文| 庄 睿

事业单位档案管理信息化的优势

档案管理信息化有利于促进信息的交流和共享

传统纸质档案，无论是在搬运或者保管上都存在着很多不足，而且在查阅时也极为不便。因此，传统的档案管理工作，不利于信息的交流和共享。档案管理信息化有效解决了这个问题。采用信息化的手段管理档案，很多文书的保管或者查询、共享，都可通过网络的方式进行，不仅方便快捷，而且安全无误。大大大提高了机关事业单位各部门之间的交流与合作，提高了单位的档案管理工作质量。

档案管理信息化有利于提高工作效率

在传统的档案管理模式中，往往采用的是纸张、照片或者录像的形式。这样的管理方式，存在着很多不足，比如管理不方便，不利于长期保管等。机关事业单位档案管理工作是比较复杂的，各种文书、文件通常是数以万计，如果仅仅以手工登记的方式进行档案管理，势必会让单位的档案管理工作显得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善传统的档案管理工作带来的不足。档案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样不仅大大缩短了时间，还节省了大量的人力、物力、财力，大大提高了单位档案管理工作的效率。

档案管理信息化有利于促进档案保存的稳定性

传统的纸质档案，在保存上，容易受到保存条件和自然环境的影响。如果保存不当，容易导致很多极有价值的档案遭到损坏。而电子档案就不会受到自然环境的影响。相对于纸质档案来讲，电子档案具有保存方便，保存寿命长的特点。通过电子载体的方式保存，不仅可提高档案保存的安全性和稳定性，还可节省大量空间，提高了单位档案管理的效率。

事业单位档案管理的信息化创新策略

扩充事业单位档案信息资源，加快档案管理的硬件建设

档案管理硬件的建设是档案事业单位信息化的重要前提保障，在信息化档案管理中，需要计算机、数字存储设备、数据库、网络等硬件基础的支持，这就要求事业单位在进行信息化档案管理之前，保障这些硬件设施建设的资金投入，以保障档案信息化建设的顺畅进行。要想一直保持对信息资源的转换和不断扩大收集范围，继续开展档案工作，就必须首先完成档案管理的硬件建设。硬件是电子文档的存储载体，对于庞大的事业单位而言，单位的档案是十分复杂的，这就需要储存容量足够大的光盘，并且这种光盘必须能够对所储存额的数据进行较长时间的保存，而起这种存储设备对档案的破坏风险较低，因此，在选择硬盘等备份硬件时，应选取性能稳定的、受外界破坏不强的硬件设施，以保障档案资料的有效保存。目前，多数事业单位在进行档案管理与分析时，采用的依然是纸质的载体，档案资源以纸质资源为主，为了更加方便管理，在进行信息化管理转变的过程中，首先要对这类档案进行数字转化，通过录入的方式对这些有用信息和资源进行二次保存，这不仅是为了档案的安全保管，也是为方便网络查询和使用。

加大人才培养

充沛的人才队伍是实现事业单位档案管理信息化目标的重要保证。为此，就需通过加强技术培训，调整人员结构等举措提升档案管理人员的综合素质，强化计算机知识的普及，提升其道德水平，不断加强其对于相关管理软件的适应和了解程度，以切实保证档案管理人员在知识、技能和道德素质等方面适应日益提升的岗位需求，通过人才队伍的建设大力推进档案管理信息化建设。

建立事业单位档案信息的标准化

为了让事业单位的档案管理规范，必须认真做好内部流程的管理工作，制定好标准，建立数据库，实行数字化管理，配备软件管理系统。软件系统建设可根据各个单位自己定。规模大的单位可用容量大，包容性强，好性能的软件；规模小的单位，可以利用本单位的计算机专业人士，让本单位的软件系统专家开发实用性强的人事档案管理系统，录入时以人为单位，设置格式化分类管理，按大类设置管理区，如职务区，学历区，工资区，考核区等等。这些软件系统开发经济实用，方便操作，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现信息化管理档案的基础，建设好数据库后，重点就要进行事业单位档案信息化管理的基础设施，资源数据库的电子档案归档管理，档案信息化的再利用，数字档案资源的作用挖掘，信息化安全等工作的业务需求，技术处理等方面进行系统的规定。通过高标准规范事业单位档案管理工作，从而提高事业单位档案管理水平。

结语

事业单位的档案管理信息化建设工作是一个系统而长久的过程，要改变事业单位档案管理工作仍局限于传统管理模式方面的现状，就需从存在问题入手，这除了需要相关单位和领导的高度重视外，还需要得到资金、技术、人才等方面的全面支持，通过软硬件环境的改进切实革新传统的管理模式，实现由传统向信息化的顺利转变。