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医院固定资产信息化管理制度的构建与完善

2020-06-01张怡翡赵嘉琦

财会学习 2020年14期

张怡翡 赵嘉琦

摘要:针对现代化医院资产数量多,盘点周期长、资产转移随意,导致资产账实不符等问题,首先健全了医院固定资产的管理制度,实行岗位责任制;建立了由账户管理、资产条码管理、资产盘点管理模块组成的固定资产信息化管理系统,并将条形码技术引入到资产管理中,全面地盘点医院内现有的固定资产,建成精确的数据库。通过实地运行,使用该系统可大幅度提高固定资产的盘点速度和准确率,促进医院资产管理信息化水平的提升。

关键词:固定资产信息化管理;条形码技术;固定资产盘点管理

医院所拥有的固定资产是反映现代医院规模大小与医疗水平高低的重要指标,也是医院开展医疗、科研及教学工作的物质基础[1-2]。近十多年来,随着国民经济的迅速发展,国内大中型医院也进入快速的建设阶段,医院拥有的医疗设备也不断增加,固定资产的数量及总值成倍增长。如何有效的管理与利用这些固定资产也成为医院管理的新课题。医院过去那种人工管理模式只能粗略完成现有固定资产的部分管理工作,却无法将固定资产的相关部门有效地结合起来。因此,利用条形码技术实现对医院固定资产信息化管理,加强固定资产的管理和控制,优化资产结构,对确保医院固定资产发挥最大的效能有着非常重要的意义。

一、医院以往管理模式及存在的问题

以西安市中医医院为例,西安市中医医院是一所集医疗、教学、科研、养生、保健、康复为一体的三级甲等医院。该院的固定资产实行分级归口管理、逐级负责、责任到人的管理体制。主要由资产归口管理、财务管理、使用与保管等三个部门构成。资产管理归口部门(设备科、信息科、总务科等)负责固定资产的购置更新、验收入库、出库、内部调拨、维护保管等日常管理工作;财务部门负责对固定资产进行查对、结算与折旧等。资产核查时,由财务部门牵头,资产管理归口部门与使用部门共同完成。在以往管理模式下,该院存在以下几个问题:

(一)资产管理制度不健全,责任分工不明确

固定资产的采购、增加、使用和转移、维护修理、处置和报废等操作管理制度不健全、管理流程不规范、部门分工不明确。由于资产管理涉及多个部门多个岗位,虽然医院建立了专门管理固定资产的部门和岗位,但是在实际工作中,各部门之间缺乏必要的沟通交流,在一定程度上财务管理和资产管理没有有效的结合,缺乏统一性和协调性。

(二)医院对固定资产的盘点方式落后

医院固定资产数量多,种类多、价值高、分布范围广、盘点工作周期长,耗时耗力,难度较大。由于固定资产实物过去都是采用手工统计记录,对于一些同一批购置的类似资产(如盘点同一型号的便携式心电监护仪、计算机、打印机等电子医疗设备与电子办公设备),只能盘点数量,不能确定设备的金额、使用部门、购置日期等详细信息,固定资产实物与卡片无法一一对应,导致漏盘、重盘、多盘的情况经常发生。很多使用部门将设备外借给其他部门,各使用部门存在资产随意转移问题,并且不向资产归口管理部门提交资产转移手续,导致资产会计未及时调账,资产盘点数量、价值与账务不符,造成资产的流失。很多资产实行报废程序时有滞后性,即资产归口管理部门在盘点或其他情况下发现资产已经报废再进行账目处理,实际报废与财务报废不能同步。

(三)资产管理意识薄弱,人员素质不高

大多数人都有“重购置、轻管理”的思想,医院虽然建立了分级归口管理、逐级负责、责任到人的管理体制,但对资产管理人员设置上没有严格的标准和要求,大多为兼职人员,加上实行人员轮岗制,使得管理人员经常变动,资产交接手续模糊,对自己部门的资产状况不了解,这些问题导致资产投入的极大浪费和资产使用率不高。

二、医院固定资产信息化管理制度的构建与完善

医院固定资产信息化管理是指运用现代信息技术辅助现代管理理念构建医院固定资产信息系统,对医院固定资产从申请采购、资产入库、资产调配、资产维护、资产折旧及资产报废等整个过程实行的“全寿命”管理[3]。医院固定资产的信息化管理是在信息化背景下产生的,它结合信息系统数据实现对医院固定资产的各项管理工作,是时代发展的必然要求。

(一)健全医院固定资产的管理制度,实行岗位责任制

医院固定资产的管理制度是固定资产信息化管理的基础与保障。以西安市中医医院为例,该院首先建成了财务部门、资产归口管理部门以及资产使用部门之间的“分级归口管理、逐级负责、责任到人”的医院固定资产管理体系。对固定资产采购、增加、使用和转移、维护修理、处置和报废等各个环节,建立合理的核算、管理流程,从制度上保证固定资产管理的规范化。为加强固定资产管理,医院结合自身实际情况制定了《固定资产管理制度》,规范了资产的采购、增加、使用和转移、维护修理、处置和报废等各个环节的流程,使得所有固定资产从采购到报废每个过程都能找到相关责任人。《固定资产管理制度》将资产管理划分为三级部门管理,第一级设立资产管理领导小组,负责医院资产管理制度、实施方案的审定,对资产管理进行督查、指导和建议,对重大固定资产问题进行决策。第二级设立固定资产归口管理部门,由设备科、信息科、总务科、房产科四个部门构成,主要负责固定资产的购置更新、验收入库、出库、内部调拨、维护保管等日常管理工作。第三级设立资产使用部门,按照“谁使用、谁负责”的原则,对其占有、使用的固定资产實施日常管理。

