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文书档案管理的办公自动化应用探讨

2020-07-13杨剑

卷宗 2020年12期
关键词:文书档案管理办公自动化应用

杨剑

摘 要:现阶段社会竞争日益激烈,我国文书档案管理工作逐渐受到重视,并在信息化的背景下开始探索自动化应用。其也是我国科学技术发展的趋势使然,通过办公自动化提高办公效率,规范文书档案管理,有利于实现办公业务的高效率和高质量。因此本文阐述文书档案管理办公自动化的意义,分析其在应用中存在的问题,并提出相关对策,旨在进一步提高文书档案管理办公自动化应用水平。

关键词:文书档案管理;办公自动化;应用

虽然当前社会不断进步,但文书档案管理仍具有不可替代的使用价值。近年来文书档案管理逐渐趋向满足社会需求,为办公业务提供依据和支持,是办公工作中的一项重要管理系统。同时由于文书档案是记录我国各项事业发展的重要依据,是历史行为的考察基础,因此在我国社会发展形势不断变化的背景下,实现文书档案管理办公自动化是至关重要的。

1 文书档案管理办公自动化意义

文书档案在我国各项事业发展中具有较为关键的保存价值,是档案管理体系的重要组成部分,其主要内容包括了研究项目进展、基本建设以及领导决策、重大问题处理等,对单位发展工作具有极高的保存和应用价值。而文书档案管理办公自动化是基于现代计算机通信网络技术,构建专业化管理系统实现科学流程管理的一种新模式,与传统的文书档案管理相比,其避免了复杂繁琐的管理流程,减少了大量的人工耗费,借助计算机等信息化设备即可完成信息数据的收集整理、分类储存、管理和应用等环节,有利于提高工作效率。另外文书档案管理的办公自动化能够实现档案信息的共享和传输,有利于保障档案信息的泛在化应用,充分发挥档案信息的价值和作用,推动办公科学化、便捷化、现代化发展[1]。

2 文书档案管理办公自动化应用存在的问题

2.1 缺乏规范化文书档案管理软件

在文书档案管理的办公自动化应用过程中,存在的最大问题即是缺乏规范化的文书档案管理软件。当前在文书档案管理时必须要有规范性的系统应用软件作为支持,才能够高效的进行档案信息的检索和借阅,完善办公自动化管理体系。然而当前在很多单位的文书档案管理工作中,针对办公自动化的需求没有采用较为科学规范的档案信息管理系统软件,就造成了文书档案的整理和检索存在较大的难度,影响办公效率。同时无法实现档案信息的共享和应用传输,导致文书档案信息的应用价值无法充分体现,在整理档案信息时极容易出现档案统计失误,严重影响文书档案管理工作的权威性和信息准确性[2]。

2.2 文书档案管理人员的专业素质有待提升

文书档案管理人员是档案工作的执行者,也是办公自动化应用的推动者。不过在单位的实际工作中,文书档案管理人员通常是部门的基础员工,专业出身的管理人员相对较少,对文书档案管理知识掌握不足,就出现了管理人员档案管理专业素质不足的现象,大部分工作人员都是强制分配或者业余人员,所以在实践文书档案管理工作时,缺乏科学性和权威性,严重限制了文书档案管理工作的开展。另外当前很多文书档案管理人员都比较缺乏专业知识和法律知识、现代化办公能力,从而就出现了办公自动化建设速度较慢,不能够适应文书档案管理形式的创新以及内部改革等,影响了档案事业的发展和前进[3]。

2.3 文书档案保密性和安全性不足

文书档案管理的办公自动化与传统的文书档案管理方式存在较大的不同,其一般是以电子档案的形式进行管理和应用。而由于网络的开放性和透明度,则会在文字转化为计算机语言的过程中,出现真实性难以保障的问题。传统的文书档案以纸质化为主,对各项文书文件的签名信息具有一定的安全保障,而在电子档案文件中则很难辨别其真伪。同时文书档案的储存也存在较大的问题,在计算机技术快速发展形势下,由于网络的互通性,导致电子文书档案的安全性和保密性存在不足,个别不法分子很容易通过网络设施漏洞入侵管理计算机,对档案信息就行恶意篡改和拷贝。同时在内部由于电子文书档案系统自身存在的弊端,可能会出现超越权限进行操作管理的现象,进而影响文书档案的安全管理。

