时晓晨

摘要：医院档案具有极高的参考价值，是医院事物管理工作中不可或缺的一部分，其充分记录着患者的医疗过程，可以对未来医学研究提供宝贵的参考价值。加强医院档案管理工作是建设现代化医院和保持先进医疗技术的重要前提。如何有效地提高医院工作人员对于档案管理能力是现阶段必须要重视的问题，这对于医院的长远发展具有重要的意义。本文针对现阶段医院档案管理工作中出现的问题，主要在加强制度管理工作、注重工作人员素质培训、提高档案管理设备等几个方面提出合理的应对策略。

关键词：管理工作   应对策略   意义

档案资料是一个医院宝贵的财富，它记载着医院的建设发展路程，记录着医院在发展过程中医疗技术、管理工作等方面的进步。医院要跟上现代化步伐，保证医学技术快速进步，就必须重视对于档案资料的保管工作。档案的管理工作十分繁琐，医院想要有效地加强档案管理工作，必须要在很多方面进行提高。目前，档案管理工作可供参考的公共资料很少，只有档案法和卫生标准管理办法，很多医院没有完善管理体制，经常出现档案丢失的现象，对于医疗过程的资料保存具有很大影响。结合医院自身特点，有效调整对档案的管理工作，是医院建设现代化管理制度的首要任务。

一、医院档案管理工作出现问题的主要因素

（一）对于档案管理工作不够重视

现阶段，医院对于档案资料使用较少，导致医院工作人员对于档案管理重视程度不高，尤其是医院管理人员，都没有建立有效档案管理制度的意识，没有制定合理化管理标准。医院中，工作人员为了方便自己进行工作，经常私自保留文件材料，文件储存管理意识很模糊。管理人员对于档案的管理也不够重视，有些重要的文件，并没有办理相关手续，就进行储存或取出，造成很多材料丢失或遗忘。部分医院过于重视经济效益，由于医院常常出现用房紧张的问题，导致档案储存位置不符合要求，无法达到档案储存工作中的防水、防火要求。因此，这些医院常常出现档案损坏、受潮现象，对医院的档案储存工作造成很大的影响。

（二）档案管理工作制度不健全、管理工作分工不够明确

由于医院的历史发展原因，档案的管理部门不够统一。工作文件档案、财务统计档案等行政管理文件一般是由档案室进行储存和保管，医疗研究档案等医疗图案资料分别由各个医疗部门进行管理。这种分散管理方式导致医院很难制定有效、统一的档案管理工作，不利于档案的集中管理和分类，常常造成档案不好查找、档案丢失责任无人承担的现象。

（三）档案管理人员工作水平较低

负责档案管理工作人员跟不上医疗体系的快速发展，缺乏相关管理能力，思想意识还比较老旧。档案管理人员的学历水平普遍偏低，不具备相应的学习能力，档案管理意识水平较低，这些问题对于档案管理工作的规范化造成很大影响。医院也缺少对于员工的培训，不注重提高他们的管理能力，对于档案管理人员的能力培养没有合理计划。因为档案管理人员相对稳定，工作人员与医院内的医生等同事都很熟悉，在档案管理工作上便会比较随意，对工作造成很大的影响。

（四）外在设施不利于档案管理工作的进行

在档案室的选择上，很多医院缺乏重视程度。由于医院空间资源较为紧张，档案室常常选用一些较小的房间，缺乏应有的防水、防火措施，不具备档案室应有标准条件。在储存方法上，跟不上现代化技术水平也是管理过程中的主要问题。现阶段，计算机技术在快速发展，计算机储存管理技术也十分先进，很适用于医院的档案管理工作。但由于重视程度不够，很多医院没有进行相应的储存方式改进，跟不上时代进步步伐。很多档案管理还在使用手工采集、分类方法，这种方法工作量大、工作比较复杂，经常会出现档案丢失、损坏的现象。

（五）医院对于档案的分类没有明确标准

现阶段，医院档案的管理分类工作还没有一个明确标准。随着医学水平不断发展和工作内容的扩展，档案含义也在不断的延伸，医院对于各种类型档案的管理还没有标准模式。很多档案类型模糊不清，没有明确标准，工作人员在进行储存工作的时候比较随意，导致档案查找工作受到影响。出现档案丢失时，由于没有明确管理体系，经常会出现责任无人承担现象，不利于工作人员对于档案管理工作的重视。

