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“互联网+”时代事业单位档案管理创新对策

2020-07-13李靖

卷宗 2020年12期
关键词:事业单位互联网+互联网

李靖

摘 要:当前社会互联网水平发展飞速,为了增强事业单位档案管理的质量和效率,本文从“互联网”时代的角度入手,分析“互联网”时代下档案管理应该具备如何实现,提出事业单位档案管理创新的对策。

关键词:“互联网+”时代;事业单位;档案管理

事业单位传统的档案管理模式对人力资源的要求比较高,而且人工档案管理的质量和效率都难以保证,因此逐渐不能满足事业单位的需求。而“互联网”时代下,使用互联网计算机技术,可以有效提高事业单位档案管理水平。

1 “互联网+”时代事业单位档案管理

“互联网+”时代指的是互联网2.0时代,具体是指互联网+传统行业,而在事业单位档案管理内部具体指的是传统档案管理制度与互联网下的档案管理制度相互融合,集中利用传统档案管理制度与互联网档案管理制度的优点,打造一个全新的档案管理制度体系,即“互联网+”时代的档案管理制度。“互联网+”时代档案管理制度优于单独的传统档案管理制度或者互联网档案管理制度,传统档案管理制度就是通过人工管理的方式对档案管理,完成档案信息的记录、更改、储存、查询工作,而互联网模式档案管理制度是通过建立档案管理网络信息化管理系统,在互联网信息化系统上实现档案信息的记录、更改、储存和查询工作,“互联网+”时代事业单位档案管理应该是结合人工与互联网信息化系统的优点,实现互联网信息化档案系统完成日常的档案信息的一切变动工作,并通过人工核查的方式对互联网信息化档案管理系统进行监督管理[1]。

2 “互联网+”时代事业单位档案管理当前面临的问题

“互联网+”时代,事业单位档案管理在意识、技术、管理、维护等方面依然存在很大缺陷:

1)事业单位当前对档案管理不够重视,不了解当前“互联网+”时代下信息化档案管理系统相比传统管理方式更具哪些优势。

2)事业单位的档案管理系统信息化程度不够,档案管理只有一小部分实现信息化,在档案查询等方面依旧低效。

3)事业单位的档案管理制度不完善,档案管理人员的权责不明确。

4)事业单位的档案信息化管理不够安全,对黑客入侵和其他因素的安全防护不够。

5)事业单位的档案管理部门人员水平不够,应该积极培训档案管理人员,提高人员综合素质。

3 “互联网+”时代事业单位档案管理创新对策

3.1 加强事业单位对档案管理的重视

“互联网+”时代事业单位对档案管理不够重视,档案管理部门领导者还停留在传统的人工管理档案思想上。档案管理部门领导者应该及时转变思想,可以通过讲座或者宣传的方式对档案管理部门领导加强教育,对部门领导深入讲解“互联网+”时代对档案管理的影响及采用互联网信息化系统实现档案管理的优势,加强对档案管理互联网信息化的重视。档案管理部门管理者认识到档案管理信息化的重要性之后应该加强档案管理部门全体人员对档案管理信息化的重视,整个档案管理部门在意识层面重视之后,才能在实际行动中对档案管理进行互联网信息化创新,才能早日实现档案管理传统管理模式与互联网信息化档案管理模式相互结合。

3.2 加强事业单位档案管理系统的信息化建设

“互联网+”时代需要事业单位完成档案系统的互联网信息化建设工作,而这个进度需要加快,互联网信息化档案管理系统主要通过计算机程序建立档案数据库,通过人工计算机在后台进行编程,实现互联网信息化档案管理系统的各种功能,包括基础的档案信息记录、档案信息同步更新、档案分类储存以及档案搜索查询等功能,將线下人工的操作转到线上信息化档案管理系统,可以通过互联网计算机技术实现需要的功能,然后只需要基础的人工对信息化档案管理系统进行辅助管理,就可以完成整个档案管理工作。因此事业单位要加强档案管理系统的信息化建设[2]。

3.3 完善事业单位档案部门的管理制度

“互联网+”时代下事业单位的管理制度应该继续完善,传统的管理制度存在多种弊病,应该针对管理制度存在的各种配合协调效率低,工作质量低,查询档案速度慢等问题,完善事业单位档案管理部门的管理制度。在“互联网+”时代下的信息化档案管理系统中,应该明确员工的责任,将信息化档案管理系统的工作根据不同的工作性质进行细分,然后根据员工的工作经验将其分配到不同工作岗位上去,最后明确员工工作的责任和义务,制定档案管理部门的赏罚制度。对档案管理部门工作质量和效率高的员工进行奖励,对工作态度不认真、工作质量和效率低下的员工进行处罚,具体的赏罚制度可以根据事业单位的实际情况制定绩效管理制度,完善事业单位档案部门的管理制度。

3.4 加强事业单位档案信息安全管理

“互联网+”时代下事业单位应该积极采用互联网信息化档案管理系统完成日常的档案管理工作,但是互联网信息化档案管理系统是通过计算机实现,因此实际工作中计算机存在的安全问题在互联网信息化管理系统仍然存在,所以事业单位的档案管理部门一定要做好事业单位档案信息的安全管理工作,防止有人通过非法手段窃取、破坏档案信息,然后使用窃取的档案信息获取不正当利益。事业单位档案管理部门可以从两方面加强信息安全管理,第一方面通过高薪聘请计算机网络安全方向的专业人员,实现对信息化档案系统数据库的安全保护,防止有黑客入侵档案信息化系统,破坏档案信息;第二方面则是定期对档案的信息储存进行备份,防止因为地震等不可抗力因素破坏信息化档案系统的存储磁盘或者黑客入侵造成档案信息化数据库数据丢失、损坏。做好这两方面再做好日常的安全检查工作即可实现档案信息的安全管理。

3.5 加强事业单位档案管理部门人才的培养

“互联网+”时代下事业单位档案管理部门的人员水平已经不能满足当前需要了,“互联网+”时代要求实现传统档案管理与互联网信息化档案管理系统优点相互结合,因此事业单位档案管理部门的人员对于互联网信息化档案管理方面的能力不足,需要事业单位加强对档案管理人员的培养。培养档案管理人员的能力可以从两方面考虑,第一方面聘请“互联网+”时代下专业的档案管理人员对事业单位档案管理人员进行培训。首先培训互联网信息化档案管理系统的基础知识,然后对互联网信息化管理系统和传统档案管理的优缺点进行分析,最后综合优点加强事业单位的档案管理;另一方面则是之间聘请对事业单位传统档案管理模式与互联网信息化档案管理模式都了解的专业人士。

4 结论

综上所述,“互联网+”时代事业单位可以从加强事业单位对档案管理的重视、加强事业单位档案管理系统的信息化建设、完善事业单位档案部门的管理制度、加强事业单位档案信息安全管理及加强事业单位档案管理部门人才的培养五方面创新档案管理方式,提高事业单位档案管理的质量和效率。

参考文献

[1]王志生.“互联网+”时代事业单位档案管理创新对策[J].科技经济导刊,2020,28(03):228.

[2]许楠楠.“互联网+”时代事业单位的档案管理创新探讨[J].才智,2020(02):220.

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