3 加强文书档案管理办公自动化应用水平的策略

3.1 转变管理观念,建立文书档案资源共享管理平台

文书档案管理人员首先要更新和转变观念,摒弃传统、落后的管理思想,重视办公自动化的应用和发展。同时在网络快速发展的形势下,为文书档案信息化建设奠定了坚实的基础,纸质化管理逐渐被电子化所取代。因此管理人员需认识到文书档案管理办公自动化的重要性。而针对文书档案管理办公化缺乏规范化信息应用软件的问题,则可以通过强化信息化建设,构建文书档案资源共享管理平台。以科学档案信息服务为理念,坚持以人为本,以科学技术为导向,实现文书档案信息的高效检索、查阅和应用,保障资源实时共享,促进办公自动化与档案管理一体化的深度融合,最大限度的提高档案管理工作效率。

3.2 提高工作人员办公自动化专业素质

由于信息时代的到来以及文书档案管理工作办公自动化的需求,相关管理人员的工作方式发生了较大的变化,需要促使文书档案管理工作朝向现代化、智能化、数字化的方向发展。因此对工作人员的专业素质提出了更高的要求,即是要具备一定的专业知识和业务能力,还要能够熟练掌握各种自动化办公系统和软件。因此相关单位需要进一步加强对文书档案管理人员和工作人员的综合素质,可以在招聘中明确限定专业条件、强化岗位培训以及开展定期学习交流等活动,加强对文书档案管理人才队伍的建设。此外可以建立健全工作奖励机制,激发相关工作人员的积极性,强化自身学习,提升档案业务能力,从根本上提高办公自动化水平。

3.3 完善文书档案保密措施及制度

文书档案信息的保密性和安全性是十分重要的,所以首先要对单位内部办公网络进行内、外网分离,并采用两层防护措施,即是针对网络设备进行安全保密防护,通过设置路由器,将本单位以外的所有IP地址进行屏蔽,保障内部网络的安全性和稳定性。另外还要对网络设置防火墙,充分提高档案信息的防盗性能,借助防火墙的认证机制,避免其他异常设备连接办公网络。同时要对办公网络的流量数据进行过滤,筛查病毒,保障文书档案系统的保密性;其次是要建立嚴格的安全保密制度,对涉及文书档案管理工作的人员进行统一管理、统一教育培训,树立工作人员的保密意识和观念、充分落实具体的文书档案管理任务和责任、还要根据不同层级的管理人员设置不同的信息系统操作权限,加强密码技术的应用,防止内部人员随意篡改档案信息。最后即是要建立文书档案安全管理规定,对违规行为进行严厉处罚,做到科学运作、分步实施、循序渐进,充分保障文书档案管理的办公自动化有效实现。

4 结束语

综上所述,文书档案管理的办公自动化应用是现代档案管理工作的重要发展趋势,利用先进的信息化手段提高文书档案的管理效率和储存、共享安全性。因此在实际应用中需要仔细分析其存在的问题和不足,采用转变管理观念,建立文书档案资源共享管理平台、提高工作人员办公自动化专业素质、完善文书档案保密措施及制度等策略,进一步推动文书档案信息化、自动化办公体系机制的构建,从而发挥文书档案的具体价值,促进档案事业的现代化发展和进步。

参考文献

[1]黎炎庆.文书档案管理的办公自动化应用研究[J].办公室业务,2019(04):120.

[2]李莎莎.办公自动化在文书档案管理中的应用探究[J].办公室业务,2018(19):85.

[3]卢燕.文书档案管理的办公自动化应用[J].时代金融,2018(27):301.

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