王利娟

摘 要：随着信息技术的快速发展，人们可以对大量的数据和信息进行整合和保存，同时还可以对很多信息进行详细的记录，并保存相当长的时间，这对提高我国的企业档案管理事业发展具有重要的作用。本文对档案管理信息化中存在的问题进行了分析，然后介绍了大数据下档案管理信息化的有效途径。

关键词：档案管理;大数据时代;信息化

引言

档案资料对于企业来说具有十分重要的意义，因此在保存和管理中绝对不能出现任何问题，所以企业必须要紧跟时代的发展，将现代化的信息技术应用在档案管理中，这样不仅可以提高企业档案的管理能力，还可以为企业的日后战略发展制定相应的参考依据。因此，企业必须要重视应用信息技术来提高企业的档案管理能力，以此来促进企业的发展。

一、档案管理中存在的问题

1.相关工作人员数量不足

企业的档案信息量巨大，因此档案管理工作的强度也随之增加。但是从当前的实际情况来看，许多企业在档案管理工作方面只配备了一两名工作人员，对于如此大的档案量，会给工作人员带来巨大的压力，使其工作有些力不从心，难免由于压力过大出现犯错的问题，严重影响了工作效率。

2.档案管理人员严重缺乏专业素养

针对当前一些企业单位的档案管理现状来看，许多档案管理人员是临时的，由于他们没有经过专业培训便直接上岗，因此在工作中严重缺乏良好的职业素养和专业能力，许多员工甚至根本没有档案管理相关经验，他们认识不到档案管理的重要性。在处理档案问题时专业知识严重不足，同时在业务的操作熟练程度上无法满足实际所需。还有的员工不懂得创新自身的管理观念，对于档案管理的信息化建设非常抵触。这种情况的存在如果得不到及时有效的解决，长此以往便会严重影响到档案管理事业的发展。

3.档案管理交接过程处理不当

由于档案管理工作比较复杂，涉及到了很多方面的内容，所以单位一旦发生人事调动，在档案交接时就容易产生档案丢失等较多的问题，从而使得档案管理工作只能从头开始，这就会给新接手的工作人员带来巨大的麻烦和压力。

4 .管理层对于档案管理不够重视

（1）不能得到有效的利用

有些企业单位在档案管理中存在管理混乱的现象，这就会导致部分珍贵的档案无法查找，许多档案的保管和存放都是比较随意，在用的时候寻找困难。

（2）保管措施不健全

档案的保存在档案管理工作中具有重要的地位和意义，但是从当前的实际情况来看，一些单位保管档案操作随意，措施不健全，导致经常出现档案损坏或是丢失等问题，最终给企业带来了巨大的损失。

（3）管理方法过于落后

企业单位对于档案管理意识和技术过于落后，不能紧跟时代的步伐，使档案发生损坏和丢失，在档案管理中经常会出现各种失误。

5.档案材料在编制时缺乏规范性

目前，许多企业单位档案管理工作人员都存在专业素养不高的问题，同时严重缺乏专业知识和档案编制能力，使其没有形成规范化的档案编制程序，从而导致其在档案整理、收集和编制过程中，不能起到良好的衔接。档案材料的编制缺乏规范性，部分档案信息存在字迹和图样模糊，甚至还会出现用铅笔进行书写，这些问题的产生对于档案管理的质量会产生严重影响。

6.档案管理工作尚未进行信息化建设

目前，大多数单位没有落实信息化建设，这就无法全面的建立统一信息采集标准、数据类型、档案用语等，导致档案管理业务流程无法进行有效的统一化管理和重组。与此同时，还有一些单档案管理硬件设备严重落后，不能满足时代发展的步伐，由于硬件设备落后使得查询、阅读、记录档案时可能会导致档案的丢失和损坏，此外由于信息化建立的程度不高，还有可能导致设备发生中毒的情况。

二、大数据下档案管理信息化的有效途径

1.加强档案管理人员的教育培训

企业单位要对现有的工作人员进行培训，通过培训使工作人员具有较强的责任心和工作意识。各单位要不断加强档案管理队伍的建设，以此来确保工作人员拥有较强的专业素养和综合能力。要对工作人员开展多层次、多形式的理论和知识培训，并且要先从法律法规、岗位职责、制度建设等方面进行培训，这样才能确保工作人员提高理论知识，同时又提高了实际操作中的法律法规知识。最后，再对员工进行相关硬件的培训，以此来提高工作人员的综合素养。通过培训员工的专业素养和专业能力得到较大的提高，从而使其有较高的职业综合素养，使得档案管理工作从根本上符合社会发展的需要。

