摘 要：在信息时代的大背景下，高校会计的档案管理，无论是管理形式还是管理内容都发生了不同程度的变化，高校现有的档案管理模式已经无法满足时代发展的需求。本文就信息化背景下高校会计档案管理过程中存在的问题进行分析研究，并制定行之有效的改进措施，从而提高高校会计档案管理的工作效率及管理水平，为高校未来发展的战略性决策提供科学、准确的数据支持。

关键词：信息化;会计档案;档案管理

“网络科技信息技术”这个词语，对于当下的我们并不陌生，网络时代涉及到各个领域，从政治到经济、从理念到文化、从教育到社会，一切领域都受到信息技术的影响。近几年来，随着我国各大高等院校办学规模的逐步扩大，会计档案数量与日俱增，保存形式也日渐丰富，这些问题的产生对会计档案管理工作的健康发展提出了更高的要求。因此，在信息化背景下的高校会计档案管理工作的研究就显得格外重要。

一、高校会计档案管理存在的问题

改革开放以后，在信息技术的大力推动下，会计领域的管理工作也受到了信息技术的影响，由于会计档案内容的多样性，使得会计档案管理工作面临着新的需求，这对会计行业的发展也带来了更多的机遇与挑战。而高校会计档案的使用频率之多、数量之大是其他行业无法比拟的。因此，在对高效会计档案的管理过程中，在充分利用有效资源外还要确保档案信息的准确性及完整性，但是会计档案管理工作对高校发展的重要性多数高校未能给予足够的重视，也没有结合高校切身的实际发展情况制定一套科学、合理的档案管理制度及方法，使会计档案在管理过程中缺少完善的制度作为管理支撑与约束条件，导致高校会计档案管理质量不尽人意。據不完全调查表明，很多高校在对会计档案进行管理时主要存在的问题为保管方法不够科学、档案信息记录不完整、档案移交不及时等管理问题。而现阶段我国高校会计档案管理工作主要以纸板会计材料为主。近几年来，随着高校的办学规模的扩大，使得纸质的档案材料逐年增多，对档案的有效保存提出了巨大的挑战。尽管一些高校已经使用财务软件将部分纸板档案转换为电子信息档案进行存档，但其真实性、有效性及安全性尚有待考察。与此同时，高校会计档案的管理要进行定期留档备查 ，纸板的会计资料在审查的期间会耗费大量的人力和物力，这使得原本数量有限的会计人员疲于查阅资料，工作量较大，而纸板资料在多数人员的翻阅过程中也会存在破损的风险，使会计审查数据的真实性及资料的安全性无法得到有效保证。

二、完善高校会计档案管理的对策

（一）做好会计档案分类工作

高校要改变原有的档案混放现象，要根据会计档案的类型、使用价值等进行科学的分类及归档工作，如若一些档案不具备长期保存的价值，可以不进行纸板材料的归档，采用扫描或者拍照等方式以电子版的形式进行存档，建立电子版的会计档案数据库。此外，由于纸板归档工作的任务量大，纸板记录不容易长期保存，容易出现流失或破损等现象，需要结合会计档案的使用价值，采用电子版档案的存储形式 ，在减少工作强度的同时还能有效解决纸板档案存储期间的诸多难题。

（二）优化会计档靠管理制度

在信息化背景下对高校会计档案管理过程中，针对电子档案管理工作要制定一整套科学、完善的制度加以规范管理，明确电子档案的管理流程，对纸板档案的借阅、调阅及归档等工作流程加以规范。同时，要加大对电子档案保密性、安全性等环节的防护力度，避免电子档案出现外泄或盗取的问题，降低人为原因造成的档案损坏等现象。此外，高校要建立完善的会计档案管理制度，以制度约束人员行为，明确责任划分 ，会计人员各司其职，对会计档案的借阅时间、移交期限以及使用范围等有关流程进行严格的管控。

（三）设立专门的会计档案管理岗位

很多高校的会计档案管理人员都是由其他人员兼职完成，人员身兼数职，很难将全部的精力都投入到档案管理中，这就使档案管理质量达不到预期的效果。因此，高校在聘用档案人员时，要选配专门负责人进行档案管理工作，并详细介绍档案管理的有关要求及注意事项。另外，在高校以往的档案管理中，为了节省人力资源，往往会返聘退休人员，这些人员对新鲜事物的接受能力比较差，落后的管理水平使档案工作差强人意。对此，高校应该选用具有财务专业知识及管理经验的综合性人才来进行档案管理，能够快速的推动档案管理水平的提升。不仅如此 ，高校还要定期组织档案管理人员进行档案培训工作，从专业水平及职业素养等方面全面提升档案管理人员的素质。

（四）引入信息化会计档案管理系统

随着大量新型会计软件的研发，高校应该借助会计工具对各类原始凭证进行信息化的处理，减少纸板档案的产生数量，并根据高校的实际发展需求对档案的查阅及审批流程的缺陷进行明确规定，因此提升高校会计档案管理的整体工作效率，对档案的完整性形成有效的保障。通过信息平台的建立，将报销所产生的原始凭证及财务报表等全部整理到档案系统当中，建立完整的数据信息凭证，有效避免重复报销的现象发生。

三、结束语

总而言之，高校在结合自身实际发展的同时，需要对会计档案管理理念进行全面革新，建立完善的会计档案管理制度并形成一套完善的管理流程。此外，要以信息化会计管理软件为主要依托，推动会计档案管理的良性发展，并设立专门的档案管理部门，明确岗位职责，提升人员信息化业务处理能力，使高校会计档案管理工作在信息化时代发展的背景下健康发展。

参考文献：

[1]彭玫.高等学校会计档案管理研究--以G大学为例[J].行政事业资产与财务，2019（16）.

[2]周爱兰.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设[J].智库时代，2018（49）.

[3]艾桂芳.新时期高校会计档案管理存在问题及策略研究[J].经贸实践，2018（17）.

作者简介：段介夫 ，男， 汉 1989.01.14本科， 会计， 黑龙江大学 ，财务管理。