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“PDCA”在推动第三方实验室持续改进方面的应用

2020-08-10李晓兵

管理学家 2020年5期
关键词:持续改进

李晓兵

[摘 要] 文章介绍了“PDCA“循环理论、”第三方实验室”的概念,论述了持续改进在第三方实验室质量管理工作中的重要意义以及 “PDCA”循环理论在实验室质量管理体系中的应用模式、应用效果及意义。

[关键词] PDCA 第三方实验室 持续改进

中图分类号:F832.31 文献标志码:A

一、“PDCA”循环理论

“PDCA”循环理论最早是由美国统计学家戴明博士提出来的,它反映了质量管理活动的规律,是发现问题、解决问题、提高质量、改善管理的重要方法,也是保证质量管理体系正常运转的最朴素、最基本的管理方法。

“PDCA”是循序渐进的过程,每一个循环均包含四大职能活动[1],依次为:1.P—计划阶段,确定目标,制定方案;2.D—实施阶段,执行计划,完成任务;3.C—检查阶段,检查各项工作是否达到预期目标;4.A—总结阶段,根据检查结果,分析原因,总结经验,并将不足的地方推进到下一个循环去解决。

二、第三方实验室的含义

实验室:从事检测、校准、与后续检测或校准相关的抽样三种活动中的一种或多种活动的机构。

第一方实验室:组织内的实验室,检测或校准自己生产的产品,数据为“我”所用,目的是提高和控制自己生产的产品质量。

第二方实验室:指组织内的实验室,检测或校准供方提供的产品,数据为“我”所用,目的是提高和控制供方的产品质量。

第三方实验室:独立于第一方和第二方,其主要职责是在公平、公正、合法的前提下,出具科学、准确的数据或报告,为社会所用。因此为了保证数据的准确性,第三方实验室必须建立健全科学的质量管理体系,持续改进、不断完善[2]。

三、持续改进的意义

持续的质量改进是组织永恒的目标,任何时候都具有重要意义,是组织的生命力所在,一旦荒废,组织将停滞不前,甚至为市场所淘汰。其战略意义为:

(一)国内外第三方检测实验室数量庞大,竞争激烈。而质量的竞争则是竞争的重要手段,顾客总是抛弃低质量的产品,去追求高质量的、可信度高的产品。质量改进正是促使产品质量由低到高的过程,因而是增强组织竞争力的必由之路。

(二) 知识经济时代正大步向我们走来,只有不断创新才能适应知识经济的要求,而创新的过程实际上也就是改进的过程。质量体系改进为组织的创新活动提供了基本方法。

(三)任何一个系统在运行中都会产生各种各样的问题。这些问题如不及时解决,系统将日趋混乱,最终走向衰亡。为避免问题增多造成的混乱,为使组织永远充满生机和活力,都应进行持续改进。

(四)持续改进是由人通过一定的模式推动的,质量改进的过程也是人员能力不断提升的过程,是员工创造能力的体现,展示了员工的价值,有利于在组织内部营造生机勃勃的发展环境。

四、推动质量管理体系持续改进

(一)确立管理模式,将准则转换为可操作的指导性文件

确立实验室的质量管理方针和目标,将总体目标分解到各部门、各岗位,并实施年度考核[3]。

以CNAS认可(或CMA认证)准则为依据,梳理管理体系文件。确定管理体系职能分配表,下发到各部门、各岗位,要求员工自我学习、深度消化、明确自身职责和担当,提升岗位认知,以满足当前的岗位需求和体系要求[4]。

组织各部门关键岗位人员、技术人员、内审员等,依据最新的认可准则识别出专业管理中的薄弱环节、重点控制过程、关键要素等,形成操作性强、便于实施管理的指导性文件。

(二)依据指导性文件,各岗位自查自省的PDCA过程

要求各岗位人员依据现行有效的体系管理文件每日自查自省,完成本岗位的“PDCA”循环[5]:今天的检测活动中,有哪些是体系要求该做的?是否做了?做了的是否符合要求?是否有记录?是否符合记录管理的要求?自查后是否发现了不符合的情况?是否对不符合进行纠正?纠正无果的是否与上级管理层进行了及时有效地沟通与传递?是否有待改进项?是否对改进措施的有效性进行确认?是否将遗留的不符合或改进推进到下一个PDCA循环?

