陈红

摘 要 在科学信息技术飞速发展的背景下，近年来国内各大酒店集团在在线直销方面取得显著进步。但由于该领域对产品资源整合、IT信息技术、财务管理等综合运营能力的要求较高，要成功开展在线直销业务并非一日之功。本文主要对开元酒店集团在线直销财务管理中的财务结算管控进行研究，从结算流程分析存在的问题及原因，并给出相应解决方案。

关键词 酒店集团 在线直销 财务结算 管理控制

互联网发展至今，国内的许多酒店集团已建立起了自己的在线直销平台，如锦江、首旅、华住、海航、开元等，在线直销的比例逐年提高。在线直销可建立自己的会员体系，可根据平台的大数据分析为客户提供更好的服务，提升酒店效益。其中财务结算管控，主要指包括在线支付体验在内的渠道订单资金收支及税务相关管理，是酒店集团发展在线直销的重要组成部分。对业务而言，优质的财务结算方案可助力其实现良性且持续的发展。在当前形势下，电子商务的多样化发展及税制改革的深入，给酒店集团在线直销的财务结算带来了新的挑战。本文以开元酒店集团的在线直销业务为例，探讨酒店集团的在线直销财务结算管控模式。

一、在线直销财务结算流程

（一）日历房订单结算流程

酒店日历房指宾客在在线直销平台上直接选定入住日期后下订单，根据付款方式，可分为现付订单和预付订单。

现付订单指宾客首先在酒店集团在线直销平台预订，如预订酒店允许以“前台现付”方式支付的，则宾客可以选择“前台现付”完成预订单。在相应酒店办理入住时，宾客再将房费直接支付给酒店前台，离店时如宾客需开具发票，酒店应给予开具。

预付订单指酒店出于收益管理的原则考虑，一般在周末、节假日，会限定在线直销订单只可选择“在线预付”方式，平时则显示的是“前台现付”和“在线预付”两种支付方式。在线预付方式主要有网银支付、第三方支付、会员卡值支付、積分支付等。

对于来自酒店集团在线直销平台的预付订单，酒店前台操作时应挂入AR（应收账户）处理，AR可单设客户“酒店集团在线直销”。有的酒店集团为在线直销设独立核算公司，则挂入AR该公司账上即可。会员卡值支付、有价票券支付或积分支付有特殊规定。会员卡值支付，挂入结账方式“卡值支付”;有价票券支付，挂入“集团票券”;积分支付，挂入“积分支付”，如部分为积分支付，则需从AR账户中转出至“积分支付”中。另外，如果有与银行合作的满立减活动预付订单，则要根据备注信息，从AR对应账户中转出至指定的公司账中，以便后续开具发票以及结账收款。预付订单发票（非现金全支付时）也是由酒店开具给宾客或指定客户的。

集团在线直销运营于次月初对收费结算系统生成的渠道订单收费账单数据进行审核，主要审核每家酒店的渠道订房金额是否与对应的收费规则相匹配，相应计算是否正确。集团审核后信息传至酒店，酒店在系统中只能看到对应酒店的渠道订单收费账单。酒店对账单信息进行确认后，再向集团在线直销反馈，在线直销财务根据系统收费信息开具发票寄送至酒店，酒店收到发票后办理支付。

在线直销订单收费一般不考虑预付订单手续费因素，费率与现付订单相同。预付订单的金额款项，则由在线直销财务结算专员与酒店财务指定会计人员核对后，办理支付结算手续。

（二）拼购类产品订单结算流程

除了现付及预付房费订单，酒店集团往往会利用其酒店资源优势，在其在线直销平台线上销售各种拼购产品，常见的有“双11”“ 双12”“ 618年中促”等。产品有单酒店和组合套餐2种模式，组合类的产品更具市场优势，如“江浙沪36家五星酒店通用房券2晚通票”“全国五星酒店通用餐券”等。

单酒店拼购产品可由在线直销运营发起也可由酒店发起;组合套餐拼购产品的前期策划由在线直销运营负责，运营会事先向酒店发布招商函，大致框定上线产品范围，然后由酒店市场部或收益部根据套餐使用范围和结算价格等因素选择参加产品，运营以集团内通知发文的形式传达给执行酒店相关部门。

