中国市政工程华北设计研究总院有限公司 王禹佳

引言

人力资源的管理水平可以通过人事档案的管理工作体现出来，因此，企业对于人事档案的管理工作比较重视。在经济发展迅速的时代，企业将更多的精力以及财力投入到人事档案管理的工作中，从而提高企业的核心竞争力。

一、人事档案的概念及其管理的重要意义

为了提高员工工作质量的同时提高员工对于工作的热爱程度，人力资源专员可以根据人事档案科学合理的分析员工擅长的领域从而进行人才调配。企业经营过程中，做好人事档案管理工作可以为企业带来两方面的好处。一、人事档案详细记录着员工的各种信息，企业可以通过人事档案对员工进行全面的了解，包括其综合素质水平、知识与技能等。且可以据此为员工安排适合其发展的岗位。这样不仅可以提高员工的工作效率，还在一定程度上提高了企业管理工作的水平。二、保障员工的切身利益。部分员工在整个工作生涯会出现就业、离职等多种问题，这些信息都会在人事档案中详细记录，人事档案是具有法律效应的文件，可以为员工的切身利益提供可靠的原始凭证。

二、现代人事档案管理中实际存在的问题

（一）人事档案管理工作中的不规范现象

现阶段，企业在发展过程中对于人事档案的重视程度不足，同时对人事档案管理工作的资金投入较少。随着科学技术的不断发展，计算机技术广泛应用到人事档案的管理工作中，因此，人事档案管理工作要想取得更好的成绩必须要有计算机软、硬件的支持。通过计算机技术等的使用，人事档案管理人员可以实现对人事档案的快速检索，大大提高管理人员的工作效率以及工作的准确性。然而，大部分企业在开展人事档案管理工作时由于软、硬件设施并不完善，人事档案的取用都依靠管理人员在众多的纸质档案中查找，大大增加了工作的难度。同时，大部分企业为了节省档案储存的成本，将人事档案储存在潮湿的环境中，导致人事档案受损严重，很大程度上影响了管理工作的质量。此外，在人事档案库中，管理人员没有对人事档案进行科学合理的分类，管理方式也欠妥当，导致人事档案的调用存在很大的困难，给档案管理工作带来很多负面的影响。

（二）人事档案管理人员能力不足

企业在发展过程中由于人事档案管理工作没有为企业带来直接的经济收益，导致部分企业对人事档案管理工作的重视程度不足，从而不去配置专业的人员开展人事档案管理工作。人事档案管理工作的体量大并且工作内容复杂，企业只调配较少的工作人员参与管理工作，导致工作效率以及工作的准确度都不高，给人事档案管理工作的质量带来不好的影响。有些企业人事档案管理工作的开展由相关工作经验欠缺人员进行，甚至是由其他岗位的人员兼任进行，这些工作人员缺少人事档案管理方面的专业知识，同时也没有该领域的技术技能，特别是一些兼职人员，他们对档案管理工作的重视程度不足，缺少严谨的工作态度，对待人事档案不认真，没有责任意识，严重影响了档案管理工作的整体质量。

（三）人事档案管理工作的信息化水平不高。

信息技术的日益进步使得各个行业都得到了迅速的发展。人事档案管理工作中如果合理应用计算机等相关技术可以使管理工作的效率以及质量大大提升，管理人员可以直接在网上检索查找人事档案的位置等重要信息。但是，由于企业没有认识到信息技术在人事档案管理工作中应用的意义，导致人事档案管理工作的信息化水平一直止步不前。此外，企业缺少计算机专业技术人员或是操作人员的技术水平较低均使得现代信息化管理设备无法发挥其应有的作用，大大限制了计算机技术在企业中的应用范围，这也成为了阻碍档案管理工作效率提升的一大障碍。传统的人事档案工作是通过纸质材料进行的，同时人事档案由管理人员手工进行分类汇总，大部分计算机都处于闲置状态，不仅造成了资源浪费，且导致企业的建设投入价值降低，严重影响到人事档案管理工作的效果。