(二)固定资产信息化管理系统的开发

根据固定资产信息化管理的定义,结合医院《固定资产管理制度》,把固定资产信息化管理系统主要分成三个模块,分别如下:

第一个是“账户管理模块”,实施对医院各部门账户的管理,包括各部门账户的用户名、登陆密码以及该用户的使用权限。医院系统账户设置为两个,一个是资产归口管理部门(设备科、总务科、信息科),负责对资产以及条码的日常管理;另一个是财务部门,负责对资产盘点结果的对比和审批工作。

第二个是“资产条码管理模块”,该模块使用条形码技术,对固定资产进行“标签”式管理。利用条形码技术赋予每件固定资产一个条码标签,使医院的财务部门、固定资产归口管理部门通过这个模块都能对这个固定资产进行全过程的跟踪管理。该模块大体上分成4个部分:1.资产的日常管理。主要包括资产查验、增添资产、资产改动和资产删除等功能;2.卡片数据的管理。对原有的资产卡片的管理,以及对新增卡片、变动卡片的管理,以确保数据的准确性。3.资产查询的管理。可以对资产的购置日期、使用部门等分类信息进行查询,也可以对异常资产进行针对性查询。4.数据接口的管理。与财务软件高效整合,通过接口直接将财务软件的资产信息导入到资产管理系统中,同步更新资产信息。通过这个模块,利用固定资产条码管理系统使各部门工作流程密切联系,既相互关联又相互制约,使医院固定资产管理的水平得到提高。医院利用“资产归口管理模块”对全院固定资产进行管理,对各部门每项资产进行贴码,一个条码对应一项资产,通过条形码技术实现资产信息化管理,随时掌握医院各部门的资产总量、构成、分布、变动等信息,避免账实不符,闲置资产、重复购置的现象发生,大大提高资产的使用率。

第三个是“资产盘点管理模块”,该模块分为两个部分。第一部分为“盘点计划表的生成”,资产归口管理人员可根据需要设定的盘点条件,制定盘点计划,生成盘点表。并将盘点结果记录到盘点表中。盘点结果有:资产编码、资产名称、所属部门、规格型号、条码号、数量、盘点数量、使用状况;第二部分为“盘点差异表的生成”,系统自动根据盘点结果对比固定资产表,提示盘点中的错误、比如分类错误、条码错误、部门错误等,生成盘点差异表,由财务部门进行审批。

西安市中医医院截至2018年底,固定资产数量达1.4万余件。引入条形码技术之后,盘点时间由原来的4个月缩短至2个月,盘点人数由原来的4人缩减至2人。盘点精准率达100%。

(三)全面地盘点医院内现有的固定资产,建成精确的数据库

建设医院固定资产信息化管理系统的前提是拥有完整、有效、真实的现有固定资产数据,因此需要深入地对医院现有的固定资产进行盘点,得到全面精确的原始数据。医院固定资产的主要由建筑物、专用设备、一般设备、家具、用具及装具、图书等其它固定资产构成。截至2018年年底医院共拥有固定资产总额6.8亿元,其中,专用设备1.69亿,占全院总资产的24.85%。在盘点之前,先将所有资产贴上对应的条形码,将资产卡片的数据下载到扫描器中,建成固定资产信息化数据庫。实地盘点时,利用扫描器对固定资产标签上的条形码逐一确认,盘点结束后,将盘点结果反输到资产管理系统中。这种盘点方式能够明显地提高固定资产盘点的速度和效率。

(四)加强人员的专业培训,实行监督检查和奖惩机制

一是加强资产管理人员的专业培训,组织医院的管理人员、使用人员认真学习固定资产管理的相关知识,让大家充分意识到固定资产管理的重要性。只有全方位提高管理人员素质,提升专业素养,保证资产信息完整,资产管理得当,资产利用充分,才能提高资产使用效益;二是实行监督检查和奖惩机制。西安市中医医院设立了国有资产小组,专门负责对全院国有资产的使用情况进行定期和不定期的检查。并且鼓励相关人员到兄弟医院固定资产管理岗位相互交流学习,借鉴其它医院在这方面的成功经验。同时,每年至少一次对资产管理好的科室和人员给予表彰和奖励。相反,表现不好的科室和人员会受到惩罚。

三、结语

通过对医院固定资产信息化管理的建设和学习,深深体会到固定资产信息化管理具有很强的科学性与实用性,它不仅能够将固定资产的相关数据有效整合,对固定资产进行有效的科学管理,充分发掘固定资产的内在价值,使医院固定资产发挥最大作用;而且能为医院成本核算提供精准数据,提高医院的社会效益和经济效益。同时,医院固定资产信息化管理的建设也是一个创新的过程,还需要不断的探索、总结和完善,只有依托医院固定资产信息化管理制度,在实施过程中不断发现存在的问题,提出合理的解决方案,逐步提升固定资产信息化管理的程度,才能全面提高医院固定资产管理的质量和效率。

参考文献:

[1]赵一林.医院固定资产信息化管理模式探讨与研究[J].中国管理信息化,2010,13 (18):40-41.

[2]李军华,陆灿明,马予宏.基于计算机网络及条码技术的医院固定资产管理[J].中国医学装备,2014,11 (6):84-85.

[3]罗俊.信息化背景下的医院固定资产管理探讨[J].时代经贸,2019 (7):72-73.