滕晶 郭栋梁

【摘要】本文首先阐释了精细化管理理念的起源与内涵，分析了农业科研单位实施办公室精细化管理的意义以及精细化管理的基本目标和要求，探讨了如何不断强化和完善办公室行政管理，逐步构建起运转流畅的精细化管理体系。

【关键词】精细化;行政管理;

办公室行政管理服务于农业科研单位的科学技术攻关、农业技术成果转化以及学术交流等活动，传达上级主管部门的指示并且协调各项农业技术服务与科研项目的落实，策划和组织本单位的各项活动，完成单位内部日常行政事务的处理。只有保障办公室行政管理体系的高效运转，才能发挥出农业科研单位在社会治理过程中的重要作用。

一、精细化管理概述

精细化管理理念源于上个世纪初的美国，是在工业生产技术水平快速进步、对产品质量以及生产效率的要求越来越高的背景下诞生的，其精髓在于倡导将科学技术与方法引入管理领域，运用时间、数量等精确的量化指标衡量生产和管理方式的合理性与有效性。所以随着生产、科研等领域科学技术的演进，运筹学、统计学以及计算机技术等科学理论和技术陆续被运用到企业管理当中。在20世纪70年代的日本，制造业企业将精细化管理理念运用到极致，使其在优化生产工艺流程并挖掘人力、设备与物料的综合生产力方面体现出了极高的价值，从而成为了广为人知的高效、科学的管理理念，并且逐步被应用到包括行政管理在内的所有管理领域。

二、实现办公室精细化管理的意义

办公室的行政管理工作起到了维持农业科研单位正常运转、完成各项资源配置和进行单位内外相关事务组织协调的作用。而农业科研单位承担着提高农业生产技术水平、解决农业产业发展中的技术性问题的使命，并且为国家制定、落实农业产业发展战略规划提供着信息和技术支持。因而各个部门的办公室运转效能决定了农业科研单位能否在保障农业经济发展、推动农业产业结构升级等方面体现出应有的战略价值。所以在缩小城乡差距、优化农业产业结构等重要发展战略以及相关政策亟待落实的背景下，通过实现办公室行政管理精细化来提升农业科研单位的运行效率，顯得至关重要。

三、精细化管理的目标和要求

（一）工作任务与目标的分解落实。围绕生产与管理目标优化资源调配和利用策略，而且将人作为战略资源的一部分并挖掘出其最大潜能，是实施精细化管理的组织机构最大的特点。所以在实现办公室行政管理精细化的过程中，要根据特定办公室的主要职能、日常事务的类型以及处理方法，将总体目标与任务按照性质、流程分解。与此同时，分析实现每一个细化目标、完成具体任务所需的人力、物力，进而设置对应的岗位并明确资源调配与业务衔接方法，完成管理工作的细化分工，从而明确办公室各个岗位的权责与其在各项事务处理过程中的定位，为提高行政管理效能奠定基础。

（二）业务流程标准化。业务流程标准化是实现精细化管理的必要条件之一，也是发挥出人、物料与设备等生产要素最大产能的基础。在工业企业中，通过对产品每一个加工工序所需的操作步骤、物料供应方式以及设备运行条件进行分析，运用生产效率、产品质量以及综合成本等指标对其进行优化，可以找到最有利于成本、质量控制的方案，从而确定标准化的生产工艺流程。在办公室行政管理领域中，不同性质的事务处理与工业产品的加工有着类似的生产要素构成和处理流程，不同岗位人员同样需要根据职能分配完成各自的任务，并且基于信息或文件资料的加工和传递，相互间协同完成具体事项的处理，所以也可以参照工业生产的精细化管理模式来实现业务流程的标准化。

（三）构建科学的绩效考评机制。只有了解管理体系的运转成效、评价包括人力在内的资源是否创造出了理想的价值，才能够在产品或服务的需求不断变化、生产技术和管理理念持续演进的背景下，动态优化精细化管理体系，使之始终保持高效、严谨，以控制运营风险、保障经济效益，并且维护企业等组织机构在竞争中的优势地位。所以科学的绩效考评机制对于办公室行政管理精细化必不可少，而鉴于行政事务处理与工业生产相比，难以全面进行量化分析和评价，所以需要基于对信息技术、数学方法的运用，借鉴企业管理中风险评估等领域的相关理论和方法，实现对办公室行政管理工作的定性以及定量分析，作为评价精细化管理体系运转成效、考核员工个人工作成绩的依据。

