张海龙

山东省宁阳县人力资源和社会保障局

在我国的人力资源和社会保障局，掌管着当地居民的重要人事信息，档案对一个人有十分重要的影响。而对于人力资源和社会保障局来讲，其掌管着人们的所有档案，怎样才能让档案的管理工作方式与时俱进是一个需要深入思考的问题。运用信息化手段，合理地管理公民的档案，符合时代发展规律，还能确保相关工作的零失误，从而有效保障工作的质量。

一、人力资源和社会保障局档案管理信息化的重要性

伴随着社会的发展和科技的不断进步，各行各业都将面临新的挑战。人力资源和社会保障局的档案管理工作也将面临信息技术发展带来的影响。档案管理工作量十分庞大，需要借助信息技术来实现高效的管理。尤其当前整个社会都被信息技术所覆盖，在这种情况下，信息化建设具备了良好的社会使用背景条件，并且相关技术正在不断完善，另外，在大数据趋势下，信息化的档案管理已经成为未来发展的重要趋势。在这种趋势下，人力资源和社会保障局要紧抓时代机遇，用便捷的信息化手段为档案管理相关工作服务，加快工作的时间，保证工作的质量，有效提高工作效率。

信息化建设需要遵守一定的规则，保证档案管理的有序性和安全性。与此同时，信息化建设在其正式的实施中可能存在一定的困难和风险。信息系统或平台在使用的过程中存在一定的安全隐患，在一定程度上会造成档案数据的泄漏、损坏或丢失等情况。

二、当前阶段人力资源与社会保障局档案管理中存在的问题

人力资源与社会保障局掌握数量庞大的档案，而且涉及面较广。在以往的传统管理体制下，档案管理制度不够完善，并且分管档案部门较多，加上工作量较大等因素，对相关管理制度的顺利实施形成一定的阻碍。而在缺乏管理制度的情况下，各个部门之间的信息沟通不够及时，不能很快地完成工作信息的对接，在一定程度上影响了各个部门的整体工作效率。在传统的档案管理模式中，各个部门都有较大的工作量，并且不能对工作质量有保证，加上管理模式不够完善，存在一定的工作失误的情况。

在以往的传统工作管理制度下，对员工的计算机技术没有硬性要求，对信息技术的掌握没有过多的重视。在这种情况下，各个部门、各个级别的工作人员仍然依靠传统的工作方式。而传统的工作模式有较强的时间局限性，并且严重缺乏专业的人员。很多员工年龄较大，对现代科技的掌握上稍显吃力，这些因素在很大程度上限制了档案管理工作效率的提升甚至在一定程度上降低了工作效率。

三、促进人力资源与社会保障局档案管理工作效率的途径

（一）完善信息化建设管理制度

信息化建设需要一定的运行规则，完善的档案管理体制才能有效促进其管理相关工作的高效进展，人力资源与社会保障局要抓住信息化建设，保证管理系统的一致性，确保各部门、各级人员之间能展开有效的沟通，达到高效的工作衔接状态。在当前的信息化时代背景下，对于人员信息进行归类、总结、收集、整理等工作，都可以直接依靠信息技术来完成。通过建立完整的工作流程，建立健全的管理制度，以此来保障相关工作的顺利开展，能有效提高工作质量。

（二）强调领导的重视度

人力资源和社会保障局领导层要对档案管理相关工作给予充分的重视，并着力促进信息化建设，提供更多的资金支持，从而更好地发挥人力、物力的作用。另外，更要重视对相关制度的改进和完善，构建完整的软件条件和硬件条件，让档案信息化管理相关工作有更多的保障，从而更好地促进信息化建设，使其发挥出更好的效果。为了加强领导层的领导力度，要不断强调档案管理信息化建设在当代的重要性，对其在信息化时代发展的便利性和全面性进行不断强调，从而有效带入信息化建设的外部需求。

