建设县级数字档案馆实践和存在问题

2020-07-28李平

时代人物 2020年5期

李平

关键词：数字档案馆;县级别;实践和存在;问题分析

数字化背景下的信息技术将带领世界继续发展，而且对许多行业有着很大的影响。因为信息技术的快速发展，对档案界产生了很大的影响，在这一背景下，许多档案馆纷纷开始了档案的数字化系统进行工作，而且对数字档案馆进行了总结。现今，数字档案馆已经进入大众的视野，发现数字档案馆的存在并不是一件难事，并且，对于数字档案馆的研究一直是一个热点，但是，在关于数字档案馆的众多研究中，县级数字档案馆的研究是相对匮乏的，且大部分是对一些原则进行分析，并没有较多的去实践，这是建设县级数字档案馆实践中存在的问题，要去重视并作出有效的解决方案。

1 数字档案馆实践：从档案馆数字化到数字档案馆

数字档案馆的基础是档案数字化，信息技术融入档案工作的最有效的方法就是档案数字化，而且，在保存档案的原文件，提高档案的查找和借阅服务效率，都有很大的作用。我国档案数字化的发展速度是很快的，虽然开始时间晚于西方国家，但是，就现在的发展趋势来看，我国在档案数字化上的发展进程是不容小觑的。而且，许多地方对档案馆的管理上采用数字化的管理方式，其中也包括那些县级的档案馆，对于他们的发展国家是很重视的。对于建设县级档案馆，首先要先建立起一个标准的的机房，还要去配置相关的软件和硬件使用的平台。其次是对数字档案馆的服务大厅的安排，不仅要有相关的管理软件，还要确保档案的安全性，在这些基础上根据客户的要求去模拟建设一系列的服务体系，最重要的还是档案的保存和保密工作，要有保障，安排好相关人员做好监管工作。在收录档案时，一定要确保是在安全且保密的环境下进行，对大量的档案进行馆藏，并且还有相应的数字化加工，这些对于数字档案馆的建立和开方是有极大的影响作用的，是实现县级数字化档案馆的第一步，而且能够更好的完善数字档案馆的信息，给需要的人提供更好的服务。县级数字档案馆需要去实践，在实践中完善存在的不足，而且，许多乡村的教师和村干部是需要去取证的，关于他们的任教和任职经历，因此，建设县级数字化档案馆是很有必要的，而且还要去普及县级数字档案馆的建设。因为，人们对与自己的档案保存是越来越重视的，但是由于地理位置偏远等原因，造成许多人是没有档案户籍的，而且对这方面的了解是欠缺的，因此，要去完善基层档案管理的工作，让人人的档案都能收到安全的保存。

据调查，现在的档案查询次数是非常频繁的，可见大部分人是需要档案的，这也充分证明了档案数字化是一个正确的选择。但是对于数字档案馆的管理工作是要去好好的计划的，例如，在档案数据上的服务方式，如何更有效的利用信息，还有是否有必要去制定一些个性的服务模式。这些问题都是需要去思量的，县级的档案馆可能存在设备不齐全的问题，所以在管理上要根据实际情况去开展具体的工作，尽可能的将服务工作做好。可以让档案利用者在服务大厅的利用中心去排队由相关的管理员去统一的进行查档服务，还可以建立自动的查档系统，安排相关的平台进行工作，但是要做好保密工作，可以设置账号和密码，这样既安全又方便，可以很快的给档案利用者提供丰富的档案信息资源，而且又解锁了检索功能新的利用方式，相信这是一种可靠且有效的服务方式。

2 建設县级数字化档案馆存在的问题

因为档案馆的存在数量是少的，所以对相关的管理人才是缺少的，许多人对于档案管理工作是不了解的，而且这一专业的人员是较少的，所以在管理档案馆上是缺乏人才的，而且，要想建设一个完整的县级数字化档案馆，从前期的档案数字化加工，到后期的管理，档案保护，系统的维护，相关工作的运行，在专业方面的要求都是很高的，需要相关的人员进行，例如档案专业人员，还有信息技术人员，对于数字化档案馆的正常运行离不开信息技术的支撑和相关专业的保障，但是在县级档案馆中这两者都是难以实现的，因为经济发展相对较缓慢，而且相关的技术人员较少，级别较低，想要去招聘到高端的技术人是较难的。而且县级的事业单位在管理工作上没有系统的安排，设施使用上较落后，许多制度有待去完善，这对建设县级的档案馆是很不利的。因此，要对基层的工作进行系统合理的安排，这样才更有利档案的管理。还有，县级的网络技术的发展对数字化档案馆的建立也有直接的影响，因为网络服务是比较便捷的，而且安全的网络环境对数字化档案馆的宣传和推广也是很有作用的。对于档案利用者的查档服务也是有很大帮助的，因为在网上进行避免了排队等候，节约了不少的时间。所以，要去加强基层的网络使用技术。