李盈

摘 要：随着我国信息化技术的不断发展，事业单位的人事档案管理方式也在不断的变革。事业单位的人事档案管理不仅要保证档案的安全性，更要保证档案的使用，让档案管理能够变得更加便捷有效，进而达到提高档案利用率的效果。新时期事业单位人事档案管理数据化，既是时代发展的要求，也是事业单位发展的必然趋势。

关键词：事业单位;人事档案管理;数据化

人事档案是事业单位对本单位相关人员具体情况的有效记录，是本单位职员情况的重要依据。随着信息化时代的到来，事业单位在发展的过程中需要用到人事档案的地方越来越多。就目前的情况而言，传统的档案管理方式存在着储存难，管理难，使用难的问题。为了解决这些问题，提高档案的利用效率，事业单位应当根据实际情况，结合新的时代特点，让人事档案管理得到数据化的发展。这样，可以在很大程度上提高人事档案的利用率，让事业单位能够获得更好的发展。

1 事业单位人事档案管理数据化的目的和意义

事业单位相当于是国家政府机构的一个分支，其营业具备非营利性的特点。一般而言，国家级的事业单位均属于能够影响国计民生的大企业，其工作人员的待遇也是非常优厚的。因此，事业单位的人事档案管理是非常重要的[1]。相关工作人员应该本着为国家负责，为人民负责的原则，对事业单位的人事档案进行正确的管理。我们需要明确：档案管理是一个不涉及利润再生产的环节，但是它又是保障一个企业运转的不可或缺的工作方面。就目前的情况而言，事业单位的人事档案管理存在着以下几个问题：第一、传统的事业单位人事档案管理方法需要大量的工作人员，工作人员素质不高，档案利用效率不高。第二、档案的储存存在困难。部分纸质版档案由于缺乏相应的储存条件，导致其在不同程度上存在损坏的现象。第三、档案种类众多，数量巨大，工作人员在管理的过程中存在困难。第四、事业单位的档案一般具有保密性，只有得到相关部门的许可之后才能够查看，查看门槛高，带有严格的政治色彩。为了解决上述问题，提高档案的利用效率，事业单位的人事档案应当根据实际情况，不断地对其进行数据化的改革，让事业单位的人事档案管理得到更深层次的发展。

2 事业单位人事档案管理数据化存在的问题

2.1 档案数字化水平不高

就目前的情况而言，我国事业单位的人事档案管理数字化水平不高。究其原因，主要有以下几点：第一、我国事业单位的人事档案都具备较强的机密性，但是如果仅仅依靠目前的互联网数据管理技术，容易造成档案的丢失以及泄露等问题，档案的安全性难以得到保障。第二、工作人员的水平和素质不高，由于其不具备档案管理数字化发展的必需技能，导致档案管理数字化很难得到推行。第三、事业单位缺乏相关的计算机人才，无法对目前具备的档案管理数字化初级系统进行更新。相比于新兴的数字系统而言，大部分工作人员还是喜欢用传统的档案记录方式。这也在很大程度上给事业单位人事档案管理数据化的推行造成了阻碍。

2.2 档案的管理方式较为落后

人事档案管理涉及许多工作人员的生平经历，是一项非常具备专业性的、秘密的、政治性的工作。正是由于人事档案管理的重要性，所以才需要专人对其进行专门负责，单独管理，单独存放，单独调动。然而，就目前的情况而言，事业单位档案管理岗位的人员流动性相对较强，且人员素质相对较低，许多工作人员并没有在上岗之前接受过专业的档案学教育和培训，对档案的收集、整理、归档、管理、装订等方面的工作并不熟悉。档案收集意识淡薄，档案管理能力落后。除此之外，档案管理的数字化要求工作人员必须具备相关的计算机专业知识和技能。目前，很多事业单位的档案管理人员达不到此类要求，这是制约我国事业单位人事档案管理数据化发展的重要因素。

2.3 档案的管理制度较为落后

随着时代的发展，我国事业单位的人事制度也进行了相应的变革。目前，我国的档案管理依旧秉持着终身制的原则。但是，我国的人事制度改革正在不断向纵深推进：人员竞争上岗、科室兼并重组、工作机构得到不断调整、单位选拔和使用人才的手续也在不断简化。在此基础之上，我国如果依旧秉持着传统的档案管理制度的话，会在很大程度上阻碍人才的流动，不利于国家人事制度的改革与发展。除此之外，事业单位的档案多半带有较强的政治色彩。工作人员要想调取本单位的档案，需要经过层层审批，手续较为复杂，会给自身带来很多不便。这些都是目前事业单位人事档案在管理制度上存在的问题。

3 推动事业单位人事档案管理数据化建设的有效举措

3.1 提高档案数字化管理的安全程度

我们需要明确：安全保障问题是档案管理的头等大事，如果数字化档案管理能够比纸质化档案管理的安全系数更高的话，那么数字化的人事档案管理制度也能够得到更加顺畅的推展。因此，事业单位在进行人事档案管理数据化建设时，应當积极寻找恰当的方法来提高数字档案管理的安全程度，让事业单位的人事档案管理数字化建设得到真正的发展。

