张卓群

摘 要：本文通过对信息技术对档案管理工作的重要性进行深入分析，结合勘察设计单位实际情况，探讨科学的信息化建设策略，通过完善现有的档案管理机制，提升管理人员的专业素养，对信息技术进行科学的应用，推动档案管理水平的提升，为单位的发展提供有效的支持。

关键词：勘察设计单位;档案管理;信息化建设

1 引言

信息技术在社会生产生活的广泛应用，使得生产管理模式发生了很大的变化，而随着单位业务范围和专业水平的不断提升，档案工作作为单位管理活动的关键组成，对单位的发展起到重要的推动作用。特别是作为勘察设计单位来说，档案工作具有较强的专业性，需要对业务范围内的勘察设计相关资料信息进行全面的收集，以作为相关业务或项目建设的关键技术凭证，为项目施工提供有效的指导和支持。而信息技术在档案工作中的高效利用，能够通过对单位实际工作中产生的数据资料的全面收集，形成完善的档案资料，并利用网络途径实现资料的共享，与经营活动形成有效的结合，为相关职能部门的工作开展提供数据依据，对经营管理活动形成有效的推动作用。

2 信息化建设对勘察设计单位档案管理工作的影响

2.1 推动管理制度的完善

随着勘察设计单位业务范围和工作量的不断增大，单位经营管理中产生了大量的数据资料，对档案工作提出了更高的要求，能够结合单位实际经营情况，对资料进行详尽的收集，并形成全面的档案，进行妥善的保存，并为单位管理活动提供便利的查询调阅等服务。而信息技术的合理应用，能够为档案的形成过程提供有效技术支持，并能够结合实际管理情况和档案管理需求，形成完善的信息化管理机制，对管理流程进行科学的规范，保证资料的全面收集，并借助数据处理优势，对资料信息进行有效的复核，保证档案的真实性。同时能够对管理活动的各个环节进行有效的监管，保证相关管理制度能够得到切实落实，实现管理水平的提升。[1]

2.2 提升管理效率

勘察設计单位的业务活动具有较强的专业性，而随着管理单位业务水平的不断提升，在工作中形成的资料信息也在发生着变化，已经由传统的纸质资料形式已经向电子化的形式转变，资料的种类和数量也在不断增多。同时随着技术水平的提升和专业设备的广泛应用，使得工作过程中产生的数据不断增多，严重影响管理效率。而信息技术的应用，能够将档案资料进行数据化转变，利用电子化的存储形式，提升存储的安全性。同时利用网络传输途径，实现信息资料的高速传递，实现档案管理活动的高效运行。

3 勘察设计单位档案管理实现信息化建设的原因分析

随着勘察设计单位的不断发展，传统的档案管理理念已经不能满足单位经营管理工作的需求，依靠传统的管理手段，无法对数量不断增长的资料信息进行及时的处理，管理效率较低，对企业发展和正常运行形成不利影响。同时当前的档案管理工作重视对资料的整理和保存，不能认识到对档案的价值，使用效率较低，只是提供简单的查询和调用服务，不能对资料的价值进行充分的挖掘。而信息技术的应用，能够对传统的管理流程进行科学转变，借助技术优势，实现管理效率的提升，并对资料信息进行科学的整理分析，对企业的发展和管理决策的制定提供有效的数据依据。[2]

4 完善勘察设计单位档案管理信息化建设的措施

4.1 完善管理机制

单位要对档案管理工作的重要性形成有效的认识，随着市场竞争压力的不断增大，单位管理层要加强对档案信息化建设提供有效的指导和支持，充分协调相关职能部门，对档案工作形成重视，严格按照相关管理规定，保证资料的收集整理过程能够按照相应的标准，进行全面的收集和及时的传递，保证资料的准确性。同时要建立完善的管理工作流程，对具体工作过程形成有效的规范，并对传统的管理工作进行信息化的转变，充分利用计算机等信息设备，实现管理自动化程度的提升。要加强对管理活动的监管，利用网络途径，对档案的资料收集、整理、存储和使用过程进行全程监督，保证管理活动能够按照规章制度进行高效推进。

4.2 加强队伍建设

档案管理部门要加强管理队伍建设，当前大多数的管理人员缺乏专业的管理知识，不能结合单位的发展形势进行相关专业知识的主动学习提升，对单位的实际业务情况缺乏有效的了解，不能对管理工作形成有效的调整。同时管理人员缺乏相应的信息技术能力，不能对信息化的管理过程进行有效的执行，缺乏信息化的管理理念，不能保证管理活动的高效推进。这就要求管理部门要加强对工作人员的培训教育，结合单位实际需求，进行针对性的培训工作规划和部署，提升管理人员的专业素养和信息技术水平。同时要建立完善的考评机制，结合具体的岗位工作，制定完善的考核标准，对工作效果进行公正客观的评价，并完善激励政策，将考评结果与工作人员的薪资待遇和职位晋升相结合，提升其工作积极性和责任心，保障管理工作的高效开展。同时要提升福利保障水平，为工作人员提供良好的晋升渠道，提升对优秀人才的吸引力，充实管理队伍，提升整体的管理水平。[3]

4.3 建立信息化管理平台

档案管理部门要结合单位档案工作的实际情况，建设完善的信息化管理平台，对管理工作流程进行科学整合，实现管理效率的提升。利用网络途径，实现对单位业务和管理活动的全面覆盖，保证档案资料能够进行全面高效的收集。要利用先进信息技术，加强对资料信息的分析处理水平，充分挖掘资料的关键内容，对有价值的信息进行及时的提取，并对资料内容进行详细的比对，保证数据的真实性。同时要加强与单位信息平台的对接，为管理决策的制定和相关职能部门的管理活动提供有效的数据支持。要利用网络途径，实现档案资料的远程查询和调用等操作，并制定完善的权限认定机制，使用者能够根据自身权限进行相应的操作，提升档案使用效率。

5 结语

档案管理工作是勘察设计单位管理活动的重要组成，管理部门要科学利用信息技术，对管理流程进行优化，建立完善的信息化管理平台，提升档案管理和使用效率，促进单位的快速健康发展。

参考文献

[1]孙蔚.“互联网+”视角下加强档案信息化安全建设的策略[J].办公室业务，2019（22）：93-93.

[2]刘亚莲.基层档案管理信息化建设途径和策略分析[J].农家参谋，2019（12）：292-292.

[3]孙晓蕾.浅谈档案管理信息化的建设与发展研究[J].南风，2016（09Z）：134-134.