金文君 郭崇胜

【摘要】本文在分析化工企业档案管理现状的基础上，提出档案精细化管理工作的措施，从档案管理精细化、制度精细化、员工素质精细化角度进行探讨分析。通过企业档案的精细化管理，能够提高档案管理的水平，实现档案管理的可持续性发展。

【关键词】化工企业;档案精细化管理

精细化管理作为档案管理的一部分，是推动化工企业可持续性发展、实现企业经济效益最大化的发展需求。目前，如何全面实施并推进档案的精细化工作是档案管理工作的重心，本文将从档案管理的现状分析，结合实际的工作制定出合理化的措施，运用精细化的思想理念、专业化的管理技术，建立健全工作体制、制度、流程，对档案实施科学化、精细化管理。

一、档案精细化管理的现状

（一）精细化管理思想落后。过去，档案管理部门属于企业的辅助性部门，相较于盈利部门而言，对于企业的贡献并不显著，档案管理工作很难引起管理层的足够重视。对于档案工作者，缺乏对档案工作全面的思想认识，认为档案工作仅仅是对工程设计图纸（蓝图）、计算书、各类重要资料等档案进行技验、核对、归类、存档，是一类简单机械的管理工作，对企业的生产经营没有实际效益。

（二）档案管理技术落后。企业档案部门主要管理以纸质为载体的档案，管理电子档案为辅。近几年，部门逐步将数字化信息化技术引入工作中，尽管已经做了大量档案电子化工作，比如通过扫描仪等设备将纸质图纸转换为电子图纸，减少蓝图的收集存档并扩大电子档案文件的存储，增设自动化办公系统（OA系统）中档案模块等工作，仍旧不能完全实现档案的精细化管理，在实体档案和电子文件的管理中均有管理漏洞。

（三）档案人员综合素质低。档案部门的工作人员大多不是专业档案出身，存在专业技术不强、专业技巧不够完善、接受新知识的观念不积极等现象，新的法律法规及规章制度不能及时应用到工作中，容易造成工作效率低、服务质量低等问题。此外，由于人员长时间机械化工作，缺乏积极性、创造性。

二、档案精细化管理的措施

（一）档案制度的精细化。档案制度的精细化是指精细化的档案管理政策、相关的法律法规及管理制度等方面的精细化。首先在《档案法》的规范下，制定出完善可行的适合本企业的档案管理制度，并保证其在工作中实现标准化、规范化、精细化。比如，企业档案管理部门针对工作中工程文件、图纸等收集归档不及时、不认真的现象，甚至现场的文控档案资料、建设项目档案、工程监理档案流失等现象，针对这些现象制定相应的管理规范，能够避免工作的漏洞，做到精细化管理。此外，随着档案工作信息化的推进，面对纸质档案数字化、网络安全等情况的出现，及时拟定和更新对应的规范制度。工作中对制度进行精细化管理，强化档案管理，提高档案的管理效率。

（二）档案管理的精细化。档案管理的精细化包括技术的精细化和档案流程的精细化。档案技术的精细化是指不断加强的新技术、数字信息化建设。近年来，企业档案资料部门逐步引进先进的数字化设备，如多功能打印机、蓝图晒图机、扫描仪、光盘刻录仪等。其中，部门把OA系统看成实现档案精细化管理的一种有效途径，通过OA系统这种精细化办公方式，能够有效实现各部门以及本部门内部的协作和沟通，提升了档案管理的实效性、便捷性。此外，部门还引入ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等先进的管理方法，使档案工作更加规范化、体系化、安全化、人性化。档案流程的精细化主要分为两部分，实体档案管理和电子文件流程的精细化。实体档案主要包括文书档案、财务档案、工程档案的技验、归档保存等工作环节，通过在每一环节制定实施办法和规章制度实现精细化管理。而电子文件的精细化管理更加注重精细化的流程，细化流程中的操作过程、业务范围、操作安全等方面，可以实现减轻工作负担、提高工作效率、节约办公时间等效果。比如，部门逐步细化现有的流程单以及增设了一些新的流程单，如设计任务（可研、初设、基础设计、专篇）完成验收复制发图归档通知单等。随着OA业务范围的逐渐扩大，员工的工作逐渐快捷高效，档案的管理逐渐变得高效简洁化。公司通过OA流程办公，给员工工作带来如下的便捷：第一，节约纸张，方便利用。在没有实行OA流程前，申请人需下载申请表单，通过一系列签字审批最后归档于档案资料部，档案部工作人员审核并入库归档。每年这样的申请表单不计其数，长此以往不仅消耗大量工程图纸，而且存储保管这些文件需浪费大量人力物力，在推行OA办公流程后，这些问题迎刃而解。OA平台能够分类管理大量数据，不仅可以快速检索查阅入库归档的资料，而且促进实体档案的保护，防止资料文件易碎易丢失。第二，提升工作效率、节约办公时间。申请人为给现场补发项目设计图纸，不需要亲自到档案部门查阅是否完整归档，只需通过OA平台快速检索图纸是否已经入库归档，确定图纸完整且归档的情况下发起申请流程，经过一系列操作后最终将晒完的图纸发往现场目的地。从流程申请到结束整个过程中，节约申请人大量的工作时间和精力去处理档案是否完整归档、能否借阅、审批签字等诸多事情，也不会由于部分审批人出差在外延误审批时间，只需通过手机客户端审批即可。此外，当申请流程在某一节点发生停滞，申请人通过状态快速查询在哪一环节出现问题，能够快速、有效、准确地和该环节负责人沟通解决，最终保证整个流程快速结束，最终提升了各个部门的工作效率。第三，办公流程规范化、制度化。通过OA平台操作申请流程，从表单内容、申请流程、操作方式到工作中对应的规章制度均是规范、统一的，实现档案管理提质增效的目的。

（三）员工素质的精细化。档案资料部对员工进行精细化管理，主要通过进行系列专业培训、业务实践指导、思想教育的方式提高员工的综合素质，只有不断加强员工的理论培养，才能在工作中探索出更多的档案管理方式，实现更先进的档案管理方式。第一，增加员工外出培训。自2019年1月《档案专业人员继续教育规定》实施以来，公司档案部门积极组织员工分批参加国家档案干部教育中心在北京、郑州、厦门等地举办的培训班。通过不同专题的学习，员工学习了档案专业的新理论、新技术、新方法，不断完善个人的知识体系，强化岗位的创新能力，并将学习知识理论消化吸收再传授给部门的其他员工。部门通过这种以点带面、逐步扩大的学习方式，稳步提升了档案人员的整体素质。第二，业务指导实践。在实际工作中，制定的规章制度、操作流程并不能完全适应员工的工作方式，需要部门内部以及相关部门之间逐渐磨合和探讨这种工作方式，探讨出最优的工作模式，保证工作效益的最大化。第三，定岗定责。档案精细化管理的特征在于细化过程、工作内容、工作职责。精细化管理需要对每一位员工的工作技能以精細化的标准来要求，保证工作的零误差。

三、结语

档案的精细化管理是档案管理的基本要求，有助于档案管理的改革和创新，更有助于企业实现可持续性发展。掌握精细化的管理思维并运用信息化技术，通过细化管理方法和流程、提升人员综合素质等方式，使企业的档案管理更加标准化、制度化、精细化。

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