何清林 孔凡坤

摘 要：高校学生档案管理是学校常规管理重要的组成部分，是提高教育质量，办好学校的基本保证，也是学校办出特色的基础.近年来随着我国高校招生人数的不断增加，档案数量也日益增多，这对学生档案的有效管理形成了重大考验和挑战。尽管当前社会已不断实现科技化、智能化、信息化发展，在高校管理中网络的运用也在不断普及，但当前高校对于档案资料的记录方面仍停留于纸质登记上，档案管理的工作尚缺乏向信息化的转变，衍生出不少问题。本文着重分析了高校学生档案管理现存的重要问题，提出了相应的应对策略，旨在规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，为学生的就业指导服务提供依据。

关键词：高校;大学生;档案管理;现状与发展

1 高校学生档案的特点

高校学生档案因为对象的特殊性而具有自身的特点。不同生源地的新生档案标准各异，入学档案在内容和形式存在很大差别，缺乏统一的标准。随着新时代教育理念的更新，学生在校档案的内容也更加丰富。除了常规的学生成绩、学籍异动、奖惩决定之外，学生在校内外获得的如论文、专利、发明或当兵入伍、支教下乡等重要社会实践证明资料都属于学生档案的归档范围，需要定期进行入档保存。高校学生档案是个人的历史记录和呈现，也是国家人事档案的组成部分，为大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核提供重要参考。高校学生档案的内容是否完整有效，将在很大程度上影响大学生今后的个人成长和发展。

2 学生档案管理的现状及问题

2.1 档案管理意识薄弱

首先，学生对自身的档案资料的重要性认识出现偏差，导致学生对学籍或奖惩信息错填、漏填，甚至丢失档案，使得相关工作的开展面临不小的压力。

其次，高校仍然普遍存在重教学而轻管理，学生档案管理更是被定义为可有可无或边缘化的工作，缺乏对学生档案管理工作的科学考评与有效目标激励。

2.2 高校学生档案管理主要分为集中管理和分散管理两种模式

以我校为例，目前正处于学校统一管理向学院（辅导员）分散管理转型。这就需要学院主动将学生档案管理进行专门的部门化管理，同时需对从业人员进行专门的业务培训和教育，或直接聘任业务能力过硬的专业人员来承任。而很多高校选择多个部门共同管理学生档案，甚至由其他的行政部门人员兼职。在日常学生档案管理工作中，如果缺乏团队管理理念，各部门之间不能形成联动，影响问题的解决。且各部门有其它主职工作压力，导致工作时顾此失彼，这就不难理解如文件错乱、材料丢失等问题的发生。

2.3 软硬件设备不足，信息化程度不高，工作效率低下

传统的档案管理基本采用纸质材料管理模式，这不可避免存在一些不足，比如纸张容易泛黄、霉变、损坏，此外纸质档案还会占档案馆大量的空间，对防火、防潮等要求高，调阅查询效率低、难度大，并且存在耗费人力资源、难于查询和修改、安全性差、工作效率低等缺点。利用现代化网络技术对档案进行数字化处理的重要性日益凸显，用多种信息化的手段为高效的、科学化的学生档案管理提供可能性。

2.4 管理人员结构不合理，业务能力不足

高校学生本身基数大，学生档案流动性大，临近毕业的毕业生档案整理、调取、转移等工作集中，管理压力大。这都对高校学生档案的保存造成不小难度。而有些学校将档案管理工作安排给辅导员以缓解人员的不足，而辅导员经常工作在学生一线，量大类杂，加上非档案管理专业出身的人员对管理业务不甚熟悉，难免会出现前文出现的档案管理缺失的现象。

3 高校学生档案管理对策

3.1 以切实宣传教育强化

学校要借助于各种形式的课内外实践活动来提高学生的档案意识，引导学生真正理解档案的重要性与意义，重视自身档案管理。大一新生和大四毕业生是高校学生档案管理的重点服务对象。

首先，举办与档案有关的形式多样的主题班会。通过召开主题班会，可以让学生主动的参与到档案的主题活动当中来，还可以加深学生对今后四年档案管理知识的了解，为大二、大三期间档案管理工作做铺垫。其次，大四学年是档案管理环节中操作最频繁也是最复杂的阶段。鉴于大四学年的学习形式的特殊性，通过新媒体进行档案转移、档案查阅等毕业相关主题的宣传就显得尤其必要。

3.2 以标准化管理制度规范

根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。我校目前已根据相关的法律法规，结合目前我校生源情况和学生就业的具体情况，制定了针对性的管理制度，实现标准化考核和评分方法。将完善的制度落实到具体的工作中，明确工作职责，是档案管理制度化的另外一个重要方面。

3.3 以现代信息化科技助推

经过现代化技术和网络手段整合各种信息资料，将学生档案数据化，创建学生档案管理的系统与电子档案，解决学校档案管理中人力模式和纸质模式的低效率问题，为社会、学校以及学生创造便捷、准确的档案查询、检索、审查和转递等档案管理服务内容，大幅度提高学生服务的水平和效率。

3.4 以先进组织结构保障

要关心学生档案管理工作专（兼）职人员成长，强化上岗教育、继续教育和业务培训，积极开展高级别课题申报工作，增强团队的创新能力。根据现状对相关工作人员定期开展有针对性的培训，提高他们对档案管理的认识和实际工作能力，通过培训，不仅使他们了解了档案管理的专业知识，增强了计算机操作水平;还提升了他们计算机及网络技术的操作熟练度，不断提升自己的综合素质来满足

当今档案管理工作的需求。加强教职工档案意识的教育和档案习惯的养成，使學生档案管理干部成为一支政治强、业务精、视野宽、作风硬的队伍。

4 结语

高校学生档案管理工作一直以来都是学生日常管理工作的重点和难点。随着时代的不断进步和发展，其内容和手段也发生着变化和革新。这要求高校的档案管理意识和档案管理制度不断进行修正和完善，也要求相关管理人员的业务能力和素质与时俱进，利用先进理念和科技手段以助更好地进行学生档案的全方位管理，使之规范化、安全化、信息化、人性化，激活机制潜力，提高管理效率，全面提升高校学生档案服务高等教育和社会发展的能力和水平。

参考文献

[1]徐慧玲.新媒体下高校辅导员的兼职学生档案管理工作研究[J].文化创新比较研究，2019（29）.

[2]陈丹.新时代高校学生档案管理探究[J].黑龙江档案，2019（5）.

作者简介

何清林（1982-），女，湖南长沙人，湖南工业大学电气与信息工程学院辅导员。

孔凡坤（1989-），男，河南南阳人，湖南工业大学电气与信息工程学院辅导员。