拼购类产品销售后，并不形成酒店订单。宾客在产品券的有效期内，在指定使用范围内的任意酒店使用，酒店前台在给宾客办理入住前需对券进行核销。在线直销财务根据系统核销以及订单纪录与酒店核对后结算，这其实是一种比较特殊的预付订单结算流程。

二、财务结算存在的问题及原因

（一）在线直销财务核账手工化比例高效率低

由于在线直销平台交易有各种收款方式，财务结算专员会通过系统后台报表系统导出明细数据，并在EXCEL中用公式匹配相关订单与各网银及第三方支付平台收款纪录、会员系统卡值消费及积分支付报表、票券管理系统核销纪录等数据，汇总后发给酒店财务，进行账务核对。由于业务量大，通常不能做到日清，基本以旬或半月为期。

手工整理账单会带来以下问题。第一，员工工作效率低，对订单金额应收实收的笔笔核对占平常工作量的一半有余。月加班3～4天，月末时甚至可能加班到深夜。而随着业务规模的扩大，结算专员编制的增配似乎成了必然的选择。第二，手工统计计算产生的差错率不可避免。

出现手工整理账单的情况的主要原因是，在线直销系统表没有完全与其他业务系统或各收款平台做系统接口，系统后台报表无法获取相关业务系统或收款系统的回传数据。

（二）渠道预付订单结算方式核对难

在实务中，集团财务结算专员与酒店会计对账是一个老大难问题，渠道应付款通过余额调节方式处理后，效果不甚理想。在线直销财务2018年9月的账龄显示，酒店集团内有业务往来的单位在100家左右，与近30%的酒店存在3～6个月左右的未达账项，未达笔数超100条。

主要原因在于，在线直销预付订单的结算方式较多，酒店员工普遍反映操作复杂、难度大。因此出现了酒店订单账务管理混乱、在线直销预付订单结算不及时的现象，主要表现为以下几点。

第一，同一笔预付订单有不同的结算主体。如订单金额含积分抵扣时，根据酒店集团财务结算规则，积分抵扣金额酒店向酒店集团公司收取，该笔订单除积分以外的金额则向在线直销公司收取。又如订单金额含外部平台优惠券时，优惠券金额的发票需开具给外部合作单位，款项或由外部合作单位直接打款或由在线直销公司统一代收取后打款。还有订单金额参与银行满立减活动时，与优惠券类似，存在不同的结算主体。酒店会计人员需从AR账中手工挑选抛账，尤其对于一些线上订单量大的酒店而言，业务量大，操作复杂度，错误率自然就大。

第二，集团活动通用产品订单由总部核销票券，导致账务归属确认存在偏差。酒店集团设立客服中心，宾客可致电预订酒店，客服人员下预订单时如选择集团总部为结算使用地点，而集团结算专员无法判断应结算酒店，只能由酒店发起结算申请。如果酒店会计未及时查实反馈，则将拖长预付订单结算周期。

（三）收费结算系统不能满足资金结算管控需求

酒店集团在线直销有独立的收费结算系统，主要功能是与酒店核对收取的渠道服务费和会员管理费，同时核对应支付给酒店的预付订单款项。存在的问题是系统功能单一，仅限于核对使用，无法实现线上资金结算，不能满足酒店对结算周期的期望。从酒店集团层面来看，也达不到管控渠道资金的目的，无法及时获取应收款的回款情况。2018年6月的应收账龄分析表显示，10%左右的酒店近30万的渠道技术服务费账龄达6个月以上，15%左右的酒店近50万的渠道技术服务费账龄达3～6个月。

另外，发票开具及寄送的人力成本和快递成本高，这也是在线直销结算的一个痛点。截至2020年6月，开元集团品牌旗下拥有500家酒店，遍布全国118个城市。财务每月寄送发票的快递费在10000元左右，开具发票、盖发票章、寄快递、查知到达信息的工作时长在3～4天左右。同时，以上问题也是酒店收到发票迟、回款慢的原因之一。

在电子商务发展迅速的今天，线上交易量的比例逐年提高。2019年，开元酒店集团在线直销交易量占酒店集团客房总收入的10%，间夜量达52万间夜。传统的资金结算模式令集团与酒店矛盾日益尖锐，酒店越来越不满意渠道预付订单结算不及时的情况，这在一定程度上影响了酒店的现金流，尤其是委托管理或特许酒店的业主意见更大。集团在线直销的资金结算模式如不改变，长此以往，会在市场竞争中缺少优势而失去市场份额。