（四）完善的制度保障。完善的制度保障是落实各项管理策略并实现管理目标的基础，而精细化管理对管理制度的完善有着更高的要求。首先，细化分工与业务处理流程标准化需要以岗位工作管理制度、绩效考核评价标准等规章制度的形式加以明确，才能够在各个部门的管理实践中得到执行和落实。其次，在行政管理部门办公室或企业按照标准化的业务处理流程完成具体任务时，伴随着各个管理岗位的决策与信息的上传下达，而只有严格遵循相关规章制度、依据特定流程作出决策，才符合精细化管理理念的要求。所以能否构建出科学的管理制度体系，是强化农业科研单位办公室行政管理精细化的关键。

四、构建与强化精细化管理体系的策略

（一）业务流程标准化。要想在农业科研单位的办公室全面实现精细化管理，必须依据科学的理论并借鉴企业管理领域的实践方法，按照精细化管理的要求逐一实现各个目标。而为了实现业务流程的标准化，需要审视当前不同部门的办公室行政管理工作内容和性质，将所有事项进行归类并分析其特点;进而梳理财务管理、对外沟通联络以及内部的组织协调和一般行政事务处理等工作的现有流程，分析完成每一类事务处理时所有环节的工作方法、所需资源以及技术，探究以何种方案能够实现管理成本、效率以及资源利用率的最优化;进而逐一确定每一项事务的处理流程，将各个流程中每一个环节的操作方法、技术与资源运用规范化与标准化，从而完成办公室行政管理业务流程的优化与重构，为进一步的岗位分工细化做好准备。

（二）优化管理制度体系。要想全面实现办公室行政管理的精细化，必须按照相关理论的要求，创新农业科研单位的管理制度体系，使之满足不同办公室、各个岗位的行政管理职能的精细划分要求，起到保障各项战略规划落实的作用。首先，需要结合农业科研单位现有组织架构与管理体系的特点，分析岗位管理、决策和监督机制以及绩效考评等方面的规章制度和标准，对应精细化管理背景下办公室行政管理职能划分、业务流程的分解与具体工作任务分配，探讨相关条款的内容是否符合新的管理要求;对缺失部分进行完善并去除重叠内容，优化不合理的部分。其次，在创新办公室行政管理制度的同时，应完成相应的工作任务和职责分配，优化相应岗位的人力、物力资源配置，从而提升行政管理效率，为农业科研单位的技术创新、学术研究等活动提供更有力的支持。

（三）完善绩效考评并动态优化管理机制。运用科学的理论与方法构建绩效考评机制，可以实现对办公室精细化管理体系的动态评估，并且基于量化指标判断已有管理机制的完善性与有效性，为新的发展战略的规划和实施提供决策依据。首先，农业科研单位的管理层应分析现有的绩效考评制度和具体评价方法，借鉴实施精细化管理的企业等组织机构在绩效考评体系构建方面的经验，结合自身的业务特点、岗位分工，对各个管理环节以及具体岗位的绩效评价制定量化的标准，确定相关指标及其分析、评估方法。其次，在绩效考评工作中合理运用计算机技术以及现代企业管理理论，在单位内部动态评估行政管理绩效，审核各项管理目标的落实情况，评价办公室精细化管理的实施成效;针对特定环节中存在的问题探讨优化措施，逐步完善与强化办公室的精细化行政管理体系。

（四）运用信息技术保障管理体系的运转。精细化管理理念之所以能够推广至行政管理领域，与信息技术等现代科技的普及应用密切相关。目前，基于互联网运用专业化的管理软件，可以让组织机构内部各个部门之间进行实时的信息交互，为实现行政管理业务流程的标准化创造了条件;并且由于各个环节间可以共享信息和数据，有利于相关岗位、部门之间的协同，保障了精细化管理目标的落实。所以信息技术的合理运用是强化精细化管理的有效手段，農业科研单位应完善现有的信息化管理系统，按照精细化管理需要配置软硬件设施，提升行政管理体系的运转效率。

五、结语

只有实现办公室行政管理岗位职责细化，基于精细化管理理论和方法完善现有管理机制，才能够满足新时期农业科研单位的运行需要。所以在办公室行政管理精细化的进程中，需要对相关规划的实施效果进行科学评估，通过持续完善和强化，提高精细化管理体系的运转效率和能效。

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办公室;农业科研单位