钟穗

摘 要：当前我国已进入经济新常态的关键时期，档案管理对于维护企业的经营效益、科研成果、树立形象来说发挥着不可替代的作用，加强档案信息化管理有利于全面提高企业的竞争力，促进企业各项管理工作的协调发展。为此，本文主要就信息一体化背景下国企档案管理效率提升途径进行了具体的分析，以供广大同仁交流探讨。

关键词：信息一体化;国企档案管理;效率提升

档案管理是一种整理文件的常用方法，科学合理的管理方式不仅能够更好地掌握档案文件的内容，而且还能节省档案查阅和翻找的时间。一套合理的档案管理模式不仅能够提高企业的工作效率，而且还能减少企业运营需要的成本。不同企业类型对应不同的管理方式，一套适合本企业的档案管理方式对企业发展有非常重要的作用。近年来，随着我国市场体制的不断改革，我国经济也开始进入了一个新的转折点，国企档案管理工作也随之产生了重大变化。在市场改革的进程中，大型国有企业也逐渐朝着多元化、集团化的方向发展，甚至有些国有企业已经发展成为跨地域集团，总公司和子公司之间形成了一种以资产为联系的新型纽带关系，在这种关系中，档案管理的行政作用被进一步弱化。近些年来，随着信息技术的快速发展，档案载体也呈现出多种和多样化发展的趋势，各种新技术的发展对现代化档案管理方式提出了挑战。在新背景下，国企更应该适应市场的需求，改革档案管理理念和管理机制，加强档案管理方式和手段建设，以实现档案资源在最大程度上开发利用。

1 新时期国企开展信息化档案管理的重要性

从广义的角度来讲，信息技术的应用极大地解放了国企现有劳动力，为创新档案管理工作带来了不小的机遇。推动档案信息化建设，减轻管理者的工作任务和压力，还可以实现资源的迅速调取和共享，拓宽信息获取渠道，加强各部门的联系，有效服务于国企的产业升级和改革。国企在创新档案管理工作中，要积极引入信息化工具，使其作用于电子档案的完善中。

现阶段，我国已在大范围推广云计算和大数据的应用，为国企档案信息化建设奠定了技术基础。档案管理在国企统筹协调管理工作中扮演着重要的角色，特别是对追踪企业生产、经营、监管工作给予了完整的资源数据支持。因此，国企要强化信息化建设力度，以便适应新形势下国际市场的竞争需求。国企加强信息化档案管理是互联网普及的主要方向，受这一趋势的影响，国企市场也正朝着互通、开放、包容的方向发展，作为社会经济的重要组成部分，理应起好带头作用，在档案管理领域中落实信息化建设，为企业发展赢来更为宽广的融资渠道。其次，在档案管理中落实信息化建设，是企业继往开来，进军国际、品牌打造的后备力量。只有坚持创新档案管理工作，全方位融入信息化电子技术，才能为国企的各类档案建构起科学、安全、高效的运行和查阅框架。

2 信息一体化对大型国企档案管理的影响

2.1 档案管理效率的提高

传统档案管理主要是以纸质为主，所有纸质档案需要根据档案性质进行分类，在使用的过程中极易出现损坏，并且查找相对较为麻烦。国企在我国经济发展中是较为重要的主体，对我国未来社会发展尤为重要，其中档案管理效率对国企的发展影响较大，由此可以看出，档案管理质量在我国经济发展中扮演着较为重要的角色。为了保证我国经济持续较好地发展，大型国企需要提高档案管理效率，可以通过信息一体化来提升档案管理效率，同时在此基础上进行信息一体化档案管理制度的有效构建，以此实现对档案高质量管理，改善传统计算机运行速度问题，将档案直接传输到档案库中，大大提高了数据信息运行过程中的安全性，为档案管理效率的提升奠定良好的基础。

2.2 提高文档电子化率

传统档案管理主要是以纸质为主，其最大的缺点是占用大量的空间，并消耗大量人力、物力，同时在处理过程中会对环境造成一定的污染。电子文档不但能够节约大量空间，而且方便查找与阅读，大大降低管理成本。此外，电子文档在应用过程中，还能够提高办公效率，管理人员能够通过网络对相关资源实施共享与传递，减少传统查找及打印流程，使档案管理更加规范化。此外，档案管理信息一体化能够有效提升管理效率与共享效率，保证档案的安全性，从而全面实现对网络资源的有效利用。

2.3 运营成本的降低

传统纸质档案在管理过程中，需要使用大量的纸张，并且需要庞大的管理团队，增加了企业的管理成本。此外，纸质档案需要管理人员将档案送到指定地点，在送达的过程中需要一定的时间，大大降低了档案管理效率。采用新型一体化管理方式，能够有效避免一些外部因素的影响，数据信息在计算机档案库中存储，相关人员能够通过账号直接进入档案库中，不但节约了运送成本，而且提升了企业档案管理效率。采用此种方式对档案实施管理，比传统管理方式更加灵活，能够对系统进行定期升级，可有效避免档案中文档分离的情况，以此构建较为独立的信息档案管理体系。

3 信息一体化背景下国企档案管理效率提升途径

3.1 创新档案管理制度，强化档案管理能力

制度是保证工作正常进行的先决条件，国有企业应根据实际情况，结合系统需要建立一套完整的档案管理制度。在制度中，既要有对档案管理人员的约束，也有对档案使用者的约束，更要有对企业领导的约束，这样才能保证档案管理的独立和规范，保证制度约束中的平等性。另外，一套完备的制度体系也有利于提升档案安全性，保护企业利益不受侵害。

3.2 创新档案管理服务手段，提高档案利用效率

我国档案利用率低下是一个普遍的问题，对此，企业首先应该从根本上重视档案管理工作，将档案的实际作用发揮到最大。其次，国有企业还要重视档案的开发利用，创新档案管理服务工作。具体操作中，国有企业可以参照高校数字化图书馆的建设和管理模式。国有企业可以创建企业内部网络，提升网络中的信息检索功能，为用户建立实时在线服务功能，随时解决用户在档案查询检索中的问题，提升档案的利用率，促进国有企业档案管理工作水平提高。

3.3 创新档案管理人员培训机制，强化业务能力

随着国企档案管理数字化程度的提升，国企档案管理人员的业务素质和相应的理论水平也需要提升。对此，笔者认为企业内部应该建立档案管理人员培训机制。国企内部要结合自身实际情况，创建合理的培训机制，为了适应大多数员工的需求，实行网络培训为主，实体培训为辅的方式，在对管理人员进行基础知识培训的层面上，着重加强其对软件操作能力和档案管理实践知识的培训，为了提升员工的学习激情，企业内部可以开展“专业技能大比拼”活动，对优胜者给予一定的物质奖励，促使其不断强化自身技能，以便更好地为档案管理工作作出贡献。

4 结语

总之，国有企业在进行档案管理的过程中，需要采用有效的管理方法，认识档案管理制度的不足，并进行针对性优化与完善，通过信息一体化管理对企业档案进行科学化管理，能够有效提高企业的信息竞争力与控制能力，对国有企业档案管理效率的提升具有较大的促进作用。

参考文献

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[2]高建华，眭文娟，杨光.信息一体化提升大型国企档案管理效率[J].兰台世界，2018（5）.

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