张慧

摘 要：高职院校的档案记录了院校的发展历史，还能为高职院校的发展与规划提供重要的依据，档案管理工作在高职院校的发展与管理当中十分重要。随着网络技术、信息技术、大数据技术等的发展与运用，高职院校的档案管理工作也在不断地创新发展，逐渐的向智能化、数字化、信息化方向发展。通过将信息数字化技术科学合理的运用到档案管理工作中，提高了档案管理的水平和效率，促使档案管理工作发挥更大的价值作用。本文主要分析了档案数字化建设对提高高职院校档案管理工作效率的意义，探讨和分析高职院校档案数字化建设的途径，希望对高职院校档案管理数字化、信息化、高效化发展有所帮助。

关键词：数字化建设;高职院校;档案管理工作;意义;途径

档案管理工作是高职院校管理工作的重要组成部分，高职院校在发展与管理中需要重视做好档案管理工作。随着信息技术的推广与应用，高职院校也在推进档案管理的数字化、信息化建设，通过这样的方法提高档案管理工作的水平和工作的效率，从而为高职院校的发展与规划提供更加全面的、更加准确的信息和数据依据，促使发展与规划更加的科学合理。通过强化档案管理工作数字化建设，促使档案管理工作不断的发挥价值作用，更好地为高职院校的发展与管理服务。

1 档案数字化建设对提高高职院校档案管理工作效率的意义

1.1 促使档案管理工作更好地满足时代发展需求

随着经济发展与社会的变革，市场中对于实用性、综合性人才的需求越来越大。而且高职院校在发展过程中所需要管理的信息更加的庞大，信息更加的复杂。高职院校通过加强档案管理工作数字化建设，有助于对大量的档案资料高效化的进行管理，降低了档案管理的难度，提高了档案管理工作的时效性。通过做好档案管理工作，准确的分析、评价学生的情况，进而更加有针对性的展开教学，促使各项人力资源更加合理的配置，从而有效地提升学生的就业概率。通过强化数字化建设，促使高职院校的档案管理工作更加符合时代需求。

1.2 有助于提高高职院校档案管理工作的水平

高职院校通过构建信息数字化档案管理系统，及时的收集、获取、分析和整合相关的信息资源和信息资料，并做好信息的存储、加工与利用工作，提高了档案资源的利用效率，促使档案资源的利用更加的便捷，有助于提高档案管理工作的效率。通过强化数字化建设，有助于提高档案资源的共享程度，提升了档案信息和档案资料的利用价值，促使档案管理工作的整体水平不断的提高。此外，通过推动档案管理工作信息化、数字化、高效化发展，促使档案更加的全面、准确、及时，也方便档案信息的查询与借阅，进而为高职院校的学生提供更优质的管理与服务，为学生的职业生涯规划与就业指导提供帮助。

1.3 推动高职院校档案管理工作的创新发展

高职院校在发展与变革过程中，内部管理的压力在不断的增大。随着办学规模的扩大，学生数量的增多，档案管理的数据信息量也在不断增大，工作也更加的复杂。高职院校需要不断的实现档案管理工作的创新发展，提高档案管理的工作效率和水平。通过强化高职院校档案管理信息数字化建设，促使档案的分类、归类更加的科学，更加的具体，能为学生档案资料建设和管理提供更专业化的服务。而且有助于高职院校的教学评估，实现对学生档案的动态化、综合化的评估，更加准确地、更加全面地了解学生的需求，使高职院校的管理与规划更加的科学，提供更具有针对性的管理与服务，促使学生全面的提高和发展。通过强化档案管理数字化建设，促使考核评价体系不断的发展、不断的完善，促使高职院校的办学能力、管理能力不断的提升。

2 高职院校档案数字化建设的途径

2.1 组建档案数字化管理队伍，提升管理水平

1）加强档案人员数字化技术培训。做好档案人员数字化技术培训相关工作，不断地提高管理人员的计算机水平、信息技术水平和信息技术的利用能力。促使信息技术与档案管理有效的融合，不断地提高档案信息化水平，满足档案管理数字化建设的需要。

2）强化档案管理人员的意识。一方面，强化档案管理人员的数字化建设意识，促使其充分的、准确地认识到数字化建设对于提高高职院校档案管理工作的意义，促使其了解数字化建设的方式、方法与相关知识，并在管理工作中去实践和实施。另一方面，要增强档案管理人员的服务意识，通过强化数字化建设，提高档案资源信息的共享程度和利用效率，不断地提高档案管理工作的服务水平。

3）提升档案管理人员综合素质。高职院校档案管理数字化建设需要管理人员不断地提高信息数据的分析能力，要能够准确的、充分的把握专业性较强的档案资料;还需要根据档案需求者的要求，提供更加全面的数据档案信息;要提高电子文件的管理意识与管理水平，强化档案管理的安全性;要不断的提高学习的能力，要学习档案数字化建设相关的新知识、新手段和新方法，不断地提高管理人员的业务素质。

2.2 采取不同的数字化档案管理方法

1）规范和完善各种制度和机制。一是，要做好安全责任制度的完善和落实工作，科学合理的制定档案管理工作的目标、职责，并做好相关目标职责的分解工作，促使其层层的落实到具体的部门、具体的人员当中，由专门的人去保管，专门的人员去负责。二是，要不断的完善档案管理的立档、保管、保密、统计分析、移交等方面的相关制度，强化制度的保障和约束，严格的依照制度办事，促使这些方面的工作更加的規范化，更加的程序化，减少档案管理工作中的失误，提高管理的实效性、安全性和工作作效率。

2）实现档案信息化管理。高职院校档案管理数字化建设需要不断的强化信息化管理，强化档案数据资料的共享与利用。一是，科学合理的运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高级检索等相关技术，建立和完善档案数据库和档案查询系统，及时的、准确的获取档案数据资料，更好地为管理与规划、科学研究等服务。二是，要做好档案数据资料的备份管理工作，定期的对电子文档复制，降低各种不稳定性因素的影响，防止电子档案的丢失、泄露等造成的损失。三是，强化档案信息的网络管理手段，通过科学合理的利用计算机技术、网络技术等，建立和完善文献信息采集体系、数据库、信息服务体系。还需要引入数据加密技术、身份识别技术等，强化网络管理，确保网络的安全性。

2.3 安排专业人员负责档案数字化建设工作

高职院校档案管理数字化建设是一项系统性的工程，需要不断的坚持、不断的创新和完善。为有效地提高档案信息资源的安全性和利用程度，可以安排专业的人员去负责档案数字化建设工作。促使档案管理工作更加的规范;促使档案管理工作更加的高效化;通过指定专人逐一的审查档案数字化建设成果，能及时的发现各种问题，并采取有效措施解决;更好地落实档案管理相关制度，完成档案管理的职责和目标。提高档案管理的专业性、技术性、安全性和工作的效率。

3 结语

综上档案，社会经济的发展和各类信息技术的推广与应用，促使高职院校的档案管理逐渐的向现代化、高效化、数字化、信息化方向发展。高职院校需要不断地提高档案管理人员的水平，采用多种管理方式和途径做好数字档案建，不断地提高档案管理的工作效率和水平，促使档案信息更有效地发挥价值，更好地为高职院校的规划与管理服务。

参考文献

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