任立伟

摘 要：信息技术水平伴随着我国经济的快速发展不断提升，档案管理的形式也发生变化，由传统的档案管理形式，过渡到信息技术档案管理，两者之间有各自的优点以及缺点，本文将对传统档案管理，以及信息技术档案管理各自的优势和劣势进行全面的分析。

關键词：传统档案管理;信息技术档案管理;优劣

随着我国社会经济的飞速发展，传统的档案管理工作效率低，已经不能够满足当下社会发展的需求，为提高工作效率，节省人力成本、节省物力资源，电子档案管理形式出现，通过互联网技术，进行档案的管理，有效改善传统档案管理中的不足之处。现如今，档案的管理形式多样化，内容丰富化，信息技术档案管理虽然能够提高工作效率，具有便捷、及时等优势，但是也存在一定的安全隐患问题。传统档案管理的效率虽不如信息技术档案管理，但在原始资料保存和档案安全等方面，占据一定的优势。在传统档案管理和信息技术档案管理的对比中，可以更加清晰明确的分析两者之间各自的优势和劣势。不管是传统还是信息技术档案管理，都是社会时代发展下的产物，都具有不可忽视的作用[1]。

1 传统档案管理和信息技术管理异同

1.1 档案管理相同点

（1）价值和存在形式相同，传统档案和信息技术管理下电子档案都是以档案的形式而存在，都是对具体事件的具体记录，并且都是以数据为载体，都具备真实性，所以价值是相同的。（2）实质性作用相同，虽然传统档案、电子档案在存在的形式和管理方法上有很大不同点，但实质作用相同，就某县城健康管理局而言，二者都是对健康数据进行记录，为健康管理局未来发展提供真实可靠的数据资料。（3）工作原理相同，无论是传统档案和信息技术下的档案都是时代发展进程的体现，都对信息进行分类收集和管理，形成档案，为日后参考和查找提供历史依据，所以二者工作原理是相同的[2]。

1.2 档案管理不同点

（1）保存方式不同，传统档案一般以纸质为主保存，可以长期保存，不容易出现数据丢失的情况。电子档案只要以各种数据载体为主进行保存，载体在长期使用的过程当中，容易出现老化变质等情况，造成数据的损毁和丢失问题。（2）整理分类不同，传统档案管理主要是由相关工作的工作人员进行管理，同时标注好档案与档案之间的共同点，以便清晰查阅相同文件。电子档案管理主要是对应用信息技术进行智能分类和管理，分类过程中涉及到书面形式存在的材料，也要进行电子档的备份，防止数据遗漏造成的损失。（3）使用流程不同，传统档案和信息技术化的电子档案都具有一定的保密性质，传统档案在使用上，需要出示相关档案查找证明，并由工作人员做好登记，方可查阅，有一定的安全性。电子档案不需要出具相关查阅手续，只要按照工作人员提示，并按要求输入验证方可查阅，有些保密文件，则需要输入密码或者口令才能进行查阅和下载，也具备一定安全性。（4）查找耗时不同，由于传统档案管理和信息技术管理方式不同，并且使用流程也不相同，所以查阅耗时也不同，传统的档案查阅，需要查阅手续，然后通过分类，按照编号一一进行查找。电子档案只需要输入编号，输入文件类型，或者对应的关键词等，就能够快速的查阅相关资料[3]。

2 从内容分析传统档案管理和信息技术管理利弊

2.1 档案管理安全性

传统的档案以纸质资料为主，大多数原始资料也是纸质资料，可以长期保存，基本不会出现数据的丢失，优势在于能保长期保存，不丢失，劣势是防水、防火、防虫任务艰巨，传统资料管理只要管理方式到位，管理制度完善，就能很好保护资料的完整性。信息技术档案主要是以数字化信息为主，电子形式存在，不存在传统档案在保存方面的安全隐患，还具有储存便捷，查找方便的优势，但是，因为电子档案数据化程度比较复杂，储存的载体也很多，程序一旦出错，或者遭受网络病毒的攻击，都会影响整个信息库的安全[4]。

2.2 档案管理真实性

传统档案纸质为主，对入档的审核特别的严格，一旦确定内容，基本上不会在做改动，保管的好，就可以保证档案的真实性和纸质档案的原始性。传统档案管理优势在于档案真实和完整性，劣势是一经确认不可轻易更改。信息技术管理下的电子档案，编辑和删改容易，但是由于电子档案载体较多，只看内容和存在形式，没有办法辨别电子档案的真实性，以及很难辨别档案是否为原始档案。而且，电子档案一般都是从原始文件转化而来，转化过程中，出错几率高于传统档案。

2.3 档案管理操作性

信息技术档案管理主要是以先进技术为主，可以进行批量处理信息的操作，这样管理方式加快了信息处理的速度，也降低了相同任务之下管理工作的工作量。传统的档案管理，是用大量的人工进行操作，随着现代社会的发展，资料种类越来越多，同类型档案信息也在成倍的增长，整理档案、档案归档难度和强度也在增加，对档案整理人员细心程度要求高。信息化管理的专业程度相对于传统的管理方式，更具有专业性。传统档案管理对操作人员的要求，是要专业的管理技术和相关专业技能，信息技术管理在传统档案管理对操作人要要求上，增加了计算机及软件的操作技能，专业化程度更高[5]。

