王静

摘 要：工程建设项目档案涵盖中标通知书、施工合同、开工报告、施工技术交底记录等开工前资料以及项目施工全过程产生的各种技术类、管理类与质量验收资料。近年来，工程建设项目规模不断扩大，涉及到的项目参与方越来越多，这就给工程建设项目档案管理工作增加了難度，如何建立一套行之有效的管理机制，创新管理模式，确保档案资料的完整性、真实性与安全性已经成为档案管理人员的首要任务。因此，本文将围绕工程建设项目档案管理存在的问题以及采取的创新管理措施展开论述。

关键词：工程建设项目;档案管理;创新措施

众所周知，工程建设项目施工周期长、投入资金大、参建单位多、质量与技术标准要求高，在施工过程中，将产生大量的制度化、标准化文件、技术类资料、管理类资料以及各种施工现场记录，这就增加了工程建设项目档案管理的工作量，如果沿用传统的管理模式，不但影响工作效率，而且容易发生档案资料丢失、受损的情况，同时，档案资料的利用率也会大打折扣。因此，档案管理人员应当及时转变思想观念，通过理念创新、方法创新、模式创新、技术创新，为工程建设项目的顺利实施提供真实、确凿、完整、权威的参考依据。

一、工程建设项目档案管理存在的问题

（一）管理机制不完善，制度执行力欠缺

虽说管理制度是一个老生常谈的话题，但是，对工程建设项目档案管理工作来说，制度缺失仍然是普遍存在的一个管理通病，尤其是奖惩机制与监督检查机制，部分施工企业往往出现“有制难循，有规难守”的现象，档案管理人员经常自作主张，在档案资料的收集、整理、建档、借阅、保管过程中，严重违反标准化的操作流程，档案资料缺失、损坏现象屡屡发生，给工程建设项目的正常开展带来严重影响[1]。

（二）专业知识匮乏，责任意识淡薄

部分施工企业的档案管理人员认为档案管理工作无足轻重，既不会产生经济效益，也不会影响工程项目管理大局，因此，常常抱有“当一天和尚撞一天钟”的心理，以至于在实际工作当中，疏于学习新知识，严重缺失进取心，档案资料的真实性、完整性也受到严重影响。甚至一些管理人员对在建的工程项目一问三不知，在收集资料时，常常出现归档错误的情况，这就给后期档案管理工作增加了工作量。

（三）信息系统有待完善，档案管理模式落后

目前，信息技术已经在档案管理工作当中得到普遍推广和应用，但是，受到技术投入资金不足与硬件设施缺失等因素的影响，工程建设项目档案管理信息化进度严重滞后，尤其是施工过程中产生的一些技术性文件与资料，仍然采取纸质化管理模式，这就使档案资料的安全性受到严重威胁。另外，由于管理人员的专业知识水平、个人职业素养参差不齐，一些资历老、工作年限长的工作人员已经习惯了过去的管理模式，对档案信息系统的操作知识一知半解，这就严重影响了工作效率，各部门的工作衔接也经常出现脱钩现象。

二、工程建设项目档案创新管理措施

（一）完善管理机制，加大监督力度

施工企业应当根据《档案法》的有关规定，对工程建设项目实施过程中，产生的各种纸质资料、图片资料、视频影像资料进行收集、整理、归档。同时，结合工程建设项目的实际情况，建立一套完善的制度化管理体系，对涉及到的《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案信息系统操作指南》、《奖惩制度》、《监督检查制度》等内容纳入到管理体系当中，并指派专人负责档案管理工作。为了提高管理绩效，确保工程建设项目档案的真实性、完整性与安全性，施工企业应当设置专职监督检查岗位，任用责任感强、管理经验丰富、制度执行力好的专职人员对档案管理工作全过程进行有效监督与定期检查，如果在检查过程中发现人为操作失误的情况，应及时予以纠正，并对纠正效果进行验证。对屡教不改者，应当根据企业内部的奖惩机制对责任人进行严肃处理。

（二）健全培训体系，落实考核机制

为了提高档案管理人员的专业技术水平与管理水平，施工企业应当建立一个针对性强、实效性好的内部培训机制，并于每年年初制订本年度的档案管理人员专项培训计划，将档案管理制度、信息系统操作技能、档案管理的专业理论知识以及个人职业素养等内容纳入到培训计划当中。通过集中培训、线上培训、专家讲座的形式，对档案管理人员进行专项培训，使管理人员树立高度的主人翁责任意识与大局意识，并不断提升个人的专业技能水平以及综合素养。

另外，为了验证培训效果，施工企业的人力资源部门应当结合培训内容以及管理人员的岗位职责权限，设定一个科学合理的绩效考核目标，对完成考核目标的个人给予相应的物质奖励，对未完成考核目标的个人应当根据奖惩制度的规定，对其进行严肃处理。

（三）提升信息化管理水平，增强档案管理安全意识

工程建设项目档案属于施工企业内部的保密资料，事关企业的重大决策事项以及工程建设项目的顺利实施。因此，档案管理人员应当进一步增强安全意识，对纸质档案资料应当设立专门的保管室，并做好档案保管室的通风、防火、防盗、防潮等安全防护工作，确保档案资料的完整性。随着信息技术的迅猛发展，与档案管理相配套的信息管理系统已经初具雏形，但是，由于信息管理系统与互联网络直接关联，在管理过程中，信息系统经常受到网络病毒的侵蚀与黑客攻击，造成部分档案资料丢失，给企业造成巨大的损失。为了避免这种情况的发生，施工企业应当引入专业的信息化管理人才，对档案信息管理系统的各项功能予以完善。比如安全防护措施，专业技术人员可以利用先进的指纹识别技术、人脸识别技术设置加密程序，更改登录权限[2]。

此外，工程建设项目档案主要是针对当前的建设项目而言，因此，在工程建设项目竣工以后，档案管理人员应当建立专门的档案管理信息系统，使其成为一个独立的子系统，与其它建设项目予以区分，这样，既方便档案查询，同时，也提高了工程建设项目档案的利用率。

结束语

工程建设项目档案不仅为施工企业的经营发展提供了重要的参考依据，而且也为项目规划、建设、质量验收等工作提供了丰富的信息资源，因此，档案管理人员应当始终秉持与时俱进的态度，积极借鉴成功的管理经验与方法，在实际工作当中采取创新管理措施推进工程建设项目档案的科学化、标准化、信息化管理进程。

参考文献

[1]严峰，高华.工程建设项目档案创新管理的建议措施[J].兰台世界，2019（z1）：200.

[2]谢艳.工程建设项目档案管理创新的建议措施[J].城建档案，2017（6）：49-50.