三、有效的财务结算管控方案

（一）完善业务系统对账报表，实现系统化管理

要解决在线直销结算专员对账工作效率和准确性的问题，必须完善业务系统账务报表体系。根据财务提出的意见，产品经理完善了相关对账报表的取数功能。通过与其他业务系统对接，增加相关字段，在对账报表中体现了订单号、酒店名、预订时间、入住时间、离店时间 、订房人姓名、联系人手机号、会员卡号、订单状态、支付方式、订单支付交易号、订单来源、订单金额、积分抵扣金额、优惠券金额、满立减金额、退款金额、手续费等与账务核对相关的信息。其中订单支付交易号为唯一业务与收款系统的核对确认口径。

由于外部收款系统的接口存在授权问题，有时候可能并不能完全理想化地实现上述报表自动取数的功能，所以产品经理可以根据各收款系统的报表格式，设计取数方案，用一定的手工整理辅助手段加工后，导入业务系统生成对账报表，尽量减少手工核对的工作内容。相信在不久的将来，各大银行机构及第三方收款平台可以根据企业需求，定制产品，提供对接渠道，帮助大中型集团企业解决更多的资金对账问题。

完善上述报表后，在线直销财务结算专员的工作效率得到了明显的提升，平常不再需要加班，月末结账速度加快，基本能保证在规定的上班时间内完成应收实的账务处理。2017—2019年，在线直销GMV（网站成交金额）每年增长50%，而财务结算专员岗位虽然始终只留1人，但工作质量稳定，从未因核账错误给集团带来资金风险。

（二）优化预付订单结算方式，减少人为操作差错

在线直销预付订单的结算方式其实并不是既定的，可以根据业务的实际情况，在合理合规的前提下进行调整，解决酒店操作难的问题。因此在线直销财务在深入酒店财务了解情况后，制定了以下解决方案。

一笔订单多种结算方式，可以考虑统一结算主体，如积分抵扣订单的问题，既然同属一个集团内的核算单位，积分抵扣订单无须拆分结算主体，酒店全额挂AR“酒店集团在线直销”，由在线直销向承担积分成本的结算主体收取。平台优惠券或满立减等，也采用总对总的结算方式 ，即集团在线直销与外部合作单位或合作银行结算并确认费用，再向酒店收回确认收入，酒店只需确认一个结算主体AR“酒店集团在线直销”即可。上述调整简化了酒店的操作步骤，减少了错误的发生。

对于集团通用活动券的操作，在线直销产品页面取消客服中心预订说明。此類活动券均由酒店完成核销，客服中心不再代为核销，避免因核销操作员的账号问题导致账务归属不清。

上述方案落实到位后，酒店财务核对质量明显提高，酒店会计反馈对账工作更加轻松了。账务清晰了，集团与酒店相互之间的往来结算效率也就提升了。

（三）开发“结算通”系统功能，实现自动结算

升级原收费结算系统，开发系统自动对账结算功能，可以解决在线直销资金结算管控难这一重点问题。因此开元酒店集团在线直销于2018年下半年成立以资深产品经理为主的研发小组;于2019年初成功升级了原收费结算系统，命名为“结算通”系统。

系统以订单为基础，和PMS（工程生产管理系统）、会员系统等业务系统以及财务系统、银行系统、发票系统、快递公司系统等对接，解决包括订单服务费（管理费）计算、预付订单结算、发票管理、资金划转、应收应付核销等问题。其中的发票管理模块通过税务云实现对接，并引入快递公司接口，开票信息、快递物流信息一目了然。集团与酒店可以通过系统，即时查看信息，更便于管理。同时，随着电子发票的普及，发票寄送的人力成本和快递成本问题也迎刃而解。

系统内集团在线直销以及酒店设置的独立机构，一个机构为一个结算单位，可以收款也可以付款。系统内机构单位绑定银行卡或支付宝、微信支付结算，并开通收付款授权功能，付款可以设为自动也可以经财务审核后手动支付。应收服务或管理费款直接在应付订单款中扣除，加速了应收款的回收，最大限度地保证了收入的安全完整。同时，应付订单款根据双方约定的结算规则，按“资金结算周期T+天数执行”，从而满足酒店的资金结算需求。

（作者单位为浙江金扇子网络科技有限公司）

参考文献

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