3 从环节分析传统档案管理和信息技术管理利弊

3.1 档案存贮

传统档案管理和信息技术管理最大差别，就是在档案的存贮方式。传统档案管理储藏，需要人力和物力持续不断输送，随着时间的不断变化，档案的不断积累，新旧档案大量融合过程中，如果管理不当，就会影响就档案的使用，以及新能档案的顺利归档，在资源上存在一定的消耗。信息化技术的管理相比传统管理，形式更加丰富，图形、声音、文字、影像等形式，都可以互相搭配进行存贮，也可以单独存贮，这样就使得信息技术下的存贮，比传统管理存贮更具有全面性、生动性的特点。信息技术下存贮，优于纸质化存贮，具备了存储容量大、传播速度快、记录速度快等特点，例如磁盘、胶片、光盘等诸多形式，所需要存贮的空间小，大大节约档案存贮所占用的空间。不过，传统档案多为纸质档案，在修改时候，会留下修改痕迹，更改流程极为复杂，这样能够确档案的原始性和真实性。信息技术管理下的电子档案具有特殊的重复性，可以直接进行无痕的修改，方便及时纠正档案的错误，但是很难保证档案的真实性和原始性，在这方便，传统档案管理方式更具备优势[6]。

3.2 档案鉴别整理

传统管理下的档案，在归档之前，就已经开始了对档案价值的鉴定工作，在档案归档之前，早就已经开始了资格的审查，并且，每一份档案，甚至每一份档案的每一页都已经查阅相关文献，并判断好档案能够保管的期限，以及档案保管的价值，归档之后，还要继续进行档案价值的复查。传统档案归档管理的流程严格而且非常的复杂，所以，档案的数量会受到一定的限制，最终因审查过后归档的档案质量比较高。对于信息技术管理下的电子档案而言，是对其技术的方面，以及档案内容两个方面进行提前的预测以及判断。对于电子档案来讲，技术的状况，与文件的可读性和真实性，以及应用性具有密不可分的关系，可以直接影响档案的保存价值，所以，电子档案不仅要像传统档案一样，对内容进行鉴别工作，还要对文档可读性进行技术分析，文档有无病毒也要进行技术分析，才可以顺利入档。信息技术管理档案，可以通过计算机技术进行有效的、快速的以及用多个角度视角来快速调整文件查阅顺序，在占用时间上会占据一定的优势，相同时间内，电子档案处理速度一定比传统档案整理速度快，处理数量也多，但是电子档案的质量没有传统档案质量高。

3.3 档案收集归纳

传统档案管理是先根据各种资料进行查阅考证，将所有的有价值的查考资料，全部收集在一起，再根据档案的内容、来源、形式、以及类型，进行分类，然后组成不同的卷宗。档案归档的时间，通常分为以下的两种情况，一种是科技类型的文件，该档案的归档时间是在科技类文件项目结束之后才可以进行归档，另一种是行政类型的文件，这类文件，一般情况下，是在第二年的上半年进行归档。传统档案的收集和归档，在档案归档的前期工作量不多，内容也比较直观，方便辨认，但是，档案在收集资料阶段耗时周期较长。信息化技术化电子档案的归档比传统档案管理要复杂，档案的管理人员，接收到档案时候，需要一定的时间，对电子档案进行标注和编号处理，然后才能生成电子档案，在利用互联网转发给上级部门进行查阅审核，审核过后，由专门部门进行贮藏归档。电子档案虽然在归档前期工作量大，工作繁琐復杂，但是能够更好的保存档案的完整性，在后期调用、查阅等环节简单便捷，电子档案归档的周期对比传统档案归档，具有周期短、信息时效性更好的特点[7]。

3.4 档案应用

传统档案管理和信息技术管理下的档案，在应用方面发生了特别大的变化。传统的档案在查阅时候收到了限制，由于本身存贮的物理限制，在查阅时候需要提前做好准备工作，不仅需要到当地的档案藏馆去查阅，还要提前做好层层的申请，上级管理部门允许方可进行档案查阅，而且，一份档案智能申请查阅人当场浏览，并且只允许申请人一人观看。信息技术档案管理，没有查阅方面的局限，在网络上传档案的速度可以按照分秒来计算，档案信息传输的速度非常的快，并且不受地域和空间的各种限制，手机、电脑等设备可以使档案公开进行浏览和传看。但是，电子档案也有一定的弊端，电子档案主要是将档案信息数字化存储，查看时对设备具有一定的依赖性，要满足电子档案的运行条件方可查阅，而且电子档案并不是直读的档案。传统的档案并没有电子档案对设备和运行条件方面的限制，并且，传统档案只要接触到便可以直接浏览。

4 结语

结合上文对传统档案管理和信息技术管理的详细阐述看，虽然信息技术的飞速发展，信息化技术下的电子档案管理受到了各界广泛关注和使用，为档案管理和查阅提供了便捷，但是传统的档案管理依旧占据着档案管理的重要地位，在真实性和历史性方面具有一定为地位。两者之间互相协助、共同发展是未来档案管理的最好发展策略，充分发挥各自优势，弥补两者之间的不足。所以，未来应该做好信息技术和传统档案管理方式相结合，科学进行管理的计划，进一步提高工作效率，发挥档案管理的最高价值。

参考文献

[1] 孙勤红.用信息技术改造传统的档案管理工作[J].办公室业务，2019（4）：104.

[2] 李宝华.企业档案管理中电子档案与传统档案的异同点[J].企业改革与管理，2017（6）：15+36.

[3] 曹丽红.浅析信息化时代传统档案与电子档案管理[J].黑龙江科学，2017，8（3）：90-91.

[4] 王靖怡.电子档案管理和传统档案管理的比较[J].办公室业务，2018（7）：67-68.

[5] 曲红岩，骆树乔.试析电子档案和传统档案管理的异同[J].兰台内外，2018（4）：37.

[6] 王靖怡.电子档案管理和传统档案管理的比较[J].办公室业务，2018（7）：67-68.

[7] 谢传奇.电子档案管理和传统档案管理利弊分析[J].黑龙江科技信息，2017（8）：156.