刘骅

摘 要：在当前信息化时代背景下，人们信息意识不断增强，而且对信息需求也不断增加，获取信息时对准确、高效和便捷具有较高的期望。在这种情况下，档案信息资源共享成为档案工作中较为重要的一项内容。特别是对于高职院校档案工作而言，通过积极推进档案信息资源共享的步伐，能够更好的发挥出档案的重要价值，并为档案利用者提供更满意的档案信息服务。文中从高职院校档案信息资源共享的内涵入手，分析了高职院校档案信息资源共享的意义，并进一步对高职院校档案信息资源共享的策略进行了具体的阐述。

关键词：高职院校;档案信息资源;共享;内涵;意义;策略

档案作为高职院校的重要信息资源，是高职院校在教学、教研及管理等工作中的真实记录，是高职院校宝贵的财富。因此在当前高职院校档案管理工作中，为了能够实现对档案的有效利用，需要积极推进档案信息资源的共享，不仅要实现校内档案信息的共享，同时还要增强校际之间的共享力度，更好的发挥出档案信息资源的重要价值，使档案能够为学校和社会做出更大化的贡献。

1 高职院校档案信息资源共享的内涵分析

由于高职院校档案信息资源形成于科研、教学和党政管理工作中，因此在高职院校档案信息资源共享工作中，宜重视提升档案信息的获取性，使档案利用者能够更便利的获取到所需要的档案信息。具体可以借助于网络的优势，将不同媒体互联起来，以此来实现资源的共享，实现高校档案信息资源的充分利用，并推进档案信息资源共享的步伐。在具体档案信息资源共享工作中，通过对档案信息的数量、区域和时效进行协调，实现信息的科学布局，更好的满足用户需求。通过实现高职院校档案信息资源的共享，能够使师生更便利的获取所需要的档案信息。

2 档案信息资源共享的意义

2.1 創新档案服务方式的需要

高职院校档案信息资源共享的实现，档案的服务理念和服务方式加快了向更深层次的发展，广大师生和公众在利用档案信息过程中不受时空限制，能够享受到更安全、高效和便捷的档案服务，为档案部门与师生之间搭建起来有效的档案信息沟通的桥梁。

2.2 提高档案信息资源利用率

高职院校在发展过程中形成海量的档案信息资源，在传统的档案信息资源管理工作中，档案信息利用率不高，这也导致大量档案都处于沉睡状态。在当前档案信息资源共享工作中，利用信息化手段激发出了档案的活力，降低了档案管理者的工作强度，档案信息传递效率大幅度提升，为档案利用者提供了更多便利，进一步提升了档案信息资源的利用率。

2.3 提升经济和社会效益

每所高职院校都具有自身的特色和学科优势，高职院校档案是高校师生智慧的结果，作为一种优质资源，通过实现共享，可以更好的推进档案信息的开发利用，实现档案的真正价值。而且在高职院校档案信息共享过程中，还能够促进高校间学术和科研的共同进步，进一步提升高职院校档案的经济效益和社会效益。

3 高职院校档案信息资源共享策略分析

3.1 优化整合高职院校档案信息

在当前高职院校档案工作中，需要积极构建一个独具特色的档案数据库，具体要结合高职院校自身的发展特点，即要针对学校最有价值的档案信息进行深加工，并实现数字化存储，基于不同检索层次来合理进行划分。在具体档案数据库构建过程中，还要遵循信息共享原则。在实际档案信息数据库构建过程中，还需要加大对档案信息资源的整合力度，将分散和无序的信息集中在一起，进一步丰富档案信息资源，从而为档案信息资源的高效利用打下坚实的基础。

3.2 创建档案信息标准体系

高职院校档案信息共享的实现，需要建立一个完善的档案信息标准体系，以此来推进档案信息化建设。档案信息标准体系作为档案信息化的顶层建设内容，其是针对档案信息标准、管理标准、技术标准和采集标准等进行完善。在具体工作中，高职院校要基于自身的实际情况出发，积极创建与自身的相符保的档案信息标准体系，具体还可能借鉴各种成功的经验，从而为本校的档案信息资源建设提供重要的参考。

3.3 构建数字档案云计算平台

由于高职院校数字档案具有自身的特殊性，因此需要结合高职档案自身特点及档案管理工作要求，积极构建一个智能化和个性化的档案云计算平台，并在建设过程要根据用户需求不断对其进行完善，有效的保证数字档案信息的安全性和私密性，为高职院校师生提供更具个性化的档案信息服务。另外，对于建立的数字档案云平台，还需要建立相庆的协调机制和管理体系与其相配合，这样才能够在实际工作中做到职责分明，并协调好信息在各个平台之间的有效流动。高职院校还要重视将办公自动化系统与档案管理系统相结合，全面提高数字档案管理水平，更好的推进档案云计算平台的应用效果。

3.4 加强档案数据库建设

在当前高职院校档案信息共享实现过程中，数据库建设是关键所在。具体在建设档案数据库过程中，需要基于用户需求来构建专题档案数据库。由于高职院校档案信息资源分类十分广泛，利用需求也呈现出多元化的特点，因此宜对各类档案信息资源进行深入挖掘和加工，打造更具特色的专题档案资源库，更好的满足多元化的利用需求。另外，在档案数据库建设过程中，还要重视异构档案数据的整合，由于这些档案信息具有分散性的特点，共建共享难度较大，因此要通过云计算平台来针对不同系统中的异构档案信息进行采集、编目和存储，实现对档案信息的统一管理，为档案信息共享目标的实现打下良好的基础。

3.5 构建云计算服务平台

在当前高职院校档案信息资源共享建设过程中，需要加快推进档案服务模式的转变。在实际工作中，可以通过构建统一的云计算服务平台，实现档案信息资源的跨库访问和利用。并利用云计算服务技术来连接不同数据库中的档案资源，构建一个统一的数据库网络，实现对云计算平台的有效衔接，从而使用户能够享受到更便捷的档案信息服务。另外，还要基于云技术特点来选择相应的档案服务模式。在实际工作中，高职院校档案管理人员要需要重视对档案信息的深层次分析和加工，借助于云计算的查询功能，针对用户关心的热点问题进行检索，并及时向用户推送相关的档案信息，更好的满足档案用户个性的信息需求。

4 结束语

基于网络环境下，高职院校档案信息资源共享工作具有较强的复杂性和系统性特点，在实际工作中，需要结合自身的发展情况和档案工作的需求，积极打造适合高职院校自身发展的档案信息资源共享模式，实现档案信息资源的高效利用，更好的发挥也档案在高职院校发展中的重要作用。

参考文献

[1]徐茵.基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设研究[J].办公室业务，2017（5）：45-46.

[2]戴婷婷.信息化环境下高职院校档案安全保障体系建设研究[J].成才之路，2017（29）：24-25.

[3]沈学雁.高职院校学生学籍档案管理的问题和策略研究[J].神州，2017（6）：221-222.