李珊慧

摘 要：在新的形势下，档案管理工作还存在许多问题，无论是管理理念还是技术，都急需创新和改革。推动档案管理的信息化发展，是提高管理水平和质量的重要举措，是档案管理工作的需要，也是社会发展的趋势。本文就当前档案管理存在的问题进行分析，并针对如何突破现状进行了探索。以期能够通过对现代技术的应用，推动档案管理信息化的发展。

关键词：档案管理;现状;信息化发展

在信息化背景下，我国各个行业的档案管理也面临新的机遇和挑战。特别是事业单位，档案资料更加复杂，传统的人工管理模式已经不能满足其发展，只有结合先进的信息科学、大数据等技术，建立档案管理的信息化、有效化，才能对于档案信息资源进行自动化、科学化、合理化以及智能化的管理，从而提高档案信息资源的运用率和工作效率，为大众提供更加专业、完善的服务。

一、当前档案管理中存在的问题

1.信息化程度和水平不高

互联网时代，信息化发展几乎成为每一个行业的发展趋势，而且在网络设备不断发达的今天，对新设备和新技术的引进也成为了推动档案管理工作有效进行的重要措施。但是，当前我国的一些单位对信息化发展的认知还不够，特别是有的单位档案资料复杂、数量多，如果没有充足的资金投入，将很难实现全面信息化发展，也会阻碍自动化的建设，降低档案管理工作的有效性，無法为客户提供更加优质的服务。

2.缺乏专业的人才

保持不断创新是市场发展的需求，也是时代的必然趋势。因此，人才成为了管理工作中的重要因素。档案管理专业人才的缺乏是我国的一个普遍现象，一是由于在这方面的专业教育还没有普及和成熟。二是因为大多数人对该工作的认识程度不够，认为该工作枯燥乏味而且没有发展优势，导致没有人才专门的从事这个行业的研究，因此很多单位难以找到专业的人才来进行档案管理。另外，很多代为管理的人员，由于缺乏专业的技能和素质，在管理工作上还是会出现很多漏洞。档案管理是一项非常专业和重要的工作，如果管理人员不能掌握新的技术，自身专业知识结构和技术能力不能达到要求，将无法满足档案信息化建设的发展。所以在实际工作中，专业人才的缺乏已经成为了重大的问题，人员无法利用科学有效的手段来完善管理工作，对不断发展的信息技术应用能力较低，理念和想法比较落后，影响了档案管理的水平。

3.档案管理创新意识不够

随着国家对档案管理的重视程度越来越高，有的单位也开始根据相关的法律规范制定科学的管理制度，但是在实施过程中，仍然存在较多的漏洞。传统档案管理大多是纸质档案，很容易出现丢失、泄露等问题。如果管理人员的责任意识不强，素质和能力参差不齐，就会直接影响管理工作的创新和改革。加上工作机制的影响，很多人员的工作积极性不高，因此在如何进行管理创新上也意识不够。随着资料数据不断增加，工作人员的任务也会更加繁重，办事效率就会降低，影响自动化办公的有效应用。

4.管理体制落后

很多单位的档案管理工作具有比较完整的系统性，所以需要健全的管理制度来约束，才能使得每项工作都有规则可循。但是由于认识不足、专业人才缺乏等原因，档案在记录、保存、整理等工作的方式方法上存在随机、散乱以及没有系统性操作规则等问题，这很容易导致信息的错乱和遗漏，大大降低了档案信息的价值。不同单位的档案信息包含的内容和类型都不同，甚至一些特殊的行业资料还具有较强的隐私性。比如，医院的档案就有大量患者的各种信息，医院在进行相关工作开展中必须要需要利用和查阅各种数据，这也给档案管理带来了更多的安全隐患，不法分子能够进入档案管理系统内部盗取隐私数据，从而危害人们的权益。这也是管理体制比较落后，没有比较完善的监督和防范机制造成的。