2.建立档案数字管理系统

首先，企业必须要将传统的纸质档案管理，变成现代化的信息档案管理，企业还要重点建设档案数字管理系统，在对档案进行管理的过程中还要积极应用统计学方法及原理，分类管理、存储数字档案和电子档案，这样档案管理系统才会更加先进，从而确保档案管理不会出现任何失误。

3 .加强单位档案资源规范化建设

目前，档案信息一直处于增加的趋势，使得单位每年都要处理大量档案信息，为了确保这些资料能够得到有效的利用，单位必须要建立规范化、科学化和系统化的档案管理机制。首先要将档案信息纳入一体化的管理目标中，同时要合理的建立内部档案管理机制。其次，要结合单位的实际情况制定严格的规章制度，以此确保相关工作人员按照制度进行操作，从而使企业的档案采集、整理、以及销毁等工作能够按照相关制度和规范进行规范化操作，从而确保档案管理工作绝对安全。

4.大力推进档案管理信息化建设

档案管理的信息化建设对于单位来讲具有重要意义，信息化的建设能极大地提高档案管理工作的效率，同时信息化建设是实现高效管理的重要手段。因此，企业单位要根据自己的发展情况，大力推进档案信息化建设，这样才能使档案管理跟得上社会发展步伐。从本质上来说，档案管理信息化建设，关键在于制度化能否完善、操作和行为是否规范、管理制度是否科学化等方面共同决定，因此企业单位要根据本单位的实际情况，有计划、有步骤地开展信息化建设工作。大力推进和建立档案管理信息化建设，同时积极投入大量资金引进先进的档案管理设备，对现有的设备进行有效的更新与换代，将传统的档案管理转变成电子档案管理。除此之外，企业也要建立和完善相关的管理规章制度，从而确保各个单位都能使用统一的档案用语、保密制度、分类标准、借阅制度等等。这样能够极大的促进档案事业的发展，从而使档案管理工作效率得到有效的提高。这样才能使档案管理工作更加符合时代发展的步伐。

5.促進档案管理结构多元化发展

档案管理结构实现多元化发展能够扩大企业单位档案服务范围，同时也可以拓展服务深度，因此，这就要求企业领导要大力推进档案资源建设，使其档案管理工作更好的为人们服务。首先，要对档案资源进行整合，将企业一些重大事件或者重要资料列入到整合资料当中，明确标注其存在的相关问题以及一些处理要点，尽可能的将问题产生的原因、问题的处理、问题的解决、资料的保管等都纳入到其中，以此来确保这些档案资料能够更好的为企业服务，从而满足企业的生产和发展需求。

6.推广和遵循档案信息公开政策

随着我国信息公开制度的不断推广和加深，这就使得我国公民有一定的权利可以对各个企业部门的档案信息进行相应的查询。为了确保政策能够有效的实施，各个企业档案管理工作人员在确保本职工作做好的前提下，一定要按照相关的规章制度来对公开档案申请进行及时的回应，对于可以公开的档案要进行及时的公开，这样才能确保政策得到有效的落实，同时也能确保档案信息公开流程做到公正和透明。值得注意的是，对于人们申请查询的档案和信息必须要经过严格的审核，同时要按照相关规定进行公开受理，确保在处理申请时做到公平公正，充分发挥档案的积极作用。

三、结语

综上所述说，随着我国信息技术的快速发展，我国已经全面的进入到了大数据时代，这些大数据不仅给人们的工作和生活带来一定的方便，同时还给档案管理工作带来了全新的面貌，使得人们将传统的纸质档案管理方式转变成了现阶段的电子档案，这些电子档案不仅可以有效的提高企业的档案管理水平，同时对促进企业的未来发展也有重要的作用。

参考文献：

[1]杨永久.大数据时代档案管理模式变化研究[J].中国管理信息化，2018

[2]于 斌.大数据时代档案管理面临的问题及对策[J].机电兵船档案，2016

[3]戴 玲，彭延国，彭长根.大数据环境下的电子档案信息安全问题及对策[J].兰台世界，2015

[4]刘 阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭大学，2015

（作者单位：湖南城建职业技术学院）