提升档案管理的重视度是一切管理工作落实的关键。顶层管理人员积极认识到在现代化交通体系下,更应该注重提升针对性强的客运服务,吸引客运回头客。因此,立足于时代和社会发展背景,展望未来,加强重视,从阶段性计划制定中给予档案管理足够的重视。在重视度提高的前提下,中层规划和基层执行部门上下协调、全面改进,提升档案管理工作水平。此外,档案管理重视度的提升还应获得行业内部的一致认同,因此加强宣传教育,促使行业每一个工作人员尤其是档案管理部门人员形成共识,促使管理思想积极转变,引进现代化档案管理模式,为档案管理工作创新落实发挥有效的作用。

四、总结

综上所述,在档案管理工作中,为了提升档案管理水平,实现与时俱进,需要从实际出发,提出相应的改进建议。在实际工作中,针对实际存在问题,能够从专业化人员队伍建设、信息化系统创新建设、完善的档案管理体系方面进行落实,同时注重资金的强有力支持和档案管理的重视程度,促使实际创新改进工作有效推进。

【参考文献】

[1]曾浩权.档案管理中面临的问题及解决对策[J].时代报告,2018(8):101-104.

[2]刘春燕.文书档案管理工作中存在的问题及对策分析[J].山西青年,2018(4):57-59.

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