（四）流动人员的档案管理相对滞后

随着我国市场经济的深入发展，社会人才资源的配置方式不断发生变化，使得人才具有比较大的流动性。因此，人事档案的管理工作就会出现很多的问题，包括档案破损、丢失以及重新建档等。此外，各大高校对于生源的扩招导致应届毕业生数量在不断增加，使得大学生的就业方向出现了多元化的发展。大学生的就业选择不仅仅局限于国有企业和事业单位，更多的会选择私企或者外企工作。私企或者外企在人才选拔中只要求应聘者出示相应的身份证件和学历证书等，而对人事档案的关注度很低，这在一定程度上严重降低了人事档案的功能，也降低了人们对人事档案的重视程度，使更多的企业对于人事档案的存在不了了之。

三、现代人事档案管理的完善措施

（一）全面落实责任追究制度

为了提高人事档案管理工作的质量，企业必须全面落实责任追究制度。首先，企业要根据自身发展的需要制定完善的人事档案管理规章制度，同时强化责任追究制度。其次，加大对企业人事档案管理工作的投入力度，增设专门的管理人员，以便将现代人事档案管理的具体责任全面落实到每一个部门与员工，提高管理人员对档案工作的重视程度。

档案管理工作人员可以根据职责内容合理地分配工作，科学的将人事档案进行归纳分类，避免查找过程中出现档案混乱问题，同时可以大大节省查找时间。此外，通过管理机制约束管理人员的工作行为，当出现问题时可以实行问责制，避免管理人员之间互相推卸责任。为了保证人事档案的完整性，企业要设置独立的人事档案储存室，根据人事档案的具体情况以及企业发展方向合理规划档案储存室的规模，做好人事档案的防潮防火等工作。

（二）加强现代人事档案管理的信息化建设

随着时代的不断进步以及社会的快速发展，人事档案管理也开始逐步走向信息化。现阶段，我国人事档案包含的信息量出现上涨的趋势，为了更好地开展人事档案管理工作，企业要加强现代人事档案管理的信息化建设，依靠信息技术建立电子人事档案。事业单位以及国有企业要提高对人事档案管理工作的重视程度，在计算机技术的支持下，建立符合企业发展需求的信息化系统，利用先进技术与先进设备将汇总整理好的档案管理数据信息一并输入计算机中进行储存。当需要调用人事档案时，管理人员可以通过计算机搜索出相关信息并以视频或者图片的形式呈现出来，从而提高档案检索的效率以及档案管理工作的质量，使电子档案与纸质档案同时发挥出各自的优势。此外，档案管理人员要不断地对工作方法进行创新，充分发挥计算机等网络技术在管理工作中的巨大作用，在进行档案保密的同时实现信息共享。

（三）加强企业对现代人事档案管理队伍的建设

人事档案的管理是企业必须承担的责任和义务。企业通过合理开展人事档案管理工作，不仅可以提高员工的整体素质，还可在一定程度上为企业增加经济效益。为了使企业人事档案管理工作能够顺利地开展，组建一支专业能力强、责任心强以及职业素养高的管理队伍是重中之重。此外，为了切实提高档案管理人员的整体素质，在经济能力允许的情况下，企业应给档案管理人员提供更多的学习培训机会。

（四）进一步推动人档分离机制的优化，完善人事代理程序

在人事代理工作中，人档分离能够有效促进人力资源的流动，提高人力资源的配置效率。人才服务中心在人档分离机制建设与完善过程中，人事档案部门和人事管理部门应建立严格的管理制度，提高档案管理意识，加强档案相关法律法规的宣传与讲解，利用现代化管理制度搞好人事档案的管理；明确人事代理期间的工作内容，要求个人或者企事业单位定期将变动信息归入到人事档案，并适当补充材料，提高人事档案管理的灵活性与有效性；简化人事代理流程，根据个人以及企事业单位的需求灵活调整档案管理机制；针对个人则积极推进人才交流、职业能力评估、就业指导等服务，将人事档案与个人发展相结合，提高人力资源管理水平。

四、结束语

综上所述，随着科学技术的发展以及企业经营模式的不断调整，传统的人事档案管理模式已经不能满足时代发展的需求。人力资源管理人员要按照人事档案的综合资料对人才进行选拔，提高档案的准确性与全面性，推动企业综合发展。企业要不断地完善人事档案管理规章制度，建立健全专业的人事档案管理工作者队伍，并结合互联网的优势，搭建符合企业发展的人事档案信息化平台，在提高人事档案管理工作水平的同时进一步推动企业稳健快速的发展。