二、有效提高档案管理效率的方法

（一）提高相关工作人员管理意识

工作人员的意识素质对于档案管理工作有直接影响。首先，医院应当注重提高档案管理人员的档案管理能力，定期组织档案管理方面的培训，还要提高管理人员的管理意识，对于管理工作具有一定的重视程度。档案直接管理人员的素质提高是确保管理工作顺利进行的基础。其次，医院还要注重提高他工作人员的档案管理能力，制定标准的档案存取流程，在进行档案的存取过程中要留下明确记录。最后，要制定相关的责任制度，对于出现的问题，要有相关人员承担责任。通过提高工作人员的素质水平，确保档案管理效率的有效提升。

（二）要充分发挥出档案的实际效益

医院要充分利用好档案，让工作人员体会到档案的重要用处，从而提高对档案储存的重视程度。很多医院不重视档案的使用工作，档案在存放之后便无人理会，长此以往，人们对于档案的重视程度会越来越低，觉得档案是可有可无的，这就很难在主观上提高员工的档案管理意识。医院要多方位、多角度开发档案的实际用处，使档案有效地为医疗、服务以及学术研究工作提供帮助。工作人员通过档案获得帮助后，會在潜意识中提高对档案保存的重视程度。另外，医院还要注重档案信息的交流、共享，使其为各个部门在医疗、服务等方面提供有用的参考价值，提高档案的利用率，加大人们对于它的关注程度。

（三）建立明确的档案分类管理制度

医院应该着重于建立健全的管理制度，明确各个部门档案分类标准，对于各个类型的档案，做到明确类别、统一管理。随着医学水平、服务意识的不断提高，医院的医疗技术种类、部门数量也在不断提高，对于档案的管理工作形成了很大的挑战。医院缺乏有效的管理制度，经常会出现档案查找困难的现象。由于档案分类不够明确，工作人员在进行档案储存时，经常会出现既可以存放这一类，又能存放于那一类的现象。在这种情况下，工作人员很容易忘记档案的储存位置，为以后的档案查找工作造成很大影响。医院在制定相关管理制度时，要明确员工工作职能，为医院各个部门的档案做好分类，方便档案的存取工作。

（四）加强资金投入，实现现代化管理

随着现代科学技术的进步，出现了很多先进的资料管理方式，医院想要做好档案管理工作、实现现代化管理，就要跟上时代脚步，多加学习。很多医院的档案管理还在使用人工管理方法，这种方法具有很多的弊端。首先，档案室需要占用不小的空间，但医院本来就是空间资源紧张的环境，为档案储存工作提供较好的空间，不符合医院经济效益。其次，人工管理方法需要占用较大人力资源。医院历史越久，需要存储的档案便越多，需要更多人进行管理。随着档案数量的增多，清洁工作也是很大问题。最后，在工作人员的管理下，很容易出现档案丢失情况，还可能出现丢失重要医学数据的严重情况。针对这种情况，医院要引进计算机管理技术，这种方法不但能节省人力、物力资源，还能方便使用者便捷、快速地查找资料，提高工作人员的工作效率。同时，使用计算机进行档案管理还能避免占用医院空间资源，避免档案出现受潮、损坏现象，也有利于档案的保密性。但在计算机档案储存过程中，医院要注重档案的安全性，做好防盗措施，避免病人隐私受到侵害，损失珍贵的医学资料。

（五）提高工作人员的管理能力

医院现代化发展过程中，医疗技术在快速提高，管理方式也在进步。医院应定期对档案管理人员进行培训，确保工作人员的档案管理能力。相关人员一是通过专业培训学习新的管理理念，及时了解新的医疗技术种类，做好管理分类工作;二是通过深入一线学习，在临床实践过程中研究更好的档案管理方法，以求为医学研究工作提供更好支持，提高档案在医院管理工作中的地位，受到医护人员重视。

三、结语

随着医疗技术的不断发展，人们对于档案重视程度越来越高，完善的档案能为医学技术探究提供有效数据支持，有利于医学技术快速提高。档案管理工作具有时间长、任务重、种类多的特点。如果工作人员没有良好的管理水平和意识、医院没有先进的管理制度和管理设备，档案管理工作就很难做好。医院应该注重工作人员的档案管理能力和意识提高、建立健全档案管理体制、注重档案实用效益、实行现代化管理方式，从全方面角度确保档案管理工作顺利进行。

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（作者单位：牡丹江心血管病医院）