事业单位可以从以下几个方面来提高档案数字化管理的安全程度：第一、事业单位应该构建自己的内网，给本单位的档案管理提供一个绝对安全的网络环境。第二、事业单位应该着手构建牢固的防火墙，这样才能够防止外部黑客的入侵。第三、事业单位应该着手招揽更多计算机专业的优秀人才，让这类优秀人才能够对现有的事业单位数字档案管理体系进行升级，让档案数据库管理和传输系统的安全度得到切实可行的保障[2]。第四、在上述准备工作都完成后，事业单位应该积极向大家实施档案管理数字化的宣传工作，让工作人员对档案管理的数字化建设产生正确的认识。这样，可以在很大程度上提高档案数字化管理的安全程度，让档案数字化管理的建设得到真正的落实。

3.2 加强对工作人员的选拔和素质培训

针对目前部分事业单位的档案管理工作人员素质不高，难以适应目前档案数据化的工作方式的问题，事业单位的管理人员应当根据实际情况，加强对档案管理工作人员的选拔力度，为事业单位的人事档案管理人员进行相关的素质培训。这样，可以在很大程度上提高工作人员的职业素养和专业技能，让事业单位的档案管理工作能够得到更好的落实，让事业单位的人事档案管理数字化建设得到更好的开展。

事业单位可以从以下几个方面来加强对工作人员的选拔和素质培训：第一、事业单位在进行工作人员的初次选拔时，应当明确自身的选拔标准，采取简历核查、笔试与面试相结合的方式来进行工作人员的选拔。第二、工作人员在入职之后，事业单位应当根据其实际工作情况，定期对工作人员的工作情况进行考察。争取在人事档案管理的过程当中实施权责发生制，谁在哪一个环节出现了问题就由谁负责。这样，可以在很大程度上提高工作效率。第三、针对已经入职很久的老工作人员，事业单位可以根据实际情况，为其定期组织专业技能的培训和再教育，并以考试检测的方式来检验工作人员的学习成果。考试不合格者，将会影响到年终奖金的发放。第四、事业单位应当适当提高档案工作人员的待遇，面向整个社会，积极引入既具备档案管理知识又具备计算机知识的复合型人才，壮大事业单位人事档案管理队伍的力量。这样，可以当很大程度上提高工作人员的质量和工作效率，为事业单位人事档案管理工作数据化建设奠定基础。

3.3 建立完善的信息档案管理制度

就目前的情况而言，我国的档案管理制度依旧存在一些问题，这些问题会在很大程度上导致档案利用率低下，档案利用困难的现象。因此，针对目前事业单位中存在的信息档案管理制度落后的问题，事业单位管理人员应当根据实际情况建立完善的信息档案管理制度，简政放权[3]。这样，可以在很大程度上提高档案的利用效率，让人事档案能够得到有效的管理和应用。

事业单位可以从以下几个方面来建立更加完善的信息档案管理制度：第一、事业单位应该根据实际情况，改变从前的终身制档案管理制度，让工作人员的档案能够根据其实际的流动情况得到及时的调动，进而提高档案调动的效率。第二、事业单位可以向上级申请，通过使用电子信函等网络申请方式，申请档案的网络调动，为档案的查看和调动提供便利。第三、建设合理的档案管理工作规章制度，通过制度建设来保障档案管理人员各司其职，权责明确。第四、将权责发生制度合理应用到人事档案管理工作当中，要求档案管理人员各司其职，分工明确。如果哪一方面出了问题，那么对应的工作人员要对该问题进行负责。如果出现严重问题，可能会面临相应的惩罚和处分。第五、加强对工作人员的监督和管理。在監督上，上级领导可以通过组织档案管理监察小组的方式，对档案部门的工作人员进行不定期审查。在管理方面，除制定明确的规章制度外，上级领导可以通过为员工设置季度考核和年度考核的方式，激励在岗员工不断学习，努力提高自身的专业知识和专业技能，从而为档案管理数字化建设奠定好自身的技能基础。总而言之，事业单位可以通过上述方法来建立完善的信息档案管理制度，以此来让信息档案管理数据化建设得到真正发展。

4 结束语

综上所述，事业单位的人事档案管理应该跟随时代潮流，获得数据化的发展。事业单位在进行人事档案管理改革的过程当中，应当着手通过上述方式提高数字化档案管理的安全程度;通过加强对工作人员的选拔和素质培训的方式来提高工作人员的素质;通过建立完善的信息档案管理制度来解决现有档案管理制度存在的问题，以此来让信息档案管理数字化建设得到真正发展。

参考文献

[1]周慧新.新时期事业单位人事档案管理数据化必要性分析[J].机电兵船档案，2019，（3）：80-82.

[2]苏雪飞.大数据时代事业单位人事档案管理分析[J].科学与财富，2019，（22）：235.

[3]王笑庸.浅析事业单位人事档案管理的创新途径[J].中国高新区，2019，（17）：225.