摘 要：电子信息技术推动着社会在各个领域的发展，让各个行业都有了一个崭新的面貌。如果把其应用在传统的行业中，可能会兴起新一轮的改革。就如档案管理来说，如果通过电子信息技术来进行整理档案，就可以大大增加档案管理的效率，并且让档案管理工作不再那么的繁琐。同时单位领导也应更加重视档案管理工作，给予充实的人力物力进行提升，促进档案管理向着更好的方向发展。本文主要阐述在新形势下的档案管理工作中普遍存在的一些问题，并提出了相应的解决方法。

关键词：档案管理;常见问题;解决办法

伴随科技的发展，档案管理工作与人们更是密不可分。档案管理是一种范围很广的复合型服务管理，它具有很强的延伸性，要求各个领域的都需要去主动参与，档案管理员则需要去详细调查了解用户的需求，协助用户进行深一层的挖掘，了解用户的潜力并为其寻找其想要的研究方向，减少不必要的损失，为用户提供工作所需的档案，方便客户的使用，尽最大可能给予用户方便快捷的档案流程，提高用户的满意度[1]。

1 档案管理的工作现状及常见问题

1）档案管理体制需要完善。就目前而言，很多档案管理员并没有意识到科技发展的同时，管理理念也在向着创新型转变。所以部分档案工作中，档案管理员仍会用原来的管理方法，再加上档案管理员整体的素质并不高，工作中也缺乏竞争意识，在没有完善的奖惩措施下，让档案的管理结果并不理想。虽然许多档案管理结构为了用户的使用都已经使用先进的储存系统，但是档案管理模式并没有发生根本性的改变。因为他们缺乏对档案本质的了解，在没有新型管理培训下，只会做一些单一的服务，由于还没有完善奖惩措施，导致他们的整体业务能力跟不上新型档案管理服务的更替，工作缺乏主动性，没有危机意识[2]。所以积极主动地去了解新时代档案管理的特点与优势，建立一个与时俱进、不断创新的管理理念，摒弃传统管理模式中的劣势，才能确保档案管理工作跟上时代的脚步。档案管理工作的改进，可能并不会创造出太多实际上的效益，然而如果不去重视企业档案的管理，那将会使管理人员在工作中无法认识到档案的重要性，认为这份工作仅仅就是整理整理文件，在需要时能及时找到这份文件就可以，这种工作理念在某种方面上是抑制管理水平的提升，难以让企业进一步发展。

2）档案资源的更新跟不上需求。由于科技的迅速发展，纸质档案已经大大失去了其原本的作用，而且传统的档案管理工作中会接触很多照片以及纸质材料等，无形之中给档案管理人员增添了很大的工作量，相比而言，网上寻求自己所需要的信息成为现在的主流，通过多种渠道就可以获取自己想要的信息，而且还减少纸质的利用率。这就使档案管理也不得不与时俱进，建立档案资源数据库，让档案资源数据化、电子化，通过网络平台让所有用户可以根据导航进行寻找所需求的档案，但是大多数档案的管理都忽视了一个问题，那就是电子信息的更新速度达不到用户的要求，无法有效使用平台进行查找自己所寻找的新档案，大大降低了用户的使用体验，无法满足自己的需求，甚至还耽误了自己的时间，不但降低了档案的使用率，还无法充分利用平台的资源[3]。

3）缺乏专业人才的培训。我国的档案管理也随着时代发生了很大的变化，然而我国档案管理人才培养时，并不能体现出档案管理人才也随着变化。目前，在我国档案管理人才培养中，信息档案管理过程的培训还处于初步状态，不足以满足我国日益增长的档案信息管理需求。而且档案管理工作在企业管理中成立的比较晚，很多档案管理人员并不是管理专业出身，甚至没有经过正规专业培训，因此对档案管理工作的认识也不到位。如果企业也不重视档案管理工作，给予不了足够的人力与物力的支持，让其他岗位员工进行兼职处理，那就会导致档案管理这部分的专业素养不足。这对于我国想要进一步的升级档案管理工作带来了很大的难度，因此必须要从根本上解决这个问题[4]。

