刘雪雪

摘 要：随着科学技术的快速发展，大数据技术已经广泛应用于各个领域。在这样的背景下，档案管理工作也获得了新的发展契机，由于以往的档案收集管理以及利用方式存在一定的局限性，导致档案工作开展的非常缓慢。在这样的背景下，如何提高档案管理的水平，转变原有的管理模式，建立符合大数据时代的管理体系促使档案管理工作快速发展，满足人们对于档案资源的利用需求，因此在本文中就针对大数据时代进行档案的收集保管以及利用进行了探讨和分析。

关键词：大数据时代;档案收集保管;利用

一、引言

现如今大数据技术已经成为人们在工作过程中最重要的应用技术之一，能够更快速的处理复杂的数据，而且保证各项数据运转的稳定和安全储存，是现如今多个领域都在不断挖掘和应用的重要技术之一。以信息管理为基础进行档案管理时，可以将大数据技术融入到管理过程中，可以有效解决，当然信息量大而且繁琐复杂的问题，使档案管理工作更加的规范性，切实提高档案的利用率，是进行现代化档案管理的重要组成部分。

二、大数据下档案特征与价值

1. 大数据下档案特征。第一，社会性。随着互联网应用的全球化，使世界范围内的信息和数据交流的更加便利，而且在各行各业中交流得更加紧密，这也在一定程度上提高了档案信息一体化的发展，为科技的快速发展提供了充足的数据支持。第二，整体性。使用传统的方式对档案信息进行查阅，通常都是单一的档案，很难体现出档案的价值，档案的多元价值，档案的连续性也不易被发现，但是利用大数据技术可以将单一的档案进行有效的整合，将单一的档案储存在个体的数据库中进行档案查询的时候，会在一段时间内对信息和数据进行更新，从而体现数据信息的整体化特点。第三，动态性。在人们的日常生活和生产过程中，智能终端设备应用的越来越广泛，例如智能手机对于资料进行收集，也从传统的PC端逐渐向移动端转移，数据的更新也更加的迅速，资料的来源也更加广泛。

2.档案数据的价值。档案存在的意义就是有参考的价值，在大数据时代进行档案管理，由于其多元化的储存方式形成了大量的信息和数据，其中所蕴含的情报信息并没有因为形态的变化降低其价值，而储存的成本却极大的降低。档案中所记载的内容也由信息转变为知识，在大数据时代进行档案数据的管理，能够直接挖掘出数据存在的潜在价值，而这些正是在数字时代赋予档案的价值。现如今人们可以利用电子档案来获得信息，也就是说，档案的价值还存在于共享上，但是如何在大数据开放性的前提下，还能够处于法律法规允许的范围内，这也是进行档案管理工作的重要内容。

三、档案的收集

在多样化的档案类型中，文书档案的历史最为悠久，因此一直以来都是档案馆收集的重点内容。我们发现仅仅以文书档案为馆藏主体的各级档案馆已经无法满足社会各方面的利用需求，为了提高全社会的档案意识，更好地服务社会，就需要改善档案馆的馆藏结构，增强对科技档案、专门档案、音像档案等不同类型档案的收集。科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。与文书档案相比，科技档案所记录的大都是微观的、具体的事物。科技档案成套性比较强，与单份档案相比，成套的科技档案的价值对我们来说是一笔宝贵的财富。专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。伴随着社会经济的发展，音像档案大量产生。音像档案即记录声音或影像的档案，主要包括照片、影片、录音带、录像带等，由于音像档案能生动、直观地反映社会生活，因此近几年社会需求越来越大。并且音像档案的保管条件十分严格，非档案机构无法满足相应的条件，所以将有价值的音像档案收集进档案馆就变成了一项十分重要的工作。

四、档案的保管

1.加强档案管理设施建设。使用现代化的管理理念和管理模式，能够有效的解决传统档案管理过程中存在的问题，真正实现档案的现代化管理，除了利用现代化的管理理念以外，还应该提高档案管理的基础设施建设。档案馆应积极引进专业的技术人才，切实提高整体档案管理，人员的综合素质水平，配备专业的设备，只有这样才能够充分发挥档案管理的实际价值。此外还应该加大基础设备的资金投入力度，对于档案管理过程中需要的设备进行定期的更新，在进行档案保管的时候，还应该争取融入大数据理念，可以和相关大数据的企业进行有机结合，对管理过程中需要的技术和设备进行不断的研发，使档案管理工作能够更适应大数据时代的要求，充分发挥档案管理工作的实际价值，可以利用储存或者虚拟技术，在档案保管过程中拓宽合作渠道，真正实现大数据技术的实际价值。

