陆志强

摘 要：武进区台办内部信息化办公系统全面遵循机关办公自动化管理工作要求，遵循“低炭”、“高效”的社会发展新方向。办公系统支持本系统范围内各级业务信息与办公信息收集与处理、交换与共享、综合利用与科学决策服务;支持文档档案管理和视频会议系统，能迅速建立在线视频会议平台，轻松进行沟通。视频会议系统凭借领先的音视频通讯技术、丰富的数据协作功能和人性化的会议交互模式，全面实现办公自动化。

关键词：办公自动化;信息资源共享;低碳;高效

武进台办信息化办公系统是利用信息化技术手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系统。系统基于工作流的概念，使单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速全方位的信息采集、信息处理。

一、系统概述

信息化办公系统总体目标：建成一套符合部门工作需求、运行稳定、操作便捷、功能实用、技术领先的信息管理平台，达到同行业领先水平。

以实际工作为基本需求，实现三大功能子系统的建设：

1.档案管理系统：系统通过建立国际标准化档案规范来管理整个台办档案，包括业务系统的文件管理和档案的资源共享管理。整个系统包括案类别管理、档案借用与归还管理、档案查询等功能。

2.在线视频会议系统：为加强行政部门的沟通与交流合作，开发三胞眷属内部视频会议系统，功能包含文件共享、会议管理、会议控制、文字交流、多方音视频交互、文件传输等。

3.公文流转系统。系统平台采用信息员、部门审核员、管理员的三级审核机制，实现接收发上级文件、内部公文等信息流转及管理。不同层级的信息编辑人员能筛选信息，并可对此信息进行等级评定。整套系统包括信息采编、信息审核、信息发布、信息报送统计等功能。

二、系统部署

（一）系统整体架构

根据区台办各行政部门需求分析，结合当今政务信息化办公的综合性要求，通过调查研究，本次台办内部信息化办公系统架构如图所示：

（二）系统分布式应用架构

1.用户管理架构

系统对用户的管理是有非常严格要求的，各机关的层级管理、同一部门不同人员的分工管理等，本系统针对用户提出角色分配，用户分组分权限的管理模式，使用管理更方便，工作更高效。

（1）角色管理需求：本系统设立系统管理员角色，负责系统的整体环境设置、用户基本信息的录入、特定需求的制定等，拥有系统的最高权限;节点管理员角色，是子系统负责管理员，负责本系统功能节点的设置、信息录入、审核及管理权限;信息员，由台办信息中心单独指定专门人员负责处理，负责信息录入、公文流转进度的追踪、信息审核等;办公人员，即台办所有工作人员，具备操作系统平台的相对应的功能，非办公人员不能访问改系统。

（2）会员组管理需求：系统采用会员组方式，不同的会员组具备不同的权限;并将会员组赋予对应的角色，角色权限与会员组权限一脉相承，以后继的方式进行权限的发布与管理，同一个用户可以是不同的角色及不同的会员组。

2.公文流转子系统架构

机关单位要进行公文的流转，一般需要经过以下环节：收集公文-审核-核稿-签发，签发的文件可以交给相关节点的管理人员进行编号，并分发到各行政办公室。

审核机制：采用三级审核模式，由办公室信息员进行拟稿，并由信息管理员对文字与图片信息进行初审，通过后再提交部门负责人进行二审，最后再提交至发文部门进行设置签号并正式发文。

退回机制：在公文三级流转过程中，每一环节都可以将公文进行发回重审。

签收机制：如果文件需要多人进行发签，就必须等待多个人共同就此文件签署意见后，才能最终进行文件的收发。

归档机制：完成文档分发后，此文件就进行待归档状态，发文归档信息员进入此页面，可以看到所有需要归档的文件，可以直接打印出来，也可以采用系统归档功能，进行电子化归档。

发文机制：拟稿信息员在拟稿结束后，可以对自己的文件进度进行实时跟踪、查看文件流转情况。

3.在线视频会议子系统架构

为加强区台办与“三胞”沟通与互动交流，区台办结合自身需求，开发与建设在线办公（“三胞”眷属）视频会议系统。

音视频交互功能：系统采用H.264视频压缩算法，在千兆带宽下，能够完成视频会议的高清画质，音视频的实时传输，精准的云台控制和多屏输出画面显示。

PPT演示及白板功能：主控或发言人员可将自身的PPT实时投放到整个屏幕，并支持电子白板功能。

文件分享及传输：会议组织者可将会议的精神、演示PPT、学习材料等电子化的音视频资料上传到会议文件中心，参与会议的所有人员都可无限制下载资料，参会人员也可上传自己的学习心得等材料;会议组织者具有编辑、删除其它人员上传的材料功能。

文字交流：与会者除了音视频进行交流外，在右侧的互动交流区中，可对会议演讲者所讲的内容发表自己的见解，实时互动学习的内容。

4.档案管理子系统架构

本子系统分为档案类别管理、档案资料管理、档案查询管理和档案借用/归还管理等四大主要功能模块。

类别管理：本系统依照《档案法》和《归档文件整理规则》等有关规定，制定台办档案分类，包括文书档案（以时间段、来源等分）、会计档案、基建档案、专业业务档案、声像档案、人事档案等七种类别。

资料管理：档案管理员对所归档地档案进行分类保存，并要根据档案的性质进行等级的设定。同时档案管理员还要对档案资料进行定期数据备份，以保障数据的安全性和完整性，对过期的数据作定期的逻辑上的删除。

档案借阅/归还管理：根据系统档案等级，判断用户能否借阅对应的档案，同时系统中要记录该用户访问的时间、地点、是否阅读等信息，并做好归还管理。

查询管理：可根据办公人员的需求对照查询条件对所有档案进行信息的检索，此功能是建立在档案借阅及资料管理中的。管理员及借阅人员通过查询可快速定位到所要操作的档案类别中。

5.个人空间管理架构

系统为每个内部管理用户提供了个性化的功能服务，管理用户登录后以一目了然的方式显示用户需要处理的主要工作内容。其主要管理内容如图5所示。

（三）系统安全防护措施

1.办公人员及管理员均通过WEB以账号的方式进行系统登录，通过账号不同权限进行个人信息及工作的查询和管理。

2.系统采用三层架构：用户应用层面与数据层进行隔离，拒绝用户对数据库的直接操作;中间件层定义统一的数据接口规范，所有的数据访问都经过认证和审核;所有的第三方应用平台都必须经过管理中心的授权，才可接入信息办公系统中心平台。

3.系统报警机制：当系统軟硬件平台出现异常时要有完善的报警机制及预处理方法，保证系统有序运行。

4.完善的黑白名单管理机制：加强黑白名单验证管理机制，动态优化黑名单自动清除机制，有效提高系统的安全性。

5.系统数据备份冗余：注重数据冗余备份，与第三方软件相结合，自动为系统数据采取备份机制。通过磁盘的阵列冗余，数据库的多级备份存储及软件的二次存储，保障系统的安全。

三、结束语

本文是在当前武进区政务机关政务办公系统基础上，结合当今互联网的需求，将政务办公系统、在线视频会议系统、档案管理系统系统三合为一的新型区台办信息化办公管理平台。在后期，我们将紧跟时代步伐，着重研究基于移动端的信息化办公系统应用与实践，用信息化手段进一步武装自己，为推动智慧武进的建设添砖加瓦。

（江苏省常州市武进区统战部）