各岗位人员需对涉及自身的管理模块进行上述流程的自查自省,同时,部门内设置固定的质量监督人员,对本部门各岗位自查自省落实情况实施监督,将不符合看作是提高质量管理的机会,整个过程中鼓励员工进行“系统性”思考,对指导性文件提出质疑或者改进建议。这样做既能有效促进部门内各岗位质量工作持续不断改进,又大大提高了员工的自我管理能力和创新能力。

(三)依据指导性文件,不同岗位或部门相互监督过程的PDCA过程

各部门设置有专门的内审员,经过外部专业机构培训,取得内审员资格证。按照月度内审计划安排,内审员审核除本部门之外的其它部门的方法、流程、人员、设备、环境,同样遵循上述运行准则与管理轨迹,对所审核部门所承擔的目标指标、体系文件控制内容进行核查和指导,实施“PDCA”循环管理,精准查找其管理顽疾与陋习,定位问题“血栓”所在,打通堵塞的“经脉”,疏通管理流程[6]。在此过程中,鼓励内审员创造性地提出简单、有效、易于落实的管理方法。

(四)实验室总体持续改进的PDCA过程

通过对年度周期内各部门监督活动的结果分析、对资源配制和员工培训计划及实施情况的分析、对质量控制活动结果的分析以及实验室每年固定实施的 “内审”“管理评审”,同时结合“外部评审”来核查、验证质量体系运行的有效性及其与准则的符合性。

将分析结果以报告的形式发放给各部门、岗位,指导监督下一年度的管理和改进,并由质量负责人在改进期限内对完成项进行验证、确认,避免不符合项的二次发生对实验室质量造成二次影响,确保每项结果都能满足既定目标与组织要求,确保各项活动的开展不流于形式,能持续取得预期的管理成效[7]。

五、质量管理体系持续改进的效果

(一)获得客户认可的高服务质量,提高了竞争力

实验室运用“PDCA”循环模式持续改进管理体系,更快地查出问题、解决问题、不断完善,获得了高质量的检测结果,将错误率控制在了0.3%以内,且连续两年针对客户的满意度调查显示“客户满意度为100%”,提高了实验室的核心竞争力。

(二)提高了一次合格率,降低了试验成本

实验室在检测的各个环节都实施了更为深入和细化的管理,包括人员、实验试剂、设备、环境、方法等,2019年年末检测结果的一次合格率由年初的94.95%提高到了98.52%,减少了试验用品的重复性消耗,降低了试验成本。

(三)连续3年保持年度安全事故率为“0”

员工将“PDCA”模式灵活运用到工作的各个层面,通过对试验流程、检测环境、物品管理等方面的持续改进,实验室连续3年达到了年度事故率为0的指标,有效地保障了员工的人身安全和实验室财产安全,提升了工作环境的安全性和舒适度。

(四)形成了蓬勃向上的实验室文化

持续改进的“PDCA”循环工作模式为员工营造了做贡献、求进步、争先进的活泼环境,不仅提高了员工自身的专业水平和质量意识,而且使得员工的创新力、自控力、自主意识和职业荣誉感都得到了一定的提升,为实验室总体和员工个人的长远发展打造“双赢”局面。

第三方实验室质量管理是一项持续推进、循环递进的工程。事实证明,运用“PDCA”这种朴素、基本的管理方法,结合实验室自身的特点制定相适应的管理模式,深挖细挖每个流程模块,实验室终能获得源源不断的生命力,在竞争激烈的市场中脱颖而出。

参考文献:

[1]陈小勇.PDCA循环理论在无线网建设质量管理中的应用[J].管理学家,2019,(3):144-146.

[2]代曉佳.第三方检测实验室质量管理体系[J].建筑工程技术与设计,2017,(30):859-859.

[3]王丽.浅议企业质量管理体系中质量目标的管理[J].管理学家,2013,(1):461. DOI:10.3969/j.issn.1674-1722.2013.01.390.

[4]白斌,赵博,张小庆.CNAS认可在化学检测实验室质量管理中的应用[J].广东化工,2019,46(17):125-126.

[5]王明蕙.运用“PDCA”管理方法,实现实验室体系自控运行[J].管理学家,2013,(4):369.

[6]付晶.浅谈实验室质量体系内部审核工作[J].管理学家,2013,(6):429.

[7]郝丽华.检验机构实验室质量管理体系的运行与持续改进[J].价值工程,2019,38(36):102-103.

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