2.增强网络防御，加强环境安全。随着信息技术的快速发展，对档案信息进行储存，相关的储存设备也在不断的增加，传统的管理方法对档案进行储存主要就是利用纸质设备。现如今，进行信息储存可以利用云盘、U盘以及硬盘的多种方式，但是在信息储存的过程中，由于网络储存更加的便捷，但是也会容易受到网络攻击等风险的干扰，例如环境的变化，磁场改变等等，这些都会导致信息储存受到影响。因此对档案进行管理的时候，需要切实提高管理的安全性，首先需要保证网络的安全，提高防御系统的能力，保證储存环境的安全性，所以档案馆需要对档案储存的外界大环境进行有效的管理，保证环境的安全性，切实提高储存系统的安全稳定运行，档案储存中出现问题的概率，定期对数据信息进行检查，确保储存系统处于正常的运行状态。还需要全天候对网络安全进行检查，利用高科技的软件对网络环境进行有效的分析，使用高等级的防火墙，保证信息的安全性。

3.创新管理工作形式，建设高效服务平台。对档案信息进行保管，还可以充分利用社会大数据技术，建立智慧档案管理，建立全新的档案管理模式。首先，可以通过在线管理系统对档案信息进行详细的记录，提高各种信息的利用率，还可以对档案资源进行有效的整合，不断的优化服务内容。其次，可以充分利用大数据技术，针对不同利用者的实际需求，建立个性化的服务项目，建立一个更加全面的资源管理平台，这样就能够满足更多用户的需求，确保档案保管工作能够有效落实创新管理制度，能够充分发挥档案服务的实际效果。在具体的工作过程中，可以建立有效的制约机制，健全各种考评制度，使用严格的奖惩制度，保证档案管理工作能够有序进行，实现档案管理的创新，确保档案管理工作能够充分发挥其实际价值。

五、档案的利用

1.运用数据挖掘技术，提高档案共享效率。档案馆进行档案信息的管理，其主要目的就是实现档案利用的最大价值，而大数据技术的优势就是对数据信息进行科学有效处理和分析，不仅能够对数据进行有效的收集，还可以实现数据的分析。如果对档案管理过程中只能对数据信息进行简单的搜索，就不能真正体现出大数据的实际价值，而且也没有实现大数据时代信息的高效利用。对数据信息进行挖掘其最重要的目的就是实现数据的处理和利用，同时也是大数据时代对信息进行利用的关键环节，将原始的数据编码整理入库进行分类，可以随时随地更加迅速的找到想要的信息和数据，利用数据的挖掘技术可以提高信息档案搜索的效率，还可以快速的找到相似编码之间的联系，这也在一定程度上体现出了数据唯一性的意义，能够加快档案信息利用和管理的效率。

2.建立高质量数字化工作服务平台。为了充分发挥档案馆档案利用最大价值，档案管理必须要具有一个高质量的档案数字化服务平台，增强档案数字化工作效率。首先要建立一个基于大数据的服务平台，利用已经建立好的档案信息，以民生档案为基准，开通统一的访问渠道和咨询渠道。大数据技术下，档案馆以档案信息为核心的服务旨在一个平台下，改善现有跨平台档案信息使用问题，更好地服務于每一位群众，方便群众进行档案资源检索。因此，档案馆应充分利用互联网的便捷性，加强与其他机构之间的合作，实施高度协同化的合作，建立高层面的合作关系，从而在多个相关联单位，通过相关度搜索就可以寻找到不同类别的档案资料，其不但最大限度地开发了档案馆中的档案资源，还为广大群众提供了更加高效快捷的检索方式。

六、结束语

在大数据时代，由于大数据技术的高集成度赋予了档案信息更多的价值，远远超过了档案本身的价值，对大信息进行查询，使用电子档案其精确度比传统档案更高。因此在今后档案管理过程中，加大大数据技术的应用力度是时代发展的必然要求，提高档案管理团队的专业，想培养更多的优秀人才，充分发掘档案的实际价值，可以在大数据时代切实提高档案信息的利用率，满足不同群众的实际需求。

参考文献：

[1]柴 莹.如何提高工程设计档案收集的完整性[J].办公室业务，2018

[2]孟 辉.大数据时代档案开放利用中的个人信息保护[J].山东工商学院学报，2018

（作者单位：山东省德州市夏津县委档案馆）