孙小婷

【摘要】本文阐述了档案保密工作的内容，探讨了当前档案保密工作中存在的诸多问题，针对问题结合实际工作经验，对新时代加强档案保密工作措施进行探究，以期为新时代档案保密工作提供借鉴和参考。

【关键词】新时代;档案管理;保密工作;存在问题;措施研究

近年来，在信息技术发展环境下，档案管理工作越来越趋向精细化和智能化发展，这在一定程度上提高了档案管理工作的质量和效率。但在档案管理日常工作中，在很多方面存在较大问题，诸如档案管理的保密性、硬件设施、管理人员水平以及检索率等，为了做好档案保密工作，提高档案管理水平，本文就如何做好新时代档案保密工作进行探究。

一、档案保密工作的主要内容

做好档案保密工作，是为了防止档案信息泄露，以免造成不良后果。档案保密工作主要有四个方面的内容，其中包括档案库房的保密管理、涉密档案的保密安全管理、明确划分档案保管的期限和保密期以及实时掌握涉密档案涉密情况变化。

（一）对档案库房进行保密管理。档案库房管理是档案管理工作中极其重要的一个环节，只有做好档案库房的保密管理工作，才能降低档案受损害程度，保证档案的保密性。按照档案库房管理规范，必须区分档案管理库房和其他办公区，需要安排专人管理库房，确保库房的保密性。完善库房管理制度，是确保档案保密性的前提。

（二）对涉密的档案进行保密管理。在对涉密档案的保密过程中，应做到如下几点：首先，应建立健全涉密档案管理制度，对涉密档案的收集、征集、整理、统计、保管、利用以及编研等各环节做好保密措施，涉密档案应单独装订保存，避免与其他非涉密档案混淆，造成涉密档案在利用过程中出现泄密。其次，要加强对涉密档案库房的管理，实行“双进双出”制度，进入库房都要进行登记，无关人员一律禁止进入涉密档案库房。最后，为了防止意外事故的发生，还需制定涉密档案管理應急预案。此外，还要做好涉密档案定期检查工作，以确保涉密档案的内容不失密、不泄密、不被窃密，在涉密档案检查过程中一旦发现问题，能及时采取补救措施，避免造成不必要的损失。

（三）明确划分档案保管的期限和保密期。档案保管的期限和保密期的划分是衡量档案价值的尺度，是管理和控制档案信息的重要手段。因此，要结合档案的具体内容和基础价值，来明确划分档案保管的期限和保密期。在保密期内的档案，应做好档案的保密工作，确保档案内容不被泄露。凡规定为长期的秘密事项，在授权机关解密前，机关单位应当对其采取长期保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供利用。

（四）实时掌握涉密档案涉密情况变化。在档案的保密管理过程中，档案的涉密等级不是一成不变的，会随着科学技术、政策文件等外界因素的影响而发生变化，因此，是一个动态管理的过程。随着时间的推移，部分档案也会逐渐朝着解密的方向发展，因此档案管理人员要时刻掌握档案涉密情况的变化，根据档案涉密等级的变化，及时更换档案管理方法，更好地做好档案的保密管理工作。

二、当前档案保密工作中存在的问题

受多方面因素的影响，在档案保密工作中存在诸多问题，给档案保密工作带来风险，主要表现在以下几个方面：

（一）缺乏档案保密意识。档案往往记录着单位重大且有记录保存价值的重要事件，是日后查阅的重要依据。然而，在日常档案管理中，部分档案管理人员缺乏档案保密意识，没有认识到档案资料的重要性，未给予足够的重视，容易在日常生活中泄露档案内容，导致大量的保密信息外泄，造成不可挽回的严重后果。

（二）档案管理硬件设施缺乏。档案管理硬件设施在档案管理中是非常重要的，部分单位档案管理缺乏独立的档案室，容易造成档案遗失、变质、虫蛀等情况，为后期档案信息查阅带来很大不便，甚至会造成不可估量的损失。即使部分企业设有独立的档案室，但档案库房过于陈旧、空间狭窄，潮湿的环境容易损坏纸质档案，影响了档案的完整性。

（三）档案管理人员专业水平有待提升。档案管理人员缺乏专业档案管理知识，不仅降低了档案管理工作的质量和效率，还影响了档案管理的保密性。大部分企业已普遍将纸质档案转化为电子化档案，然而在电子化档案的信息管理系统中，受档案管理人员计算机水平的限制，导致无法规避或及时处理、黑客、病毒的侵袭，或电脑卡机等问题，造成档案有泄密危险，给档案保密工作带来无法估量的损失。