二、档案管理工作突破现状的策略

1.落实提升档案信息化管理水平的工作

提升管理工作的信息化水平是实现办公自动化的重要措施，只有融合了信息技术、智能技术以及自动化技术，才能为办公自动化的应用提供充分的条件，才能提高对档案管理的效率和水平。首先，要建立科学的信息系统，完善档案管理的流程，并用自动化技术实现对资料的整理、记录、调阅和保管等工作，以提高工作的效率和质量。其次，要加强资金的投入，引进必要的设备，比如计算机、扫描仪器等，为工作人员节省更多的时间和精力来进行工作创新，推动档案管理信息化发展。然后，要规范档案管理的流程，特别是在对办公自动化的应用中，无论是资料的编排、调阅，还是档案分类和保管，都需要经过一定的程序，按照规范的流程来操作，以提高准确性和严谨性。最后，要组织工作人员学习新的理念和技术，加强对档案管理创新改革的认知，全面推动自动化的落实，促进管理信息化的发展。还可以结合相应的激励机制，鼓励人员根据实际工作的情况进行创新，提高管理的水平。

2.提高自动化管理手段的科学性

首先，要加强技术的创新，实现科学的管理，自动化虽然带来了更多的便捷，但同时也有较多的漏洞，因此必须建立更加科学的管理机制，利用科学手段来推动自动化发展，充分利用信息技术的优势来提升管理水平。有效发挥信息系统的优势，以档案管理需求为中心，结合市场发展的趋势，构建科学的管理系统，实现自动化办公。既要保持技术创新，又要维护档案管理的科学性，按照规范的要求全面推动档案电子化的发展，优化资源的配置，提升对信息资源的利用率。同时，对原有的管理制度进行改革，针对档案管理的发展趋势，结合具体的档案管理内容，明确各部门、各岗位的责任，制定科学的管理制度，以自动化技术来推动管理工作向现代化的方向发展，以适应社会发展的趋势。另外，要提高全员的创新意识，明确档案管理的目标，创新服务意识，丰富服务的形式，构建特色化服务文化，充分发挥档案资源的价值。根据不同档案信息的内容，为市场提供更优质的数据，在推动档案管理改革和创新的同时，以优质的服务来打造市场。

3.提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作实现转型和突破需要管理人员拥有专业的技能和素养，还要熟练掌握自动化技术。首先，要加强对档案管理工作进行培训，对工作人员进行责任意识的灌输，可以播放一些由于档案信息泄露或者管理不善给单位和个人带来损失等新闻和短片，来加强工作人员对档案工作的重视程度，只有增强了责任意识，才能提高执行力度，为工作人员提供更强大的精神动力，从而提高工作效率和质量，为档案工作赋予更多的乐趣;其次，在管理机制中加入科学的绩效考核机制，对工作人员要实行必要的奖惩措施，才能从根本上来加强管理的力度，提高管理的效率;最后，要完善信息化档案管理的监督机制，加强对管理人员的监督力度，提高工作责任的明确度、公开度和透明化，促进工作人员之间的良性竞争。组织员工学习计算机相关知识，熟练掌握软件、设备的操作技能，还要培养员工自主学习的意识，通过激励机制和监督制度促进管理人员不断提升自身的综合素质，才能提高档案管理的办公自动化效率。

4.建立档案管理的安全防范系统

档案管理的信息化发展广泛运用到计算机技术，在信息记录、整理以及传递的过程中，文件的保密性会受到威胁，一旦信息泄露，会给个人或单位造成威胁。因此，要重视安全防范系统的创建和应用，规范档案管理的具体流程和内容。比如，电子档案一般以脱机的方式存储，档案保管的介质要保存好。要加强对电子档案的检测和维护，成立专门的防范系统维护和监测组织，定期检查系统的安全隐患，为档案管理工作创造良好的自动化办公环境。同时要规范人员的操作行为，建立用户登录系统，设置不同层次的权限，严格制定档案借阅、传递等工作条例，以保障信息不被泄露。

三、结束语

档案管理目前存在许多问题，包括人才的缺乏、基础设备的匮乏、管理意识和观念的落后等，都是阻碍其发展的重要因素。随着时代的发展，信息已经成为了推动人类进步的重要条件，所以档案管理的信息化建设是必然的发展趋势，也是其改革的重要方向。同时也要加强自动化的应用，必须要从档案管理信息化的意识上着手，灵活运用电子信息技术，提高管理工作的安全性，丰富管理的方式和手段，才能提高工作的效率。

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[2]肖 冰.对文书档案管理的办公自动化应用探析[J]. 办公室业务，2017

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（作者单位：洮南市社会救助事业中心）