杨竞云

【摘要】随着社会发展水平的不断提升，传统档案管理体系显得过于落后，不能满足当前文书档案管理工作的实际需求，且文书档案管理工作逐步脱离于时代，科研单位必须革新理念，加强文书档案管理工作。本文简述科研单位文书档案管理的意义，分析科研单位文书档案管理现状，提出相应策略。

【关键词】科研单位;文书档案;管理

科研单位发展历史资料记录在文书档案中，是单位历史发展过程中所留下的珍贵数据，也是众多工作者总结的宝贵工作经验。文书档案主要通过图表、视频等形式存储下来，这些资料能够将科研单位发展情况充分反映出来。加强科研单位文书档案管理工作，除了能够为科研单位管理者、领导者提供决策指导以外，还有利于工作人员总结经验教训，为科研单位进一步发展打牢基础。

一、科研单位文书档案管理的意义

科研单位文书档案可以将人员工作情况、重要活动开展情况等翻译出来，在对文书档案进行查阅后，能够掌握所有人员的工作状态，也是科研单位人员评优、晋升等可靠的依据。发挥出文书档案的作用，可以有效激发科研单位工作人员的积极性，促使他们主动提高工作效率，保证高质量完成各项工作。在市场经济快速发展的时代，科研单位的发展备受各界关注，要想全面掌握科研单位发展历程，需要提高对文书档案管理的重视程度，这样才能明确科研单位发展中出现的问题，总结经验教训，促进科研单位长远稳定发展。

二、科研单位文书档案管理的现状

（一）对文書档案管理缺乏足够重视。很多科研单位对文书档案的作用缺乏正确的认识，在文书档案管理中只是简单地对部分文件进行归档。部分科研单位在开展文书档案管理工作时，仅对文书作出分类、收集与保存，这样文书档案重要性不能体现出来。且一些科研单位在文书档案管理中投入的人力与物力很少，不能保证档案管理的合理性与规范化，导致文书档案完整性与可靠性受到不利影响。

（二）文书档案管理制度不完善。当前很多科研单位制定了各项文书档案管理制度，档案管理人员能够根据各项条款开展文书档案管理和分类等工作。然而从科研单位文书档案实际情况来看，文书档案管理制度还有待进一步完善，具体来说包括以下两个方面：一方面，科研单位在文书档案管理制度上存在缺陷，主要对文书档案实行统一分类与管理，从而为文书档案查询与利用带来了不利影响;另一方面，文书档案目录未形成，为档案查找产生了阻碍。

（三）文书档案管理模式比较落后。现阶段科研单位文书档案管理模式显得过于落后，随着计算机技术的发展与应用，在社会各个领域发挥着重要作用，然而科研单位文书档案科学化与自动化水平不高。部分科研单位实行的自动化文书档案不能满足其要求，这样文书档案管理工作效率难以实现提升，且一些科研单位主要实行人工管理模式，在管理上显得非常封闭，无法保证资源得到利用，为科研单位的发展带来了不利影响。

三、科研单位文书档案管理的策略

（一）强化数字化文书档案信息安全管理意识。在数字化快速发展的今天，科研单位要增强数字化文书档案安全管理意识，为档案管理人员提供学习的机会，让他们掌握文书档案信息安全、保密技术等知识，将安全防范措施做到位，防止由于操作不正确引起的数据丢失与删除等问题，这样可以解决文书档案信息泄露的问题。科研单位要做好文书档案数字化收集、处理和备份工作，让文书档案实现数字化规范管理，保证档案管理工作效率。科研单位要在硬件设施建设上加快脚步，提升文书档案管理规范化水平，文书档案作为科研单位的基础性工作，要解决办公经费、办公用房不足等问题，不断对文书档案管理硬件设施进行完善，并要有专门的库房与阅档室，保证两室分开，达到专室专用的目的。科研单位在建设档案库房的过程中，应该保证防盗设施的完整性，并购置去湿机、空调器、灭火器和温度计，将室内温湿度控制好。

（二）明确文书档案管理工作标准。科研单位文书档案工作有着复杂性、系统性和专业性特点，为了保证文书档案管理水平实现提升，应该在所有工作环境与流程都细致要求，要不断对文书档案管理流程进行规范。在传统文书档案管理模式下，工作流程缺乏明确的标准，管理人员也未严格执行文书档案管理步骤，导致文书档案管理工作中容易出现问题。科研单位要想解决文书档案管理中发生的问题，应该不断对文书档案管理制度进行完善，将工作标准与工作流程确定下来。科研单位要从实际情况出发，充分考虑到文书档案管理工作特点，逐步制定满足发展要求的文书档案管理工作标准，同时在内部做好宣传与普及工作。这样才能保证档案管理人员根据制定的工作标准与流程开展工作，针对出现的问题及时改正，最大限度消除因问题扩大引起的问题。

（三）规范工作程序与方法。第一，在案卷上采取全面普查的方法。在查看文件时要细致，取出没有价值的资料，这样今后在计算机管理中可以避免信息出现重复，保证档案工作效率实现提升。第二，复杂案卷重新整理与归集，保证其更为规范与整齐。案卷内容要严格梳理，主要解决组卷过厚、内容混杂的案卷，做好细分与分类分工，把内容相关的文件在一个档案内存储。当然也要将漏填页码、标题未填写清楚等案卷找出来，通过重新填写，保证文件资料更加规范。第三，提升标题的规范性，保证检索工作的正确开展。通常来说，工作人员应该根据档案分类号对所需文件进行检索，将标题进行精确的编写，这样搜索正确性才能提升。在开展档案编录工作的过程中，要保证题名编录的规范性，将统一适用的标准确定下来，当成案卷的题名准则。

（四）提升文书档案管理人员的综合素质。新时代科研单位文书档案管理工作逐步成为一项综合性、技术性较强的工作，且档案种类不断增多，方式也多种多样，这让档案文书档案存储方式发生了较大改变，为了提升文书管理效率，应该在管理方式上加强创新。在文书档案储藏过程中，应该关注恒温恒湿、避光保存等工作，避免文书档案出现破损等问题。电子类文书档案应该关注存储条件与存储设备质量，最大限度消除电子设备带来的干扰。此外，要做好档案管理工作人员的培训工作，促使他们的专业素养实现提升。科研单位要引进文书档案管理工作人才，定期开展考核工作。专业档案管理工作人员负责文书档案管理保存工作，这样文书档案将有效储存，为今后文书档案查阅与检查创造条件。

四、结语

总之，从科研单位文书档案管理现状分析可知，因为思想观念未及时发生变化，在文书档案管理重要性上缺乏足够的认识，造成文书档案管理人力、资金投入不足，制度先进性不足，无法将文书档案借鉴作用体现出来。这要求科研单位将应对措施做到位，发挥出先进科学技术的作用，保证文书档案管理更加规范化。

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