4）档案管理体系存在隐患。就目前而言，我国的文件管理系统还是会存在一些安全风险。如今电子信息技术的普及，互联网是最大的赢家，在为我国档案资料上传的同时，也带来了新的隐患。虽然在某种条件下进行调查档案数据的存取记录，但是仍防不住高级黑客的“隐身”访问。因此在信息管理系统的安全性方面，需要要走的路还很长。

2 档案管理工作的改进及措施

1）加强档案的管理及应用。以往的借还档案早已无法满足广大用户的需求，档案机构如果想要进行长期的管理模式，就需要拓展更好的服务理念，借助新技术提供开放式的服务，与时俱进。在互联网的时代下，各个领域中都已经有了計算机的存在，而且很多档案机构也从人工转变成了网络查找，在服务领域上有了很大的突破。但与此同时，也给服务提出了很高的要求，不但需要档案机构在设施上进行资金投入，还需要一个性能优越的服务器、质量略好的资源数据库。才可以利用平台来实现档案管理理念的创新，为广大用户提供方便有效的使用。档案管理还需要制定合理有效的服务方案，引领用户学会如何搜寻所需要的信息，如何使用这些资源。在用户使用的过程中，让服务平台充分发挥档案管理的作用[5]。

2）数据应实时上传。档案数据的变化是当今信息化档案管理的一大难事。不但需要在海量的文件当中找到要更新替换的文件，而且在达到目的前还有一些列的手续需要完成，这无不给管理人员带来了很大的困扰，而且还会浪费过多的时间与精力。但是结合了现有的互联网技术，就可以很方便地修改和查询想要的档案数据，真正地实现文件数据的实时上传。新技术的应用，不但增加了文件处理的准确性，还确保储存文件数据的真实性和完整性，从而提高对档案信息的管理。

3）提高管理人员的专业素质。在当今科技时代中，需要注意的是对于有意在档案管理领域发展的人才中，必须增加有关计算机的使用、档案管理系统的运用及信息化档案工作的信息。只有掌握这方面的技能，才能使档案管理人才最快速地进行信息档案管理工作，使新技术在应用中达到最大的使用效率。同时档案整理人员还需具备以下素质：扎实的相关专业知识、工作中所能接触到的平台系统使用、了解新时代的信息化档案管理、具备一定数据处理能力还需要有着良好的交流能力。在用户搜索出现困难时，能及时为广大用户提供有效可靠的帮助。档案管理人员能力的提升离不开他们责任感，只有激发他们对工作的热情，学会自主提升专业水平，才能有效促进档案管理水平的全面提升。

4）完善系统，提升平台的安全性。随着我国信息技术的发展，必然会利用互联网来进行档案管理，但同时也给档案信息的安全带来了隐患。虽然在某种程度上可以进行查找浏览记录，但技术毕竟是有限的，并不能保证信息的安全性，所以有必要吸取大型互联网企业的经验并进行学习。不光要有自己针对漏洞的措施，还要有专门的防护措施。如果能学习到成功的互联网企业的经验，来提高数据的安全性，那将会对档案的管理上起到很大的帮助。

3 结束语

无论是现在还是将来，无论科技发展到什么程度，在所有的领域当中，档案管理工作都是不可或缺的。因此，需要档案管理人员建立新时代的档案管理理念，摒弃传统管理的思想，主动学习，接受新的思想和技术帮助，通过信息化技术提高管理的效率，让档案管理工作充分发挥自身应有的作用。

参考文献

[1]晏秦.论档案治理的内涵、特征和功能[J].档案管理，2017（4）：4-8.

[2]包艳容，吴金娥.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].卷宗，2017（22）.

[3]王静.探讨行政事业单位大数据时代信息化档案管理[J].办公室业务，2018（08）：74-75.

[4]王增荣.深入探讨事业单位人员档案管理的现状和创新的意义[J].办公室业务，2017（5）.

[5]刘蓓，赵靖云.企业档案管理的信息化建设思考[J].企业改革与管理，2017（3）：45-45.

作者简介

李文媛（1972-），山西定襄，汉族，本科，助理管员。