（三）积极应用信息化管理软件

为了让档案管理工作更加高效地开展，基于信息化时代，要对信息时代产物进行有效应用。可以引荐信息化档案管理系统，并围绕以下几个方面开展工作：第一，完成纸质档案的数字化、信息化转化。如将一些纸质的文书档案和人事档案录入信息化档案系统中，完成档案录入工作后，不管是对档案进行管理还是查询，都能让相关工作得以简化，提高档案的查阅效率。第二，在日常的工作中，要注意对信息系统的维护，防止相关系统在出现问题时造成档案信息丢失，从而使信息化软件能充分发挥积极作用。第三，在对信息化档案管理系统进行有效应用时，要对相应的优化工作有所重视，例如在对文书档案和人事档案信息进行录入时，要注意对其进行有效归类，将不同的档案放在不同的板块中。第四，要让信息化档案管理系统具备较强的共享性，确保借助互联网实现对系统内部信息的共享。要保证实现系统内容信息有一定的共享目标，以便于工作人员能在该系统下有效查阅其要获取的信息。因此，通过这种方式，能让信息化软件充分发挥其重要作用，更为档案管理工作带来便利。

（四）加强对工作人员的信息技术培训

档案管理相关工作人员由于长期使用传统的工作方法，在这种工作模式下，其对信息化技术还处于一种较为陌生的状态，为了跟紧时代发展的步伐，提升档案管理工作的效率，人力资源和社会保障局要加强重视度，提升对工作人员信息化手段的掌握水平，加强对相关人员的技术培训，使其对信息技术管理平台加强了解，让信息化手段更好地发挥积极作用，为档案管理人员提供更好的服务，促进其提升档案管理相关工作水平。

（五）统一规划档案管理

在信息化时代背景下，人力资源和社会保障局档案管理相关工作的信息化建设，要能有效结合实际情况，在此基础上进行统一规划，并制定方案。让档案资源实现优化和共享，促进对档案资源的高效利用，进而为其相关工作的有效开展提供更多帮助。此外，在对档案实行统一管理时，要让人力资源和社会保障局加强宣传，并让相应的领导层加强重视，给予更多地关心和投入，从而让各个方面实现有效配合，促进档案管理的信息化。

（六）针对性信息建设

信息化建设一般需要结合机构、企业以及个人的实际情况设置一定的运行方式和功能，从而更加有效地帮助人们对信息平台和系统的利用。人们在内部组织中需要一定的资金支持和相应的管理体系，并寻求更高质量的专业团队，在对相关信息平台的链接需求进行有效设计，有效提升系统设计。与此同时，为更好地指导建设信息化工作，要加强宣传指导，对内部员工做出指导，并加强宣传，促进人们更好地了解信息化的作用和功能，从而保证其建设的效率。让信息化建设效率的提升促进使用次数的提高，进而提升建设的价值。要能从社会中收集更多的反馈作业，通过不断地实践，完善信息化建设的评估，并促进相关服务的完善。

（七）重视培养相关人才

人力资源和社会保障局档案管理工作需要配备更多的人才，要做好日常培训工作，提高员工操作的安全性和工作效率，使其能按照相关规章制度开展相关工作。同时要重视相关工作人员的反馈，能及时记录工作中遇到的问题，并有效反映情况，从而结合实际情况开展培训管理相关工作，对遇到的问题进行有效解决。除了培训内部员工外，还要不断进行合作和交流，让相关工作人员有更加丰富的外部经验，促进信息化建设单位向更好的水平发展。要扩大对培训工作的评估，让员工有更多的热情完成相关工作。对企业内部信息的相关维护工作的培训给予足够的重视，使相关人员能及时有效地应对日常故障，保证系统的正常运行。

四、结语

综上所述，人力资源和社会保障局档案管理要能充分适应信息时代背景下的相关需求，从而不断完善相应的工作细节，不断加强信息化建设。组织领导层要能充分认识到信息化建设所产生的积极效果，从而为相关工作能更加有序地进行提供更多的支持。