（四）档案检索准确率不高。在新时代的档案管理中，档案管理工作以信息化管理为主，但是在实际档案管理中，受基层档案管理部门计算机水平的限制，档案检索方式仍采用比较传统的手工检索方式，直接影响着档案管理人员档案管理效率。采用手工检索方式，需要档案管理人员进行大量的人工编码计量工作，无法保证工作质量，大大降低了检索的准确率。

三、新时代加强档案保密工作措施

通过上述对保密工作中常见的问题进行简要分析，结合多年档案管理经验，要做好新时代档案保密工作，需从以下几个方面着手。

（一）完善保密制度，树立档案保密意识。做好新时代档案保密工作，完善保密制度，树立档案保密意识是必不可少的。首先，要建立健全保密制度。结合机关单位特点对档案的密级认定、保存年限、传达范围、销毁程序以及借阅手续等方面制度进行完善，确保不遗漏档案在管理中的任一环节。其次，要树立档案管理人员的档案保密意识。档案管理人员应熟练掌握《保密法》《档案法》等有关保密工作的法律法规，明确认识到档案保密管理的重要性，提高档案管理人员的保密意识，牢固树立保密观念，增强保密意识。此外，还应建立问责制，要严肃追究档案管理人员渎职、失职等行为，为档案保密工作起到约束、警醒的作用，增强保密意识，降低因渎职失职造成的泄密损失，更好地保证档案的保密性。

（二）加强档案库房建设和管理。档案库房建设的合理性影响着档案管理的总体水平，同时也是档案管理的基础性工程。在建设档案库房时，应注意将档案库房与办公区隔离开，并避免设在办公楼最底层，防止盗窃或无关人员从窗口进入，同时档案库房还必须配备“三铁一器”。在档案库房管理中，不断完善“十防”措施，定时测量库房温湿度，并采取通风等措施，定期对库房进行大扫除，投放药物，对已配备设施如防盗门窗、电源电线等进行完好率检查，此外，如有机密级以上涉密档案的必须配备视频监控系统，加快落实档案库房建设管理工作，做好档案的保密安全工作。

（三）明确工作分工，实现档案管理信息一体化。为了做好档案的保密工作，在档案动态化的管理过程中，需要在档案的收集、征集、整理、统计、保管、利用、编研等各环节设置专人负责，明确个人职责，实现档案管理信息一体化。同时，还应开发出适用性较强的档案管理信息系统，加强档案管理部门与其他部门之间的联系，实现档案信息管理一体化，确保档案信息的完整性和真实性。

（四）加大对档案管理人员专业培训的力度。做好档案保密工作，加大对档案管理人员专业培训力度是必不可少的。提高档案管理人员的专业水平，应对信息化时期档案保密工作所面临的挑战，主要形式如下：一是经验交流会，定期召开经验交流会，通过经验分享及交流，为档案管理人员的保密管理经验，提高档案管理人员档案管理能力。二是以教育片形式，让档案管理人员了解新时期档案保密工作的负责形式，同时还应向档案管理人员宣传档案泄密的危害。三是定期对档案管理人员进行专业知识、信息系统技术等方面的培训，提高档案管理人员的业务技能，同时也能使档案管理人员具备信息化档案保密技术。

（五）提高档案管理的科学化程度。提高档案管理的科学化程度，是新时期档案管理工作必备的要求。档案保密的密级是在档案保管过程中随着时间和政策文件而变化的，而作为档案管理人员，应实时掌握档案密级的动态变化，严格按照规定做好保密档案的升密、降密以及解密工作。对密级档案尤其是涉密档案进行保管时，应单独保存装订，避免与非密级档案混淆，造成档案利用过程中密级档案泄密，确保保密档案的安全性、科学性;定期对涉密档案进行清查鉴定，明确划分密级与非密级档案之间的界限，确定档案的利用范围。此外，为提高档案管理的科学化程度，档案管理人员还可根据档案资料的密级编制涉密文件目录，建立涉密文件统计台账和存放地索引。

（六）加强对档案的利用和监督。加强对档案的利用和监督，能有效发现和制止档案在利用过程中出现破损、毁坏以及泄密等不良行为，确保档案信息的完整与安全。需从以下几点出发：一是完善档案利用制度，主要包括档案的阅览制度、借阅制度、复制制度等。根据档案具体内容、利用者的不同确定档案利用的范围，档案的借阅必须严格按照规定审批手续进行，任何人无权擅自调阅。二是要加强对借阅档案的监督，对于归还借阅的档案，要仔细校核档案有无缺损，对于恶意毁坏档案的行为要进行严肅处理，确保档案的完整性。

四、结束语

综上所述，针对当前档案管理中存在的问题，充分认识到新时代档案保密工作的重要性。本文结合实践，提出一系列加强档案保密工作的措施，旨在提升档案管理人员的保密意识、职业素质，以期进一步提升档案管理人员档案保密工作的水平。

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